5. Облік фактичних видатків

Первинними документами фактичних видатків є досить різноманітними – документація щодо надходжен­ня необоротних активів (накладні), видаткові документи щодо запасів (видаткові накладні), пер­винна документація з нарахування заробітної плати (розрахунково-платіжні відомості), звіти про використання коштів, акти прийняття виконаних робіт тощо.

Для обліку фактичних витрат бюджетних установ Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачено клас 8 «Витрати», який включає синтетичні рахунки відображені в табл. 2.15

Таблиця 2.15

Характеристика субрахунків Класу 8 «Витрати»

№ з/п	Субрахунок		Характеристика субрахунку
	номер	назва
1	801	Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи	обліковуються фактичні видатки за рахунок коштів державного бюджету на утримання установи та на інші заходи. У кінці року фактичні видатки списуються на результат виконання кошторису за загальним фондом
2	802	Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи	обліковуються фактичні видатки, проведені установою за рахунок коштів, одержаних з місцевого бюджету на виконання заходів, передбачених кошторисом даної установи
3	811	Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги	обліковуються фактичні видатки спеціального фонду, проведені за рахунок надходжень, що отримані установою як плата за послуги. На цьому субрахунку обліковуються видатки для проведення додаткової діяльності установою
4	812	Видатки за іншими джерелами власних надходжень	обліковуються фактичні видатки спеціального фонду кошторису установи у частині інших джерел власних надходжень
5	813	Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду	обліковуються фактичні видатки спеціального фонду кошторису установи в частині інших надходжень спеціального фонду

Використання субрахунків класу 8 «Витрати» доволі широке. Зокрема, їх використовують і в обліку операцій з грошовими коштами, і в обліку розрахунків із заробітної плати та операцій з погашення заборгованості із заробітної плати, обліку операцій з необоротними активами, запасами тощо.

Однак незмінним є принцип, згідно з яким за дебетом цих рахунків відображають списання понесених витрат на фактичні видатки, а за кредитом відображають зменшення (поновлення) витрат у разі відшкодування касових видатків відповідно до чинного законодавства.

Кореспонденцію рахунків з обліку фактичних видатків відображено в табл. 2.16

Таблиця 2.16

Кореспонденція рахунків з обліку фактичних видатків

№ з/п	Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	Нарахування заробітної плати, грошового утримання працівникам, що перебувають і не перебувають у штаті установ
	за рахунок коштів загального фонду	801, 802	661
	за рахунок коштів спеціального фонду	811, 813
2	Нарахування гонорару композиторам, артистам, авторам за виконані ними роботи за договорами й разовими замовленнями, що перебувають і не перебувають у штаті установ
	за рахунок коштів загального фонду	801, 802	669
	за рахунок коштів спеціального фонду	811, 813
3	Нарахування стипендій
	за рахунок коштів загального фонду	801, 802	662
	за рахунок коштів спеціального фонду	811
4	Нараховано єдиний соціальний внесок
	за рахунок коштів загального фонду	801, 802	651
	за рахунок коштів спеціального фонду	811, 813
5	Списано витрати на відрядження згідно затвердженого Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт
	за рахунок коштів загального фонду	801, 802	362
	за рахунок коштів спеціального фонду	811, 813
6	Списання використаних виробничих запасів на підставі підтвердних документів
	за рахунок коштів загального фонду	801, 802	201 – 218
	за рахунок коштів спеціального фонду	811 – 813
7	Списання використаних матеріалів і продуктів харчування на підставі підтвердних документів
	за рахунок коштів загального фонду	801, 802	231 – 236, 238 – 239
	за рахунок коштів спеціального фонду	811, 813
8	Списано на фактичні видатки установи комунальні послуги та інші послуги
	за рахунок коштів загального фонду	801, 802	361, 364, 675
	за рахунок коштів спеціального фонду	811, 813

Синтетич­ний облік фактичних видатків ведеться у меморіальних ордерах:

• № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» форми № 408 (бюджет), № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» форми № 409 (бюджет), № 7 «Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів» форми № 410 (бюджет), № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» форми № 386 (бюджет) – при списанні на фактичні видатки сум податку на додану вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей та отриманих послуг на підставі підтвердних документів;

• № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій» форми № 405 (бюджет) – при нарахуванні заробітної плати, грошового утримання військовослужбовців, стипендій та при нарахуванні єдиного соціального внеску;

• № 12 «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування» форми № 411 (бюджет), № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» форми № 396 (бюджет), форми № 274 (бюджет) – при списанні на фактичні видатки використаних товарно-матеріальних цінностей на підставі підтвердних документів;

• № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ» форми № 409 (бюджет) при відображенні нарахованого податкового зобов’язання на надані послуги.

Аналітичний облік фактичних видатків ведеться у Картці аналітичного обліку фактичних видатків. Картка ведеться щомісячно в розрізі кодів економічної класифікації видатків. За кожним кодом програмної класифікації видатків, за загальним та спеціальним фондами, за кожним видом коштів спеціального фонду складаються окремі картки. У централізованих бухгалтеріях для установ, що обслуговуються, складаються окремі картки за кожною установою в розрізі зазначених параметрів та загальна картка за всіма обслуговуючими установами. Записи про суми фактичних видатків установи здійснюються на підставі даних меморіальних ордерів. Суми відшкодованих фактичних видатків записуються на зворотному боці картки. Картка аналітичного обліку фактичних видатків підписується виконавцем та особою, що перевірила картку.

Схему облікового процесу фактичних видатків відображено на рис. 2.14

Первинні документи: накладні, акти виконаних робіт, звіти про використання коштів, розрахунково-платіжні відомості тощо

Меморіальні ордери № 4, 5, 6, 7, 8, 12, 13, ф. № 274 (журнал 3, 5)

Книга Журнал – головна (Головна книга)

Картка аналітичного обліку фактичних видатків

фінансова звітність ф. № 1, № 9д, 9м;

бюджетна звітність № 2д, 2м, № 4д, 4м

кошторису

Звірка

Рис.2.14. Схема облікового процесу фактичних видатків