Язык деловых телеграмм

Телеграф — чрезвычайно распространенный вид односто­ронней связи. В телеграммах применяется так называемый телеграфный стиль, т.е. способ выражения, вызванный не­обходимостью при составлении текста телеграммы выбирать короткие слова, пользоваться сокращениями, пропускать слу­жебные слова.

Языку телеграмм присуща предельная сжатость в способах передачи информации; количество глагольных форм в телеграмме сведено до минимума, отсутствуют прилагательные, к наречиям прибегают лишь в случае крайней необходимости. Знаки препи­нания ставятся только тогда, когда их отсутствие меняет смысл " фразы. Одно слово должно иметь не более 15 букв.

Некоторые телеграммы сначала производят впечатление бессвязного текста, например:

«СООБЩЕНИЮ ФИРМЫ ОМЕГА ОТСУТСТВИЯ ПОС­ТАВОК КОЖИ ВЫПУСК ОБУВИ ЕЕ ЗАВОДЕ ВРЕМЕННО ПРЕКРАЩЕН»

Только мысленно восстановив пропущенные предлоги и произведя перегруппировку некоторых членов предложения, можно понять его содержание:

«ПО СООБЩЕНИЮ ФИРМЫ «ОМЕГА», ИЗ-ЗА ОТСУТС­ТВИЯ ПОСТАВОК КОЖИ ВЫПУСК ОБУВИ НА ЕЕ ЗАВОДЕ ВРЕМЕННО ПРЕКРАЩЕН.»

Способность телеграммы «разгрузить» передаваемую ин­формацию от всякого рода языковых «помех» и тем самым ускорить процесс ее усвоения и составляет основное досто­инство «телеграфного стиля».

Влияние телеграммы на стиль письма проявилось в отказе от употребления подлежащего и усиления роли глагола, экономии языковых средств при аргументации, увеличении числа аббре­виатур. И телеграмма, и письмо часто начинаются с глаголов, выражающих факт совершения действия или необходимость его совершения, например:

«ПРОСИМ СРОЧНО ПОСТАВИТЬ ВАШ ВЫСОКОТЕМ­ПЕРАТУРНЫЙ ПРИПОЙ МАРКИ В-4 IX»

Без наречий «срочно», «немедленно» не обходится почти ни одна телеграмма, хотя в большинстве случаев употребление этих слов неоправданно: уже сам факт отправки телеграммы вместо письма указывает на актуальность информации, со­держащейся в телеграмме. И в тех ситуациях, где требуется срочность, всегда предпочтительнее отправить телеграмму, а не письмо.

И

г

все же, несмотря на некоторые удобства телеграфа, у него имеются определенные недостатки. Особенно это касается его языка, в котором по соображениям экономического порядка часто нарушаются литературные нормы.

Факсимильная связь в деловом общении

у

Телефакс (или просто «факс») в настоящее время как средс­тво связи стал широко использоваться в современном деловом общении. Телефаксы передаются посредством каналов факси­мильной связи. Любой деловой контакт сейчас немыслим без обмена посланиями по такой связи.

Факсимильная (или фототелеграфная) связь означает элек­трический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таб­лиц, схем, чертежей, графиков, фотографий и т.п. Такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов.

Факсимильный (или фототелеграфный) аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений не­подвижных плоских объектов по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением объекта в ею копии (факсимиле).

Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны все его реквизит, _ч т.е. дата, внутренний адрес, обращение, формула вежливости и т.д. Вместе с тем в телефаксах можно встретить некоторые сокращения, присущие только телефаксному сообщению.

При этом следует отметить, что стилистически телефаксы могут быть менее официальными, чем деловые письма. В них обычно не наблюдается большой степени краткости и сжатости, характерной для телекса.

В американской традиции принято иметь стандартную первую страницу (Cover page) для послания но факсу. Она

делается, как правило, на бланке фирмы. Бланк должен вы­глядеть так: в верхней части его размещается эмблема фирмы (Trade mark), а в самом низу по всей длине строки — адреса, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы. Под изображением эмблемы пишется телефаксное послание (facsimile message). Далее страница оформляется примерно так:

Первый вариант

DATE: TIME:

ТО: Fax no:

Company:

Number of pages including cover

If you do not receive all the pages pleas call orfax

Это означает (слева направо): дата (день, месяц, год отправ­ки сообщения), время отправления сообщения, кому (имя и фамилия адресата), номер факса адресата, компания, которую он представляет, и традиционная формула «количество стра­ниц сообщения, включая первую страницу» (здесь ставится прочерк, который заполняется от руки только после того, как послание составлено полностью и подписано), фраза «Если вы не получили все страницы сообщения, пожалуйста, позвоните по телефону...» (далее вы вписываете свой номер телефона) или передаете по факсу (впишите номер используемого вами факса).

После этого пишется слово Comments (комментарии) и далее текст.

Второй вариант

From Date

Location our fax.

Number of pages (including cover sheet)

TO:

Company/Dcpartment

Message

Это означает: от кого (имя и фамилия), дата передачи со­общения, месторасположение (адрес), ваш факс (номер вашего телефакса), количество страниц сообщения, включая первую страницу (здесь все так же, как в первом варианте), кому (имя и фамилия адресата), компания (учреждение), затем само послание.

Текст печатается на машинке или компьютере, подпи­сывается от руки. Каждую страницу, начиная со второй, лучше нумеровать — будет легче сориентироваться, если сообщение не прошло с первого раза и его приходится повторять. Печать на послании, если это не документ, ста­вить не надо.

Если вы направляете ответное послание, вначале поблагода­рите адресата (достаточно одной фразы). Если вам нс ответили на предыдущий факс, лучше подождать, но ни в коем случае не надо настойчиво повторять в следующем: «Жду ответа с нетерпением».

Итак, вы обменялись факсами с партнерами и заинтере­совали их. Они (или вы) предложили заключить ваш первый совместный документ — протокол о намерении. Это всего лишь письменное отражение желаний обеих сторон, ни к чему не обязывающее, поэтому не надо строить никаких иллюзий.

Текст протокола должен быть максимально кратким, в кон­це его обязательна фраза: «Настоящий протокол сам по себе нс может служить юридической основой для коммерческих обязательств подписавших его сторон».

Протокол должен быть исполнен на фирменных бланках одной из сторон либо в четырех экземплярах (по два на каж­дом языке), либо в двух (на каждой странице два параллель­ных столбца на двух языках, но в этом случае на последнем листе подписи придется ставить по два раза — под обоими столбцами).

Под текстом (перед подписями) указывается срок действия настоящего протокола (как правило, не более года).

Как уже говорилось, юридически никто не заставит парт­неров следовать протоколу, но этого требует честь бизнесме­на, которая может очень сильно пострадать, если нарушить договоренность.

При составлении факсов надо соблюдать самое главное требование — краткость. Оно должно выполняться неукосни­тельно, особенно если факс посылается зарубежному партнеру. Наилучший вариант — если факс помещается на одном листе стандартного машинописного формата.

Не стоит посылать факс два раза подряд в надежде на более качественное прочтение. Лучше еще раз созвониться с тем, кому вы передали факс, и поинтересоваться, нормально ли «прошла» копия. Если факс включен на автоматический прием, то не посылайте дубликат, вашей информации еще раз, ведь бумага может кончиться, и кто-то вслед за вами уже не сможет послать свой факс.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

1. подготовить документы, которые вы будете отсылать. Практически везде сегодня используются отпечатанные доку­менты; передаваемая информация, которая написана от руки, — редкость. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты;

2. указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться;

3. проставить номер факса своего партнера, указать название города и его код, название фирмы (компании, учреждения) и обязательно фамилию и имя адресата;

4. на бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.