73. Раціональне планування робочого місця секретаря

Раціональне планування робочого місця передбачає розміщення предметів праці у найбільш зручних місцях для виконання трудових процесів. Їх прийнято називати робочими зонами.

Робоча зона – це простір на робочому місці у горизонтальній чи вертикальній площинах, у яких працівник, не переміщуючись, може виконувати свою роботу.

Основні вимоги щодо раціонального планування робочого місця:

• забезпечити економію часу для пошуку засобів і предметів праці і скорочення фізичних зусиль працівника;

• на робочому столі не повинно бути нічого лишнього;

• кожен предмет і засіб праці повинен мати своє місце;

• канцелярське приладдя (олівці, ручки, скріпки тощо) слід зберігати у спеціальній скриньці столу зі спеціальними розділювачами;

• документи із якими працює секретар, вкладають у зоні, які забезпечують

• їх огляд, для опрацювання а також доцільно мати спеціальні відділення у ящику;

• документи і засоби праці розташовують так, щоб забезпечити найкращу послідовність виконання роботи.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар – “обличчя установи”, то і його робоче місце має бути зразком правильної організації, показником високої культури праці. Адже, через те, яке робоче місце секретаря, нерідко судять про роботу всієї установи.

Планування робочого місця секретаря має забезпечити максимальну зручність при виконанні обов’язків і відповідати вимогам економії площі приміщення:

• робоче місце секретаря у приймальні зазвичай розташовується поруч із кабінетом керівника;

• в приміщенні приймальні мають перебувати лише необхідні речі для роботи секретаря;

• меблі для відвідувачів повинні бути у зоні, яку добре видно секретарю, зручно розміщеною.

Робоче місце секретаря - це передусім зручний і просторий робочий стіл. Фахівці рекомендують використовувати універсальний стіл, за яким можна працювати з документами і вести розмову з відвідувачами.

Площину стола ділять на дав поля. У лівому крім поточної роботи і пов’язаних з нею документів розташовують телефонне устаткування, настільну лампу, канцелярські приладдя, лоток зі вхідними документами. На правому полі столу розміщують лоток з виконаними документами і письмові приналежності, ставлять лоток із документами, які потрібно підшити в справу. Всі прилади розташовують так, щоб їх було зручно дістати, не підводячись з місця.

Крім робочого столу, краще виокремити окремий стіл для комп’ютера. Такі робочі столи припускають зручне розміщення монітора, клавіатури, процесора і навіть сканера, принтера, модему і т. д. Крім цього стіл для ПК краще розміщувати в такий спосіб, щоб екран монітору було розвернуто у протилежному боці від відвідувачів. Це дозволить захистити конфіденційну інформацію, яка може бути на екрані в момент приходу відвідувача.

Столи слід розміщувати ближче до джерела освітлення, тому, що секретарю доводиться багато працювати з документами.

Робоче крісло секретаря має за величиною відповідати робочому столу. Найкраще використовувати крісло на коліщатах, висоту якого можна регулювати.

Секретар повинен вміло використовувати всі ящики робочого столу, надавати кожному з них певні функції.

Усі документи на столі повинні мати своє місце і бути правильно упорядкованими.