44.Логистические затраты на управление запасами.
Затраты, связанные с запасами, в своём стоимостном измерении представляют собой часть логистических издержек. В среднем затраты на запасы составляют от 12 до 40 % совокупных логистических затрат. При этом производственные предприятия имеют более низкий уровень этого показателя, а оптовые и розничные компании – довольно высокий удельный вес затрат, связанных с запасами (до 50 %).
Затраты, связанные с запасами, включают три основных элемента:
- затраты на закупку;
- затраты на пополнение запаса;
- затраты на содержание запаса.
В отличие от других логистических издержек затраты, связанные с запасами, не находят полного отражения в балансе предприятия и в отчете о прибылях и убытках. Статья «Запасы» находится в разделе активов баланса. Затраты, связанные с запасами, не имеют отдельной статьи отражения. Между тем финансовые средства, вложенные в запасы, отвлекаются от других направлений инвестиций компании. Затраты, связанные с обслуживанием запаса, отрывают финансовые ресурсы от иных видов деятельности. Экономия на запасах, таким образом, существенно отражается на общих результатах бизнеса. Таким образом, затраты, связанные с запасами, оказывают существенное влияние на финансовое положение компании и требуют учета и анализа.
При этом необходимо помнить, что снижение уровня наличных запасов снижает затраты на содержание запаса, но требует увеличения затрат на размещение заказов и транспортные расходы. Следовательно, решение об уровне запаса должно сопровождаться комплексной оценкой изменения связанных с этим решением статей затрат не только в сфере логистики, но и в иных областях деятельности компании. Для правильного учета всех аспектов работы с запасами, связанными с финансовыми результатами деятельности компании, необходимо знать состав статей затрат, связанных с запасами. Рассмотрим состав и методы расчета затрат на запасы более подробно.
Расчет затрат на закупку запаса
Затраты на закупку запаса рассчитываются следующим образом:
Ср = СQ, (2.1)
где Ср – затраты на закупку запаса, руб.; С – закупочная цена единицы товара, руб.; Q – размер заказа, единиц.
При отсутствии оптовых скидок при проведении закупок изменение затрат на закупку имеет прямо пропорциональную зависимость от размера партии закупки (рис. 2.1 и формула (2.1)). В этом случае уровень цены за единицу товара фиксирован и не зависит от размера партии закупки (рис. 2.2). При наличии оптовых скидок затраты на закупку меняются дискретно в соответствии со схемой изменения цены, согласованной с поставщиком. Зависимость затрат на закупку от размера партии закупки при наличии оптовых скидок приведена на рис. 2.3. Пример схемы изменения цены при наличии оптовых скидок приведен на рис. 2.4.
Затраты
на закупку составляют основную часть
капитальных затрат, связанных с запасами.
Удельный вес финансовых ресурсов,
замороженных в запасе, в общих затратах,
связанных с запасами, достаточно велик.
В капитальных затратах, также учитываются
альтернативные затраты, формирующиеся
в процессе хранения запаса, и прибыль,
которая могла быть получена при
использовании финансовых ресурсов,
вложенных в запас, в иных целях.
Размер заказа
Рис. 2.1. Зависимость затрат на закупку от размера партии при отсутствии оптовых скидок
Цена
C
Размер заказа
Рис. 2.2. Уровень цены на закупку единицы товара при отсутствии оптовых скидок
Затраты
Размер заказа
Рис. 2.3. Зависимость затрат на закупку от размера партии при наличии оптовых скидок
Размер заказа
Рис. 2.4. Уровень цены на закупку единицы товара при наличии оптовых скидок
Затраты на пополнение запаса – вторая группа затрат, связанных с запасами. Затраты на пополнение запаса – расходы материальных, финансовых, информационных, трудовых и других видов ресурсов, необходимых для оформления и получения заказа. Они включают затраты при планировании, осуществлении и контроле закупки.
Если общая потребность в единичный период времени составляет S единиц, а восполнение этой потребности ведется партиями по Q единиц, то отношение S/Q определяет число заказов в единичный период. Тогда затраты на пополнение запаса составят
(2.2)
где Спз – затраты на пополнение запаса, р.; S – объем потребности в запасе, единиц; Q – размер заказа, единиц; А – затраты на выполнение одного заказа, р.
Затраты на выполнение одного заказа A включают постоянные затраты на подготовку, размещение, контроль исполнения и приемку одного заказа. Величина А, как и постоянные затраты, не зависит от объема заказа. Они связаны с процедурой выдачи заказов. В состав затрат на выполнение одного заказа входят затраты на следующие виды работ:
- подготовку заказа;
- анализ статистической информации по движению запаса;
- поиск поставщика;
- ведение переговоров;
- представительские расходы;
- определение нужного объема заказа;
- оформление заказа;
- на пополнение запаса:
- передачу заказа;
- контроль выполнения;
- приемку заказа:
- отслеживание процесса транспортировки заказа;
- контроль качества поставки;
- оформление претензий по качеству при необходимости;
- регистрацию полученного заказа в компьютерной системе и пр. Чем больший размер заказа пополняет запас в единичный период времени, тем реже приходится делать заказ и, следовательно, тем меньше затраты, связанные с пополнением запаса.
Затраты на выполнение заказа могут быть определены как отношение общих годовых затрат на содержание отдела, осуществляющего заказы (это может быть отдел закупок или отдел логистики), на число подаваемых за год заказов
(2.3)
где А – затраты на выполнение одного заказа, р.; Оор – совокупные годовые затраты на содержание отдела, выполняющего заказы на восполнение запаса, p.; NQ – число выданных за год заказов по всем позициям запаса.
При использовании формулы (2.3) затраты на подачу каждого заказа будут завышены. Другой метод оценки затрат на выполнение одного заказа – хронометраж и выборочное обследование в целях определения средних затрат времени на подготовку и подачу одного заказа. Стоимость этого метода высокая. Получение результата требует длительного времени для сбора и обработки данных.
При хорошо налаженном управленческом учете данные о затратах на выполнение одного заказа накапливаются в корпоративной информационной системе. Их сбор и обработка не требуют ни значительных средств, ни времени. В случае если статистику о затратах на выполнение одного заказа сложно получить, можно прибегнуть к методу экспертной оценки.
Затраты на содержание запаса представляют собой расходы материальных, финансовых, информационных, трудовых и других видов ресурсов, необходимых для обеспечения сохранности и поддержания качества товарно-материальных ценностей, находящихся в запасе на определенной территории или на транспортном средстве. Затраты на содержание запаса рассчитываются по следующей формуле
(2.4)
где Сс – затраты на содержание запаса, р.; Z – средний уровень запаса, единиц; I – затраты на содержание единицы запаса, р.
Если воспользоваться общепринятым подходом к расчету среднего уровня запаса, то средний уровень запаса при восполнении его партиями по Q единиц равен половине этой величины, т. е.
(2.5)
где Q – размер заказа, единиц.
Часто затраты на содержание запаса оцениваются в процентах от стоимости наличного запаса. В таком случае затраты на содержание запаса следует рассчитывать по формуле:
(2.6)
где С – стоимость единицы запаса, руб.; i – затраты на содержание единицы запаса, %. Затраты на содержание запаса в общем случае прямо пропорционально зависят от размера заказа: чем большими партиями пополняется запас, тем дороже стоит содержание запаса.
К затратам на содержание единицы запаса могут быть отнесены:
1. Затраты на содержание склада:
- амортизационные отчисления на машины, оборудование и технические средства;
- основная и дополнительная заработная плата работников склада и отдела снабжения, связанных с работой склада;
- стоимость аренды складского помещения;
- коммунальные платежи;
- расходы на оплату управленческого персонала;
- затраты на регламентные работы с хранимыми товарно-материальными ценностями;
- затраты на инвентаризацию запаса и пр.
Затраты на содержание склада имеют постоянную и переменную составляющие. В зависимости от типа склада состав этих затрат меняется. Содержание склада, находящегося в собственности предприятия, в основном определяется постоянными затратами (амортизационные отчисления, коммунальные платежи, расходы на оплату труда управленческого персонала и др.). Переменные затраты имеют небольшой удельный вес и носят косвенный характер (основная и дополнительная заработная плата работников склада и др.).
При работе со складом общего пользования плата взимается в зависимости, как правило, от объема товарно-материальных ценностей, принимаемых и отгружаемых складом, и объема запаса, хранящихся на складе. Поэтому в большинстве случаев в затратах на содержание склада общего пользования в основном больший удельный вес составляют переменные затраты, связанные с объемом перерабатываемого запаса.
2. Затраты на обеспечение движения запаса:
оплата труда работников, задействованных в приемке;
стоимость израсходованных при приемке материалов;
расходы на подачу транспорта;
расходы на погрузоразгрузочные работы;
затраты на транспортировку из зоны приемки к месту хранения;
затраты на упаковку и затаривание;
оплата труда работников, задействованных в отгрузке запаса со склада, и пр.
Затраты на обеспечение движения запаса в основном определяются затратами на грузопереработку запаса и имеют переменный характер.
3. Расходы на обслуживание запаса:
- стоимость страхования;
- процент за полученные кредиты;
- налоги и пр.
Стоимость страхования пропорциональна стоимости запаса и количественной оценке рисков и связана с природой товарно-материальных ценностей запаса и складскими мощностями. Например, страхование дорогостоящих продуктов, требующих особых условий содержания, обходится дороже страхования малоценных продуктов. Если товарно-материальные ценности запаса закупались с привлечением кредитов, то плата за кредит включается в состав затрат на обслуживание запаса.
Уплата налогов связана с действующим налоговым законодательством и, как правило, имеет отношение к стоимости имущества и зависит от состояния запаса. В целом уровень налогов пропорционален объему запаса.
4. Стоимость рисков, связанных с содержанием запаса:
- порча товарно-материальных ценностей в результате хранения;
- потери от естественной убыли;
- моральное старение;
- кражи.
Стоимость рисков, связанных с содержанием запаса, основывается на учете тех видов рисков, которые связаны с физическим состоянием запаса. К таким видам рисков относятся порча, потеря, моральное старение и кража.
В процессе хранения товарно-материальные ценности могут частично или полностью утрачивать свое качество. Это определяется понятием порчи. Как правило, порча не покрывается страхованием. В результате порчи часть товарно-материальных ценностей необходимо уценить, списать, уничтожить или перевезти на свалку. Процент потерь определяется статистически на основе прошлого опыта.
Потеря, или естественная убыль, также проявляется в результате хранения запаса. С течением времени хранения товарно-материальные ценности могут терять влагу или содержание некоторых химических веществ, в результате чего сокращается вес или объем запаса. Потери могут быть связаны не только с особенностями самих товарно-материальных ценностей, но и с условиями их хранения.
Моральное старение проявляется в том, что в результате нахождения товарно-материальных ценностей на складе они теряют с течением времени свои потребительские качества не в связи с порчей или потерей, а в связи с появлением товаров-заменителей, новых видов товаров или новых технологий. Для реализации такого морально устаревшего запаса приходится снижать цену реализации или перевозить запас на иные территории, где он будет иметь более высокую потребительную стоимость. И в том и в другом случае владелец запаса несет убытки и дополнительные затраты.
5. Альтернативные затраты представляют собой финансовые затраты, замороженные в приобретенных товарно-материальных ценностях. Наличие запаса требует собственных или заемных финансовых ресурсов, замороженных в запасе. Эти ресурсы могли бы быть направлены в иные сферы деятельности, включая инвестиционные. Поэтому затраты, понесенные при закупке и последующем хранении запаса, имеют так называемую альтернативную составляющую, определяющую норму прибыли, которая могла бы быть получена при использовании данных финансовых ресурсов в иных целях. Отсутствие прибыли в связи с наличием замороженного (иммобилизованного) капитала в запасах означает, что компания, содержащая запасы, несет потери.
Общие затраты, связанные с запасами
Общие затраты, связанные с запасами, представляют собой сумму затрат на закупку, пополнение запаса и содержание запаса. Учитывая выражения, определяющие объем этих групп затрат (формулы (2.1) (2.2), (2.5)), общие затраты, связанные с запасами, могут быть рассчитаны следующим образом
Т = Ср+ Срп+ Сс , (2.7)
где Т – общие затраты, связанные с запасом, р.; Ср – затраты на закупку запаса, р.; Срп – затраты на пополнение запаса, р.; Сс – затраты на содержание запаса, р.,
или
(2.8)
Затраты
Размер заказа
Рис. 2.5. Формирование общих затрат, связанных с запасами в звене цепи поставок