42. Виправлення ділових текстів. Коректурні знаки. Технічні прийоми виправлень

Виправлення тексту та технічні прийоми виправлень здійснюється в кілька прийомів.

1. Виправлення-вичитка - порівняння передрукованого тексту з відредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим Виправлення тексту, який підлягає редагуванню як зразок.

Тут часто зустрічаються неточності та помилки, допущені друкарками. В цьому випадку слід знову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому тексті чорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується кожен примірник. У ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.

2. Виправлення-скорочення - викидання з тексту довгих та заплутаних речень, мало суттєвого матеріалу.

Цей прийом виправлення тексту застосовується:

а) у текстах, які носять загальний характер, перенасичені неаргументованими посиланнями, цитатами;

б) у текстах, перенасиченими однотипними прикладами, цифрами;

в) для спрощення складних синтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться про лаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання не повинні перевищувати 4-5 сторінок);

3. Виправлення-переробка - застосовується в тих випадках, коли автор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичний матеріал, надати документу літературного стилю. Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.

4. Виправлення-обробка - комплексний вид виправлень. Він містить:

- аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу;

- оцінку та покращання композиції рукопису;

- мовне виправлення тексту;

- перевірку правильності зовнішнього оформлення.

У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора.Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором.

У процесі редагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу.

Факти - основа змісту кожного документа, до них ставляться особливі вимоги.По-перше, достовірність даних повинна бути абсолютною, тобто всі дані повинні бути перевірені і відповідати темі (питанню). Автор може помилитися відносно прізвищ, чисел, хронологічних дат, джерел походження інформації, назви міст - тут діло знавець повинен звірити фактаж з енциклопедій, довідників, словників та інших інформаційних джерел.

Окрім того, помилки можуть бути допущені різними особами та технічними пристроями (друкаркою, неправильно запрограмованою машиною, протоколістом та 

По-друге, повнота відомостей повинна бути достатньою для висвітлення питання, проблеми, об'єктивного їх вирішення. Повнота відомостей особливо важлива, якщо документ призначений для чисто практичного завдання, яке має господарське чи політичне значення. В першу чергу це стосується актів, доповідних записок, протоколів, звітів, контрактів та ін. Однак, зайві деталі теж є недоліком.

По-третє, важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, у даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні. В процесі роботи над виправленням документів зручно і надійно використовуватикоректурні знаки.

Коректурні знаки - система графічних позначок, які служать я вказівки місця та характеру виправлення помилок у тексті. Коректурні знаки допомагають економити робочий час на певні пояснення, оскільки вони є місткими і конкретними. Оволодіння коректурними знаками кожною діловою особою не тільки полегшить роботу укладачеві (автору) документа, а й вирішить проблеми з коректуванням документів у колективі [1, с.168].

Система коректурних знаків (найпоширеніших):

Коректурний знак	Значення
Z	Зробити в тексті абзац
-	Друкувати текст без абзацу
│┐┬	Вписати пропущену букву, викреслити її
√	Вставити слово (слова)
! —	Ліквідувати пропуск між буквами
(-)	Зменшити пропуск між словами
I	Зробити пропуск між словами
І - І	Викреслити неправильно надруковане слово
XX	Викреслити непотрібний текст
...........	Відновити слово, текст
~ ~	Поміняти місцями сусідні букви, слова
3 2 1	Поміняти місцями слова в реченні
W w ^	Ліквідувати розрядку (пробіл)
	Зробити вставку
є Є	Замінити малу букву на велику або велику на малу
	Переставити слово (слова) з одного рядка в інший
1? ?	Пересунути текст вліво або вправо до вказаної межі
-----	Зробити розрядку (пробіл) в слові
)- (—	Збільшити або зменшити міжрядковий інтервал

Виправлення в тексті, зроблені за допомогою коректурних знаків повинні наноситися синім або чорним чорнилом. Не можна писати олівцем! Всі коректурні знаки повинні бути чіткими.

В деяких випадках під час редагування використовують технічні способи виправлення помилок.

Спосіб перший - підчистка: лезом або гострим ножем під кутом 45 градусів до площини легкими доторками до паперу ліквідовують помилку (не більше 5 знаків або одне слово). Натискати не слід, бо можна зробити дірку. Цей спосіб можливий тільки для цупкого паперу. Після підчистки на вільне місце знову наносять необхідні позначки.

Спосіб другий - підрізка. Означає ті ж прийоми використання леза, але під кутом не менше 15 градусів до поверхні. Може використовуватися тільки для документів, виготовлених на щільному папері типу ватману та тонкого картону. Після зрізання поверхневого шару його загладжують і знову наносять необхідні знаки.

Спосіб третій - використання коректурної рідини білого кольору. Спочатку рідина наноситься на помилкові знаки (текст) пензликом. Коли вона підсохне, неправильно надруковану інформацію можна замінити необхідною, враховуючи кількість друкованих знаків з проміжками між ними.

Папір з водяними знаками та специфічною фактурою поверхні не годиться для виправлень ніяким способом!