47. Переваги планування особистої праці. Розрахунок норми тривалості робочого часу

Брак часу – це відсутність планованості, організації робочого часу, організованості. Ознаки секретарів, які відчувають брак часу:

1)відсутність плану роботи(щоденний, тижневий...); 2)нетерплячість у прийнятті рішень, у відносинах з керівництвом – нетактовність; 3)безсистемність роботи з документами; 4)негативний принцип – «що не зробив на роботі – зроблю вдома!»; 5)нездатність бачити перспективу; 6)незадоволення собою,невпевненість у власних силах.

Важлива ознака секретаря, який вміє розподіляти власний час – це вміння раціонально та ощадливо використовувати власний час, вдосконалюючи процес планування робочого часу.

Планування – це перелік справ на день, які мають певний термін виконання. Цінність планування полягає в його виконанні. Планування пов`язане з безперервністю, що означає плановий початок робочого часу, дає можливість відпочити після роботи і зібратися силами для успішного продовження діяльності.

Розрахунок норми робочого часу:

1)не перевищує 40 годин на тиждень (при укладанні трудового договору можна менше, але не більше);

2)від 16 до 18 років – скорочений робочий час – це 36 годин на тиждень;

3)від 14 до 16 років – до 24 години на тиждень;

4)для працівників у шкідливих умовах для життя – не більше 36 годин;

5)скорочення робочого часу може відбуватися зарахунок власних коштів;

6)на підприємствах для жінок, які мають дітей до 14 років або дітей-інвалідів встановлюється скорочений робочий день та інші пільги (ст.69 Господарського кодексу України)

7)на передодні свят і неробочих днів тривалість роботи скорочується на 1 годину;

8)якщо святковий день збігається з вихідним – скорочений день переноситься.

48. Види робочих планів. Схема процесу планування праці секретаря на тиждень

Планування – це перелік справ на день, які мають певний термін виконання. Цінність планування полягає в його виконанні. Планування пов`язане з безперервністю, що означає плановий початок робочого часу, дає можливість відпочити після роботи і зібратися силами для успішного продовження діяльності.

Існують різні види планування і планів:

1)довгострокові – на кілька років, реалізація важливих цілей: освіта, кар`єрні сходинки, сім`я та ін.

2)середньострокові – річні (конкретніші завдання виробничого характеру)

3)короткострокові – квартальний, місячний, декатний, тижневий, денний.

Завдання, що виходять за межі цього періоду – завдання, до яких треба приступити.

Місячний план – особисті біоритми і критичні дні в плані фізичного, емоційного та інтелектуального здоров`я, що складають відповідно – 23, 28, 33-ті дні.

Алгоритм процесу планування праці секретаря на тиждень:

1)складання переліку робіт, які необхідно виконати у плановому періоді – тиждень (складають у письмовій або електронній формі, розміщення питань за важливістю або терміновістю);

2)визанчення витрат часу на виконання окремих робіт «час» = «завдання» = дисциплінуємось!;

3)визанчення резерву часу – на непередбачені справи. Весь робочий час секретаря ділять на частини: -заплановані справи 60% часу (5-6 годин вдень), -резерв часу на непередбачені справи – 20%, -резерв часу на творчі роботи – 20%;

4)визанчення фонду планового робочого періоду: весь фонд робочого часу за тиждень – це 40 годин, планові завдання – 30 годин, резерв – 10 годин.

5)контроль – якщо часу замало слід переглянути графік робіт.

6)складання плану особистої роботи на тиждень до виконання – за допомогою «щоденника часу».

7)внесення змін під час реалізації.