40. Технічні прийоми у ділових текстах. Вимоги щодо виготовлення управлінських документів за допомогою друкувальних засобів

Виправлення тексту, який підлягає редагуванню, здійснюється в кілька прийомів.

1. Виправлення-вичитка - порівняння передрукованого тексту з відредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим як зразок.Тут часто зустрічаються неточності та помилки, допущені друкарками. В цьому випадку слід знову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому тексті чорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується кожен примірник. У ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.

2. Виправлення-скорочення - викидання з тексту довгих та заплутаних речень, мало суттєвого матеріалу. Цей прийом виправлення тексту застосовується:

а) у текстах, які носять загальний характер, перенасичені

неаргументованими посиланнями, цитатами;

б) у текстах, перенасиченими однотипними прикладами, цифрами;

в) для спрощення складних синтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться про лаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання не повинні перевищувати 4-5 сторінок);

3. Виправлення-переробка - застосовується в тих випадках, коли автор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичний матеріал, надати документу літературного стилю. Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.

4. Виправлення-обробка - комплексний вид виправлень. Він містить:

- аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу;

- оцінку та покращання композиції рукопису;

- мовне виправлення тексту;

- перевірку правильності зовнішнього оформлення.

У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором.У процесі редагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу.

По-третє, важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, у даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні. В процесі роботи над виправленням документів зручно і надійно використовувати коректурні знаки.

Коректурні знаки - система графічних позначок, які служать я вказівки місця та характеру виправлення помилок у тексті. Коректурні знаки допомагають економити робочий час на певні пояснення, оскільки вони є місткими і конкретними.

ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ВИГОТОВЛЯЮТЬСЯ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ПРИСТРОЇВ

Головні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв, визначає ГОСТ 6.38-90.

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294x210) та А5 (146x210). Поле з лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм (це зберігає текст від пошкодження).

Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.