2. Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами

Суми під звіт видаються з каси установи або зараховуються на картковий рахунок на оплату видатків, які неможливо або недоцільно проводити шляхом безготівкових розрахунків, і тільки працівникам, що працюють у цій установі.

Підзвітна особа – це працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків. Підзвітні особи несуть повну відповідальність за збереження й використання підзвітних осіб.

Підзвітна сума – кошти, видані працівникові установи на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями та/або на адміністративно-господарські витрати. Підзвітні суми мають цільове призначення і повинні витрачатися виключно з метою, на яку вони видані згідно з кодами бюджетної класифікації видатків.

Підзвітні суми мають цільове призначення і повинні витрачатися з метою, на яку вони видані, згідно з кодами бюджетної класифікації. У разі наявності у підзвітних осіб залишку непогашеної заборгованості за попередніми сумами видача нових сум під звіт не здійснюється.

Підзвітні суми в бюджетній установі виділяються на наступні цілі: на господарські видатки; на службові відрядження; на наукові експедиції.

Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється та обмежується кошторисними призначеннями, а також Положенням № 637.

Підзвітні особи зобов’язані подати до бухгалтерської служби бюджетної установи звіт про витрачені суми (або з якихось причин повністю або частково не витрачені) не пізніше за:

• десяти робочих днів з дня видавання готівки під звіт – на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту;

• двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт – на всі інші господарські потреби.

Основна маса авансових сум у бюджетних установах видається під звіт на службові відрядження.

Службове відрядження – це поїздка працівника, який перебуває у трудових відносинах з бюджетною установою(штатний працівник), за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

Порядок оплати службових відряджень установлено наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та закордон».

Витрати бюджетної установи на відрядження мають плановий характер і включаються до видатків за загальним і спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження із основною діяльністю установи.

Установа, яка відправляє працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, де зазначено мету поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. За відрядження за кордон вказують умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення додається його копія з перекладом), кошторис витрат. Потім працівникові оформлюють посвідчення про відрядження.

Установа відшкодовує відрядженому працівнику витрати за наявності підтвердних документів та добові, норми яких встановлені відповідно до Постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів».

Терміни відрядження встановлює керівник бюджетної установи у наступних межах (табл. 2.22)

Таблиця 2.22

ТЕРМІНИ ВІДРЯДЖЕННЯ

№ з/п	Показники	Термін
1	2	3
1	Працівників, які направляються у відрядження	не може перевищувати 30 календарних днів в межах України, а закордонного – 60 календарних днів
2	працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт	не повинен перевищувати строк будівництва об’єктів
	працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення	не повинен перевищувати один рік

Продовження таблиці 2.22

1	2	3
3	шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів	не повинен перевищувати один рік
4	військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів	не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування витрат стороною, що приймає, – 18 місяців
5	військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу та працівників, які направляються починаючи з 14 квітня 2014 року в межах України для участі в антитерористичних операціях, здійснення заходів із забезпечення правопорядку на державному кордоні	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
6	працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях ООН згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та ООН	не повинен перевищувати шість місяців
7	працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів	не повинен перевищувати період проведення таких заходів
8	наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні та за кордоном	не повинен перевищувати 6 місяців
9	аспірантів і докторантів	не повинен перевищу-вати 2 місяця

Витрати державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів за час відрядження відшкодовуються за наявності підтвердних документів у розмірах, які відображено в табл. 2.23

Таблиця 2.23

ВИТРАТИ ЗА ЧАС ВІДРЯДЖЕННЯ, ЯКІ ВІДШКОДОВУЮТЬСЯ

ПРАЦІВНИКАМ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ

№ з/п	Норми витрат	Розмір витрат
1	2	3
1.1	добові в межах України	30, 00 грн.
1.2	на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів	за рахунок добових витрат
1.3	у разі коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням стороною, яка приймає, або коли працівники, відряджені в межах України

продовження таблиці 2.24

1	2	3
1.3	для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави при одноразовому харчуванні при дворазовому харчуванні при триразовому харчуванні	у розмірі 80 % у розмірі 55 % у розмірі 35 %
1.4	у разі відрядження в межах країни перебування працівників, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті та працівників дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні і отримують виплати в іноземній валюті	у розмірі 80 % норм добових витрат, для даної країни
1.5	у разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу	у розмірі 50 % зазначених норм
1.6	на найм житлового приміщення за добу (з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги, та витрат на оплату податку на додану вартість))	не більш як 250, 00 грн.
1.7	на бронювання місць у готелях (мотелях)	у розмірі не більше 50 % вартості місця за добу
1.8	на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни)	не більш як 10 % норм добових витрат для держави, до якої відряджається працівник за всі дні проживання
1.9	на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях	у розмірі вартості
1.10	на проїзд (у т. ч. на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті)
1.11	на користування постільними речами в поїздах;
1.12	на оформлення закордонних паспортів;
1.13	на оформлення дозволів на в’їзд (віз);	у розмірі вартості
1.14	на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу) за наявності оригіналу такого поліса з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;

продовження таблиці 2.24

1	2	3
1.15	на обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження	у розмірі вартості
1.16	на оплату службових телефонних розмов
1.17	комісійні витрати у разі обміну валюти

Витрати на проїзд у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення та на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовуються з дозволу керівника згідно з підтвердними документами.

Дозволи міністрам та керівникам інших центральних органів виконавчої влади на відшкодування зазначених витрат надаються Першим віце-прем’єр-міністром, а також віце-прем’єр-міністрами згідно з розподілом функціональних повноважень.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту.

У разі коли сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує затверджену суму добових витрат або дорівнює такій сумі, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить.

Для окремих категорій працівників встановлюється надбавка до затверджених сум добових витрат в іноземній валюті у наступних розмірах:

• членам Уряду, державним службовцям 1 рангу та дипломатичного рангу Надзвичайного і Повноважного посла – в розмірі 50 % сум добових витрат;

• державним службовцям 2 і 3 рангу, дипломатичних рангів Надзвичайного і Повноважного посланника першого і другого класу – в розмірі 40 % сум добових витрат;

• державним службовцям 4 і 5 рангу, дипломатичних рангів радника першого і другого класу – в розмірі 30 % сум добових витрат;

• членам делегацій, що виїжджають за кордон на міжнародні переговори, наради та для підписання міжурядових угод, – в розмірі 25 %, а керівникам цих делегацій – в розмірі 30 в сум добових витрат.

Зазначені працівники мають право на одержання тільки однієї надбавки.

До членів делегацій належать лише ті члени делегації (представники), які мають повноваження виступати від імені або за дорученням Президента України та Уряду України на міжнародних переговорах, конференціях, форумах та для підписання міжурядових угод. Інші члени делегації (представники, включаючи наглядачів), які виїжджають за кордон згідно з рішенням Президента України та Уряду України, до членів таких делегацій не належать.

За фактом витрачання коштів на відрядження як у межах України, так і за кордоном підзвітна особа складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі Звіт). До Звіту обов’язково додаються підтверджувальні документи: посвідчення про відрядження; проїзні документи ( транспортні квитки, багажні квитанції, страхові документи); документи про наймання житла; чеки, квитанції.

Звіт має бути подано до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем, в якому платник податків:

• закінчує відрядження;

• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти під звіт.

Залишок невикористаних коштів, згідно зі Звітом, підлягає поверненню до каси установи в термін його здавання у тій валюті, в якій було видано аванс. У бухгалтерії установи здійснюють перевірку Звітів: перевіряють правильність оформлення первинних документів, здійснюють арифметичну перевірку, визначають законність зроблених витрат. Керівник установи зобов’язаний не пізніше п’ятьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених Звітів.

Суми надмірно витрачених грошових коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, та не повернених в установлений строк згідно з п. 170.9.1 Податкового кодексу України від 02.12.2010 p. (далі ПКУ) підпадають під оподаткування:

• на відрядження – у сумі, що перевищує суму витрат платника податків на таке відрядження, розраховану згідно з а. п. 170.9.1 ПКУ;

• під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій – у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податків на виконання таких дій.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, яка видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів подальших звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Таким чином, сума надмірно витрачених коштів, виданих на відрядження або під звіт, не здана у зазначений строк, підлягає оподаткуванню на доходи за ставкою 15% - із суми, що не перевищує 10-кратний розмір мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня звітного податкового року, і 20 % - із суми перевищення.

Відповідно до п. п. 164.5 ПКУ об’єкт оподаткування і база оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки обчислюється за такою формулою:

К = 100: (100  Сп), (2.1)

де К  коефіцієнт;

Сп  ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ здійснюється на активному субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

За дебетом субрахунку 362 фіксуються суми, видані під звіт, а також суми перевитрат, що їх відшкодовує підзвітна особа, за кредитом субрахунку – витрати суми авансу й повернені залишки підзвітних сум.

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться за кодами бюджетної класифікації та в розрізі підзвітних осіб виданими з каси установи (зарахованими на картковий рахунок) сумами, за якими оплату видатків у безготівковій формі неможливо або недоцільно проводити.

Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому меморіальному ордері за даною формою.

Залишок на кінець місяця за субрахунком 362 обчислюють як загальний, так і за кожною підзвітною особою за кодами економічної класифікації видатків. При цьому він може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Кореспонденцію рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами відображено в табл. 2.24

Таблиця 2.24

Кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами

№ з/п	Зміст господарських операцій	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	Видача авансу підзвітній особі з каси установи
	в національній валюті	362	301
	в іноземній валюті		302
2	Видача авансу підзвітній особі на картрахунки працівників
	з поточних рахунків загального фонду	362	311
	з поточних рахунків спеціального фонду		313, 314, 316
	з реєстраційного рахунку		321
	з спеціальних реєстраційних рахунків		323, 324, 326
3	Прийняття Звіту про витрачені підзвітні суми
	на придбання матеріалів, продуктів харчування тощо	231 – 239	362
	на придбання МШП	221
4	Видача в підзвіт бланків суворої звітності	362	331
5	Списання витрачених бланків суворої звітності на підставі акта	331	362
	Водночас проводиться списання з позабалансового рахунку 08
6	Списано витрачені кошти на відрядні витрати:
	за рахунок коштів загального фонду	801, 802	362
	за рахунок коштів спеціального фонду	811 – 813
7	Повернення в касу невикористаний підзвітною особою аванс	301, 302	362

Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться у меморіальному ордері № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» ф. 386 (бюджет) за кодами економічної класифікації видатків. Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому меморіальному ордері за даною формою. Залишок на кінець місяця за субрахунком № 362 обчислюють як загальний, так і за кожною підзвітною особою за кодами економічної класифікації видатків. При цьому він може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетовий залишок указує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не подано звітів, кредитовий відображає розмір перевитрат за Звітами порівняно із сумами, отриманими під звіт.

У балансі бюджетних установ дебетове сальдо показують у складі оборотних активів, кредитове – у складі зобов’язань установи.

Схему розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями відображено на рис. 2.16

Наказ про відрядження

Видатковий касовий ордер

Посвідчення про відрядження

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

Підтверджувальні документи

Меморіальний ордер № 8

Книга «Журнал – Головна»

Рис.2.16. Схема розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями