62. Ділова бесіда: суть, етапи, прийоми переконання співрозмовника

Ділове спілкування – це цілеспрямований процес обміну інформацією, що здійснюється з конкретною метою під час виконання службових обов’язків.

Форми ділового спілкування:

• публічні (лекція, доповідь, презентація);

• колективні (наради, переговори, дискусії);

• індивідуальні (бесіда, колективна бесіда, співбесіда з роботодавцем, прийом відвідувачів, телефонна розмова).

Ділова бесіда – це спілкування між особами з метою встановлення ділових стосунків, розв’язання проблем чи вироблення компромісного підходу до них.

Етапи бесіди:

• визначення місця і часу зустрічі;

• формування мети;

• початок бесіди;

• обмін думками і пропозиціями;

• закінчення бесіди.

Отже розглянувши все вищезазначене можна зробити висновок, що ділова бесіда – це складний і важливий процес, який включає в себе багато нюансів та хитрощів, які обов’язково необхідно знати успішному менеджеру чи керівнику.

63. Алгоритм підготовки і проведення ділових бесід

Алгоритми підготовки і проведення бесіди:

• сформулювати мету бесіди

• скласти план бесіди

• визначити час ділової бесіди, передбачити резерв часу

• визначити місце бесіди

• привернути увагу і створити атмосферу взаємної довіри

• підпорядкувати тактику ділової бесіди

• намагатися, щоб в основному говорив ваш співрозмовник

• бути на висоті свого становища

• тримати рівний тон

• перш ніж критикувати – знайти за що похвалити

• фіксувати отриману інформацію

• зупиняти бесіду одразу після того, як дійшли мети

• вихід з контакту – залишити позитивне враження по закінченню бесіди

64. Особливості прийому різних категорій відвідувачів

Загальна вимога: частину осіб, які прийшли до керівника, направити до інших працівників.

Однією з найважливіших складових частин у роботі будь-якого керівника є прийом відвідувачів. Прийом відвідувачів можна поділити на три напрями:

·        прийом співробітників своєї установи по поточних справах;

·        прийом відвідувачів інших організацій та делегацій;

·        прийом відвідувачів з особистих питань.

Секретар повинен:

1) забезпечити наявність інформації про години прийому (у вигляді таблички із зазначенням днів та годин прийому);

2) вести облік відвідувачів під час прийому, слідкувати за черговістю регламентного прийому (зазначений час).

Секретарю слід пам’ятати, що відвідувач будь-якого рангу без винятку може заходити в кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач зайшов у приймальню, секретар повинен:

1) запропонувати відвідувачеві зняти верхній одяг і попросити зачекати   1-3 хв.;

2) доповісти керівникові про відвідувача – прізвище, ім’я, по батькові, посаду та мету візиту;

3) якщо керівник має змогу прийняти відвідувача, запросити його до кабінету;

4) в разі неможливості прийому відвідувача керівником, слід послатися на об’єктивність причин, за яких це сталося, а також зазначити час можливого прийому.

Організовуючи прийом співробітників, секретар повинен:

1) знати коло осіб, що мають право заходити до керівника у будь-який час без доповіді;

2) довести до співробітників години прийому та попередити про них відвідувачів;

3) повідомляти керівникові про відвідувача по телефону.

Якщо керівник відсутній, необхідно посприяти, щоб його прийняв співробітник, в межах компетенції якого має бути вирішення даного питання. Слід обов’язково пояснити причину відсутності керівника.

Якщо прибуває делегація, секретар має заздалегідь забезпечити  її супровід співробітником установи. Для іноземної делегації слід потурбуватися про перекладача та замовити сувеніри, бізнес-подарунки.

Під час проведення прийомів з особистих питань слід забезпечити присутність на робочому місці співробітників, які можуть знадобитися при розв’язуванні питань стосовно відвідувача. Зв’язок з ними здійснюється по телефону. В разі відсутності керівника, прийом здійснює його заступник (в.о. керівника).