60. Етапи ділових нарад. Дії секретаря щодо організації наради

Основна мета секретаря: економія часу підвищення його авторитету, задоволення всіх учасників нарад, оперативність прийняття рішень.

Щоб виконати цю мету керівник повинен вимагати, а секретар повинен бути готовим зробити:

• сформулювати тему наради;

• підготувати порядок денний, погодивши його з керівником;

• скласти список учасників наради і повідомити їх про місце, час наради, порядок денний, (способи повідомлення: телефон, Інтернет), одержати тексти заявок від учасників, які висловили бажання брати участь;

• здійснювати контроль за підготовкою і забезпечити запрошених відповідними матеріалами, забезпечити робоче місце канцтоварами, технічне оснащення приміщень;

• направити всіх учасників до місця проведення наради, зареєструвати їх; доповісти про них керівнику;

• підібрати керівнику усі необхідні матеріали для проведення наради;

• зачитати порядок денний; листи-вибачення тих, хто не зміг бути присутній;

• фіксувати хід наради;

• виконання доручень керівника;

• оформити протокол наради, розмножити і надіслати усім учасникам;

• встановити контроль за виконанням рішень.

Алгоритм проведення нарад

1. Підготовка наради, планування нарад, підготовка документів і приміщення.

2. Проведення: відкриття, оголошення доповідей, запитання, відповіді, обговорення доповідей.

3. Підведення підсумків наради: прийняття управлінського рішення, підготовка, підписання протоколу, контроль за виконанням прийнятих рішень.

61. Організація ділових поїздок керівника

Підготовка поїздок керівника здійснюється по типовій схемі залежно від того, в якому статусі буде представлений керівник: почесний гість, VIP-персона, член делегації, учасник конференції, діловий партнер.

В цілях підготовки поїздки керівника необхідно отримати вказівки керівника щодо: дати приїзду і від’їзду; списку супроводжуючих осіб; способів перевезення; зручного часу прибуття і відправлення; форми оплати білетів.

Необхідно вияснити побажання керівника відносно: класу готелю, типу броньованого номера, форми оплати. На клас готелю вказують кількість присвоєних зірок, від 2 до 5. Готельний номер бронювати за допомогою заявки на бронювання. Коли спізниться споживач – з нього стягується, крім плати за бронювання, і плата за фактичний простий номер, не більше, ніж за добу. При спізненні більше доби бронювання анулюється, тому в випадку зміни бронювання має бути відмінено за добу до заїзду.

Організація поїздки керівника припускає придбання білетів. Зазвичай купляють білети в дві сторони. При покупці білета будь-якого класу необхідно знати умови його обміну і повернення. Існує 3 класи авіаперельотів: перший, бізнес і економний. Вони відрізняються зручністю крісел, їжею, вагою безплатного багажу.

Необхідно знати, що авіабілети оформляються тільки при наявності документів, підтверджуючих особистість пасажира. Відсутність паспортних даних пасажира в замовленні чи білеті може привести до відмови в перевезенні.

Для організації поїздки керівника необхідно зв’язатися з приймаючою стороною і обговорити попередню інформацію про всі офіційні і неофіційні заходи програми прибуття керівника. Важливою частиною підготовки поїздки керівника є підбір інформаційних і довідкових матеріалів. Також варто організувати підготовку і представлення документів, необхідних для переговорів в т.ч. на СD чи інших носіях.

Перед від’їздом потрібно: перевірити інформацію про прибуття і від’їзд, переконатися, що білети куплені і доставлені, підтвердити бронювання готелю, перевірити наявність відрядного посвідчення, переконатися що всі необхідні замовлення виконані, що пов’язані з проведенням заходів, скласти список необхідних для поїздки особистих та службових документів.

Поки керівник у відряджені потрібно бути в курсі всіх справ фірми, і їх доповідати керівникові. Після повернення керівника із відрядження необхідно посприяти оформленню авансового звіту, і всіх документів до нього, підтверджуючих службові затрати: проїзні док., готельні рахунки і т.д. І допомогти в складанні аналітичного звіту, з яким керівник виступить на засіданні колегіальних органів.