4. Професійні знання і навики секретаря

Щодо професійних знань і навиків секретаря є 3 групи вимог:

1. Знання і навики, які необхідні для документаційного та інформаційного забезпечення діяльності фірми.

Секретар повинен знати:

- нормативно-методичні документи щодо документного забезпечення управління; - основні принципи організації документообігу; - основи архівної справи; - головні правила роботи з інформацією; - знання основних і комп’ютерних програм; - знання мов (укр., рос., англ.)

Секретар повинен вміти: складати і оформляти основні види управлінських документів; раціонально організовувати роботу з управлінськими документами; вести архів; знаходити і використовувати інформацію; користуватись друкарськими машинками, сканером, принтером, ксероксом.

2. Знання і навики необхідні для бездокументного забезпечення діяльності організації та фірми.

Секретар повинен знати: особливості планування роботи і відпочинку; правила організації прийому відвідувачів, ділових нарад, службових поїздок правила ведення ділового обслуговування та ділових зборів; основи професійної етики; знання сучасних засобів зв’язку.

Секретар повинен вміти: планувати роботу власну і керівника; берегти власний час і керівника; вміти організовувати прийом відвідувачів, ділові наради, службові поїздки; вести ділові бесіди і телефонні переговори; користуватись сучасними засобами зв’язку.

3. Знання і навички пов’язані з основним напрямом діяльності фірми і внутрішньою структурою і зовнішніми зв’язками. Секретар повинен знати:

- принципи організації управлінської праці;

- правові основи управління;

- основи адміністративного, трудового, господарського права

- правові акти і положення, які регламентують діяльність фірми і працівників.

5. Основні ділові риси секретаря

Основні ділові якості секретаря:

1. Професійна майстерність. Ця якість має на увазі володіння комплексом професійних знань, умінь і навичок, передбачених кваліфікаційною характеристикою: уміння стенографувати, друкувати на пишучій машинці, знання основ роботи з документами, правил орфографії й пунктуації і т.п.

2. Ініціативність. Секретар, повинний виявляти самостійність і ініціативу в рішенні питань своєї компетенції, не чекаючи спеціальних указівок керівника. Однак, приймаючи те чи інше рішення, секретар повинний бути упевнений, що воно піде на користь справі, не буде передчасним чи помилковим.

3. Відповідальність. Секретар, повинний бути готов прийняти на себе відповідальність по задачах, поставлених керівником, особливо в межах своєї компетенції. Ця якість виробляється, як правило, із досвідом роботи. Керівник, повинний бути упевнений у тім, що його секретар може працювати самостійно і здатний грамотно вирішувати такі питання, як оформлення й складання документів, розшифровка стенограм і піктограм, оповіщення учасників нарад і т.п.

4. Пунктуальність. Уміння не тільки правильно спланувати захід, але і строго виконувати їх у встановлений час. Неприпустимі запізнення секретаря, як на роботу, так і на ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність повинна виявлятися й у своєчасності підготовки документів, доповіді їхньому керівнику.

5. Поінформованість. Секретар, повинний добре орієнтуватися в питаннях того напрямку діяльності, у якому працює його керівник і заснування в цілому, знати положення справ і стан рішення питань у галузі, останні досягнення й проблеми; бути в курсі подій, що відбуваються в підрозділі й заснуванні.

6. Дипломатичність. При рішенні різних питань: підготовці документів, бесіді з відвідувачами і по телефону - використовувати тільки фактичну, строго перевірену інформацію. Неприпустимо розголошувати інформацію, що має секретний характер, а також інформацію, що хоча і вірна, але може завдати шкоди чи справі окремим обличчям. Секретар, повинний бути тактовний, ввічливий і доброзичливий зі співрозмовником, незалежно від особистого відношення до нього. Насамперед, потрібно думати про справу і намагатися зробити його максимально добре в межах можливого. Потрібно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників. 

7. Хороша пам'ять. Ця якість забезпечується секретарем не тільки за рахунок розвитку своїх здібностей, запам'ятовуючи інформації, але і за рахунок раціонального використання можливостей сучасної оргтехніки і довідково-інформаційного апарата. У сучасній науці є цілий ряд рекомендацій з розвитку зорової й слухової пам'яті. Добре відомі такі прийоми, як підкреслення основних слів тексту, виділення головної думки й опорних моментів тексту, запам'ятовування їх шляхом кількаразового повторення: допомагають секретарю в розвитку пам'яті і різні картотеки, довідники і т.п.

8.Відданість роботі. Любов до обраної професії, розуміння її важливості, прагнення до постійного удосконалювання професійної майстерності – необхідна умова того, щоб стати не просто кваліфікаційним виконавцем, а сьогоденням секретарем, першим помічником керівника.