71. Способи психологічної самооборони секретаря

Працювати в колективі і бути вільним від колективу неможливо. На жаль, дії колег по відношенню один до одного не завжди коректні. Що робити якщо директор постійно критикує вашу роботу, а менеджер прискіпується до будь якої дрібниці, навіть обстановки в приймальній. Перш за все потрібно розібратися в мотивах поведінки колег і визначити чи справедлива критика у вашу сторону. Якщо причин для критики нема, то ймовірно на вас спеціально намагаються вчинити тиск – пресинг, щоб маніпулюючи вами вирішити свої психологічні задачі. Наприклад задовільнити бажання всіх контролювати, повисити свою самооцінку за рахунок крити кування інших людей.

На думку німецького письменник Вільгельма Раабе, жарт, легка самоіронія є ефективними прийомами психологічної самооборони. Ще один ефективний прийом полягає в звуженні сфери, на яку поширюється неприємне висловлювання. Немало мудрих думок міститься в літературних творах, цитати із яких стануть підходящим відкликом опоненту. Згладити гострий момент в спілкуванні дозволяє також зміна формулювання опонента. Для захисту від пресингу можна використати всі прийоми в сукупності – техніку.

Що робити якщо пресинг виходить зі сторони керівника? Важливо зрозуміти керівника і підстроїтись під нього. Якщо керівник амбіційна людина і до того володіє важким характером то для нього велике значення має підтвердження його авторитету. Такій людині краще не заперечувати, а сказати: «Я прикладу всі зусилля для того щоб якнайшвидше виконати ваше завдання», «Я обов’язково врахую ваші зауваження», «Я зроблю все можливе, щоб виправити помилку».

Якщо в процесі роботи виникли проблеми і вас викликали для догани, можна використати наступні прийоми:

- якою б не була розмова - справедливою чи ні – зразу вибачтесь, а коли керівник виговориться, запитайте що він би робив на вашому місці;

- коли керівник показує незадоволеність, записуйте його слова в блокнот;

- чітко опишіть свій план дій і візьміть на себе відповідальність за його виконання;

- задайте уточнюючі запитання – їх прояснення допоможе уникнути ще більших неприємностей;

- не виправдовуйтесь, а пропонуйте способи і строки виправлення помилок;

Змовчувати і не реагувати на претензії керівника – програшний варіант. Якщо керівник демократичний і притримується партнерського стилю відносин то і пресингу, скоріше всього не буде, будуть ділові переговори.

72. Робота секретаря з технічними засобами

На ефективність праці вирішальний вплив робить оснащення робочих місць технічними засобами для виконання різних обов'язків, засобами зв'язку та службовими меблями – так званою оргтехнікою.

Виділяють наступні види (класи) засобів праці:

• засоби складання документів: друкарські машинки (ручні та електричні), диктофони, засоби копіювання та розмноження документів, ручки автоматичні, олівці;

• засоби обробки та оформлення документів: різальне, що скріплюють, і склеюючі обладнання та матеріали, адресувальні і штемпельні пристрої, машини для нанесення захисних покриттів;

• засоби зберігання й угруповання документів;

• засоби скріплення документів (зшивачі, спеціальні папки з затискачами), різного роду картотеки, спеціальні шафи і стелажі для зберігання документів, креслень, магнітних стрічок, машини для знищення непотрібних документів;

• засоби виконання обчислювальних операцій: лічильно-довідкові лінійки, мікрокалькулятори різних видів, механічні обчислювальні машини, ПЕОМ (ПК);

• засоби забезпечення оперативного зв'язку: телефонний зв'язок, радіозв'язок, директорські комутатори, що дозволяють вести розмову (проводити наради) з декількома абонентами одночасно, концентратори, автовідповідачі, двосторонній, радіотелефонний, пошуковий зв'язок та ін.;

• спеціальні службові меблі: меблі та обладнання для робочих місць в службових приміщеннях.

При виборі необхідних засобів оргтехніки слід мати на увазі, що придбання й використання оргтехніки – не самоціль, а засіб для підвищення оперативності виконання та зниження трудомісткості управлінських робіт, а також вирішення низки соціальних проблем управлінської праці (зниження частки витрат на виконання рутинних операцій, засіб мотивації праці, престижності робіт тощо). Тому перш ніж вибрати і закупити засоби технічного оснащення, треба проаналізувати реальні потреби в тому чи іншому засобі та оцінити переваги його застосування.

При виборі конкретного зразка обладнання необхідно враховувати характер виконуваних операцій, обсяг і трудомісткість робіт, службові взаємозв'язки між окремими працівниками і різними службами. Слід вибрати той варіант, який дозволяє виконувати роботу більш економічно.

Вирішуючи проблему вибору тих чи інших засобів оргтехніки, доцільність їх впровадження в процеси праці, враховують не тільки переваги, а й витрати.

До складу робочого місця секретаря обов'язково повинні входити шафи для документів та довідкової літератури. З метою економії робочого простору такі шафи можуть розміщуватися на стіні або перегородці близько робочого столу. Шафа для документів з метою забезпечення збереження останніх повинна замикатися на ключ. У тому випадку, якщо у секретаря зберігаються і документи, що становлять комерційну таємницю, краще обладнати його робоче місце спеціальним сейфом для документів.

Полиці для канцелярського приладдя, телефону також краще закріплювати на стіні або перегородці, залишаючи на столі більше простору для роботи.

Бажано оснастити робоче місце секретаря спеціальним переговорним пристроєм, що дозволить секретарю, не входячи зайвий раз у кабінет керівника, швидко повідомляти необхідну інформацію.

До складу робочого місця секретаря повинні входити три зони: основна – стіл з приставками; допоміжна – комбіновані шафи; зона обслуговування відвідувачів.

Загальна площа робочого місця повинна бути в межах 12 - 16 кв. м. На думку фахівців, зона обслуговування відвідувачів – це візитна картка установи, за якою люди оцінюють культуру роботи та якість праці. Ця зона повинна бути продуманою і затишною. Якщо відвідувача з тих чи інших причин відразу не може прийняти керівник, то відвідувач повинен зручно сісти, його має оточувати красивий кольоровий та світловий художній ансамбль, що включає забарвлення приміщення, джерела світла та озеленення.

Поряд з основною і допоміжними частинами робочого місця секретаря повинен бути журнальний столик і одне-два зручних крісла. На столик слід покласти свіжі газети і журнали, чистий папір, олівці чи ручки.

Недоцільно, щоб меблі для відвідувачів займали занадто багато місця і відрізнялися від загального стилю меблів, які використовуються у фірмі.

Саме тому фахівці не рекомендують ставити в приймальні м'які меблі. Вони займають багато місця, швидко мажеться і деформується. У той же час використання стільців і звичайних столиків на коліщатках дозволить швидко змінити призначення приймальні, використавши її як кімнату для нараді т.п.

У тому випадку, якщо у фірмі немає спеціального гардеробу, у приймальні повинна бути або вішалка, або шафа для одягу, де відвідувачі могли б повісити верхній одяг.

Для зорового комфорту і загального враження від приймальні велике значення має і її естетичне оформлення. Перш за все, слід використовувати в інтер'єрах живі квіти. Вони поповнюють запаси кисню,почасти нейтралізує шкідливу дію засобів обчислювальної та організаційної техніки і, крім того, надають затишку робочого приміщення.

Квіткова композиція повинна гармоніювати з загальним стилем, в якому витриманий інтер'єр.

Крім квітів, для оформлення офісу та його приймальні використовують твори живопису, графіки, дрібної пластики та інші елементи декоративного оформлення.

Робоче місце секретаря повинно комплектуватися достатній набір технічних засобів, канцелярського приладдя, засобів організаційної техніки, відповідати вимогам ергономіки.