49. Планування роботи секретаря на день. Встановлення оптимального ритму праці та відпочинку

Планування справ на день – це поступове входження в роботу. Денний план не повинен включати більше 10 завдань-питань, і не більше 3-х першорядних. Неприємні і важливі справи планують на ранкові години, щоб до вечора вирішити. Повторювальні справи планують на одині той самий період дня. Однорідні завдання групують по блоках. Слід планувати робочий час так, щоб була можливість протягом цього робочого часу – допомогти керівникові. Основна інформація передається керівникові зранку, оскільки вона є важливою і першочерговою.

Умови ефективної праці секретаря:

1)планування справ на день; 2)оптимальний ритм праці; 3)поступове входження в роботу і обов`язкове чергування праці та відпочинку.

Планування роботи на день (переваги):

1)планування дозволяє зекономити час; 2)чітке уявлення завдань; 3)впорядкованість роботи протягом дня; 4)подолання забудьковатості; 5)самодисципліна; 6)концентрація на основні завдання; 7)відчуття успіху вкінці робочого дня.

Оптимальний ритм праці:

1)робочий день варто починати завжди в одній і тій же годині – «Людина є рабом власних звичок!»; 2)21 раз – базується звичка; 3)потрібно враховувати принцип підвищеної працездатності – з 9 до 13, з 16 до 18 – це пік продуктивності; 4) весь робочий день ділять на фази A,B,C,D; 5)понеділок – «важкий день»!, вівторок, середа, четвер – найбільш продуктивні дні, п`ятниця – відчувається втома.

Система роботи залпом є шкідливою. Має бути певний ритм роботи з чергуванням праці та відпочинку. За комп`ютером працювати не більше 4 годин. Не рекомендується брати всі справи на раз – «Робиш всі справи на раз – не зробиш жодної гаразд»!

50. Орієнтовна схема робочого дня помічника керівника

I половина робочого дня секретаря:

1)секретаря необхідно приходити на роботу за 15 хвилин швидше і уточнити або скласти план роботи на день, відповідно до плану підібрати документи до справи, отримати кореспонденцію і зареєструвати її;

2)відкласти документи, які є першочерговими для керівника, а щодо інших – підготувати варіанти відповідей, або розподілити по окремих виконавцях;

3)переглянути повідомлення про конференції, переглянути відомчі листи;

4)записати в щоденнику дати стосовно подій, які є важливими для керівника та організації вцілому;

5)передати негайно строкові файли та справи, залишити в себе документи потрібні для поточної довідково-інформаційної роботи;

6)уточнити разом з керівником намічені заходи на поточний день.

II половина робочого дня:

1)продовження роботи з відвідувачами і на телефоні;

2)збір і підготовка для підпису виконаних документів;

3)доповідь керівнику про виконані документи;

4)обробка та відправлення вихідних документів адресата;

5)скласти план роботи на наступний день

6) кінець робочого дня – переглянути свій «щоденний справ» і повідомити працівникам про проведення певних заходів;

7) привести в порядок своє робоче місце;

8)підлити вазони, якщо вони є в приміщенні офісу секретаря.