54. Організація робочого часу секретаря кількох керівників

Головне завдання секретаря, працюючого з кількома керівниками, – чітке і своєчасне виконання завдань всіх керівників. Однак буває важко правильно розставити пріоритети і організувати свою роботу так, щоб якісно і вчасно виконувати багато чисельні завдання. Але потрібно тільки взяти за основу правила, які допоможуть ефективно взаємодіяти з декількома керівниками.

1. Навчіться планувати свій час. Найважливіша умова ефективної організації роботи секретаря кількох керівників – використання основних принципів тайм–менеджменту, іншими словами уміти управляти своїм часом.

Приступаючи до роботи, потрібно мати чітке уявлення про те, що це за робота, які повинні бути результати та яким чином вони будуть застосовуватися. Потім потрібно визначити об’єм роботи, вистроїти послідовність завдань, розділити їх на під завдання та сконцентруватися. Потрібно реально оцінювати свої можливості та належним чином виконувати свою роботу.

І ще один важливий момент: план роботи повинен бути гнучким. Потрібно мати можливість відпочити при відчутті втоми, трохи відволіктися і відновити сили.

2. Будьте дисципліновані. Головна якість секретаря - це дисциплінованість. Щоб не забувати про численні завдання та вчасно виконувати їх, секретарі повинні бути дисципліновані та пунктуальні. Для цього потрібно вести блокноти, щоденники, настільні та настінні календарі, спеціальні комп’ютерні програми.

Варто навчитися вести щоденники та старатися записувати до них все те, що планується зробити протягом дня. При цьому варто адекватно оцінювати ту кількість часу, яка потрібна для виконання тієї чи іншої роботи.

3. Вмійте самостійно організовувати свою роботу. Коло обов’язків секретаря – поняття розмите, оскільки їх робота – це виконання різнорідних завдань керівника.

Кожний робочий день і виконання кожного нового завдання варто починати з морального налаштування та позитиву. Не думайте про те, що багато роботи і як з нею справитися. Приступаючи до роботи, вирішіть, яким чином ви будете її виконувати. Створіть таку обстановку, в якій ви зможете працювати найбільш результативно.

4. Скажіть стресу «ні». Секретарі, асистенти, особисті помічники не мають права на поганий настрій та налаштування. Повертаючись на роботу після важкої зустрічі керівники хочуть побачити веселого та доброзичливого секретаря, тому не можна розчаровуватися та зациклюватися на стресах.

5. Правила позитивного настрою: думайте про хороше; позбавляйтеся від тривожних думок; не забувайте про перерви; робіть дихальну гімнастику.

6. Бути гнучкими. При роботі з декількома керівниками дуже цінним є вміння підлаштовуватися під хід думок, ритм і стиль роботи кожного з них.

Є такі типи людей: домінантні, ініціативні, постійні, відповідальні.

Досвід роботи секретаря з декількома керівниками є безцінним як у професійній діяльності, так і за межами офісу.

55. Види ділових заходів

Найпоширенішим видом колективних заходів в організаціях є нарада.

Нарада – це спільна діяльність колективу, об'єднаного однією метою і керована особою, у функції якої входить розпорядча діяльність.

Серед інших видів ділових заходів виділимо такі:

Засідання – форма організації роботи постійно діючого органу (комітету, ради, комісії, групи). Передбачене статутами, може бути ініційоване керівником.

Збори – спільна присутність в одному місці людей, об’єднаних однією метою.

Переговори – засіб взаємозв’язку між людьми, вид спільної з партнером діяльності, призначеної для досягнення угоди.

Конференція (конгреси, симпозіуми і т. ін.) – захід, направлений на обмін поглядами з наукових та інших питань. Конференція передбачає наявність програми заходу, наперед підготовлений список доповідачів та участь експертів з питань конференції. Якщо рамки заходу не дозволяють обговорити конкретні питання, проводяться додаткові «круглі столи». Конференції – один із найскладніших видів корпоративних заходів. Забезпечити потрібний рівень і зробити конференцію цікавою подією – ось головна мета організаторів.

Конгрес - з'їзд, збори (як правило, з питань міжнародного значення). Має складну структуру заходів, велику кількість учасників, широкий суспільний резонанс.

Симпозіум – нарада, конференція з приводу спеціальної наукової проблеми. Предметом симпозіуму може стати вузькоспеціальний аспект двосторонніх відносин, економічного співробітництва та ін. Припускають наявність професійної аудиторії.

Семінар – захід, метою якого є інформування або навчання цільової аудиторії в інтерактивному руслі. Семінари відрізняються від конференцій меншою академічністю тем. Семінари проводяться професіоналами і експертами, кількість учасників обмежена. Семінар передбачає навчання. Господарям необхідно продумати програму і теми навчання, підібрати професіоналів, котрі будуть вести цей захід.

Тренінг – захід, спрямований на навчання конкретним навичкам чи вмінням. Тренінги можуть бути академічними або професійними. Організація тренінгу частіше всього потребує менше зусиль та часу, якщо говорити безпосередньо про організаційну частину. Можливі варіанти проведення тренінгів в офісі компанії, у орендованих конференц-залах та навіть на виїзді. Вклад у навчання персоналу – інвестиції, які можуть згодом принести дивіденди.

Форум – масові збори, з'їзд. За структурою і технологіями підготовки схожий з конгресними заходами.

«Круглий стіл» - обговорення, дискусія з актуальної теми, проблеми, події. Принцип організації – рівноправність учасників.

Презентація – використовується для демонстрації комплексних технологічних процесів в різних галузях з метою залучення партнерів та встановлення ділових контактів.

Прес-конференція – організація заходу для засобів масової інформації в різних форматах: прес-конференція, прес-брифінг, «круглий стіл», прес-ланч і т. ін. Кожний з форматів має свій план, структуру, включаючи послідовність ряду подій.

Прийом – неофіційний діловий захід, що проводиться після офіційного, передбачає визначення часу і місця проведення програми, списку запрошених і відповідної ситуації.

«Бізнес-сніданок» - проведення серії бізнес-сніданків, в ході котрих піднімаються актуальні проблеми. Зазвичай «бізнес-сніданок» організовують о 12-14-й год.

Бокал шампанського – 13-15 год., проводять стоячи, форма одягу – ділова. Подають шампанське, сухі вина, фрукти.

Коктейль – у багатьох країнах один з найрозповсюдженіших прийомів. Частіше за все коктейль організовують на конгресах, виставках та інших ділових заходах. Під час коктейлю гості вільно пересуваються по залу. Закуски зазвичай сервіруються на великих блюдах та пропонуються офіціантами. В якості столових приборів гості використовують пластмасові палички-шпажки. Як правило, коктейль організовують о 17-19-й год.

Фуршет є найпопулярнішим видом заходів. Як правило, фуршет влаштовують при проведенні виставок, презентацій, після закінчення ділових переговорів або конференцій, у вигляді коктейлю, іноді – у вигляді кофе-брейку, при проведенні спільних тренінгів та в інших випадках. Столи з напоями та стравами виставляють уздовж стін. Саме фуршет дозволяє ефективно використовувати навіть невеликі приміщення, як, наприклад, офіс, при цьому у гостей є можливість вільно спілкуватись з іншими присутніми. Зазвичай фуршет організовують о 17-20-й год.

Діловий обід – 19-21 год. Проводять сидячи за столом, одяг вечірній. Подають холодні, гарячі страви, десерт, має бути широкий асортимент напоїв.

Ділова вечеря – 21 год. і пізніше. Всі сидять, одяг вечірній, асортимент поданого є найрізноманітнішим.

«Шведський стіл» - невід'ємна частина сучасного етикету. Столи, за котрими розсідаються гості, не сервірують. Їжа, напої, а також посуд розташовують на окремих столах. Гості самі обирають собі страви. Меню включає і гарячі, і холодні страви, закуски, салати, десерти, фрукти та кондитерські вироби.

Бенкет влаштовують з особливого приводу такого, скажімо, як ювілей фірми, корпоративні свята. Банкет передбачає велику кількість гостей, тому важливо розташувати столи так, щоб усім було зручно. Таке свято повинно відрізнятися від інших. Святковий стіл – важлива частина свята. Обрати ресторан і ознайомитися з меню необхідно заздалегідь, щоб не вийшло, що в цей прекрасний день вегетаріанці будуть насолоджуватись стравами грузинської кухні. Також необхідно звернути увагу на оздоблення зали, що повинно підкреслити урочисту атмосферу.

Нетворкінг – мистецтво налагодження ділових контактів у неофіційній сфері.