74. Організація кофе-пауз, бізнес-подарунків, візиток

Кофе-брейк (англ. Coffee break — кофейный перерыв) — короткий перерыв (15-40 мин.) во время научной или бизнес-конференции для приёма пищи и неформального общения. Обычно представляет собой стол с чашками, банками растворимого кофе и/или чаем в пакетиках, ёмкостями с горячей водой, конфетами, сахаром, сливками и печеньем. Однако могут присутствовать и спиртные напитки (коньяк, вино, водка) с горячими закусками. Как и во время фуршета, кофе-брейк не подразумевает фиксированных мест, участники сами себе наливают кофе и едят стоя.

В даний час прийнято дарувати своїм партнерам по бізнесу або керівникам компанії - партнера бізнес подарунки . Зазвичай їх підносять на різні великі свята, такі як ювілеї керівників та Новий рік, але останнім часом поширена тенденція підносити бізнес подарунки і на інші свята, такі як 8 березня, 23 лютого. Особливо приємно директорам компаній отримувати подарунки на день народження їхньої фірми, хоча, як правило, саме бізнес іменинники на день народження фірми дарують бізнес подарунки своїм партнерам. І в тому, і в іншому випадку питання вибору бізнес подарунків стоїть досить гостро.

Бізнес подарунки умовно можна розділити на дві групи. Ті бізнес подарунки, які вручаються від колективу, та бізнес подарунки , які даруються від особистості особистості, наприклад, до цієї групи бізнес подарунки у ставляться презенти директорів партнерських фірм один одному. Вони можуть бути більш особистого характеру, ніж подарунки, вручені одному з партнерів від імені всієї фірми.

Візитівка (візитна картка, business card) — традиційний носій контактної інформації про людину чи компанію.

Сучасні види візитівок. В основному візитки поділяють на три умовні види:

Особисті візитки використовують при неформальному спілкуванні (візитка містить ім'я і прізвище власника, іноді телефонний номер, посада та адреса в ній не обов'язкові, стиль виконання візиток — відповідно до особистих уподобань і потреб власника).

Ділові візитки використовуються в бізнесі, на офіційних зустрічах та переговорах, для надання контактної інформації своїм майбутнім клієнтам. На них обов'язково вказуються ім'я, прізвище, посада, а також назва компанії та вид її діяльності. В оформленні таких візиток використовується фірмовий стиль компанії, логотип тощо. Такі візитки зазвичай мають строгий дизайн. У державних службовців та депутатів на візитній картці може знаходитися зображення державних відзнак, таких як прапор і герб країни. Ділова візитна картка без адреси також не відповідає нормам етикету. Винятком є ​​дипломати і вищі державні посадові особи.

Корпоративна візитка, як правило, не містить імен і прізвищ. На ній вказується повна інформація про компанію: сфера діяльності, перелік послуг, контактні телефони, карта проїзду, адреса сайту, e-mail. Розробляється у відповідності з фірмовим стилем. Зазвичай має рекламний характер, в основному використовується на виставках.

75. Правила поведінки в офісі

Кодекс внутрішньокорпоративної поведінки –– сукупність норм і правил, описуючи моделі поведінки і стандарти спільної діяльності в компанії. ЦІ правила можна оформити у вигляді док. і розповсюдити серед співробітників для обов’язково виконання.

Однією з вимог ефективної роботи в офісі є правильно організувати робоче місце. Все що пітрібно для роботи протягом дня повинно знаходитися на віддалі розтягнутої руки.Робочий простір повинен бути організований професійно.

Робота в офісі не пропонує всезагальну доступність в будь-який час. Не з’являйтеся неочікувано за спиною колеги. Стукайте в перегородку чи питайте дозволу колеги пройти на його територію. Вважайте, що всі секції мають двері.

Не ходіть без роботи по секціях. Не звертайтесь до колеги якщо він говорить по телефону. Не стійте поряд в очікуванні закінчення телефонної розмови. Верніться на своє робоче місце і зайдіть пізніше. В крайньому разі можна написати записку про причину свого приходу.

Не переглядайте док. на екранах чужих комп’ютерів., не пересувайте і не переглядайте док. і предмети на чужих столах. Нічого не беріть з чужого столу без дозволу. Потрібно знизити рівень шуму, який може бути чути за перегородкою -- гучність розмови і телефонних дзвінків і т. д.

Позбудьтеся від таких привичок як постукування ногами, барабанення пальцями по столі, крутитися на скриплячому стільці, клацати ручкою, муркати собі під ніс.

Не використовуйте гучний зв’язок. якщо до телефонної розмови необхідна участь більше 2 сторін, проведіть в окремому приміщенні. Не залишайте мобільні телефони з включеним звуком без нагляду. Покидаючи робоче місце виключіть звук, активуйте функцію голосової пошти чи автовідповідач для прийому вхідних дзвінків у вашу відсутність чи беріть телефон з собою.

Не перестарайтеся з духами чи парфумною водою. Не вживайте їжу на робочому місці. Запах . що не чути одному може добре відчувати інший. Якщо після вас закінчився папір в принтері, покладіть його після копіювання чи друкування.

Правила на всі часи:

вітайтеся зранку зі всіма з ким зустрічаєтеся в офісі, прощайтеся коли йдете, завжди говоріть будь-ласка коли просите про щось. завжди говоріть дякую, тому хто надав послугу, вибачайтеся якщо зробили щось не так, виконуйте дані обіцянки, не ущемляйте чуже самолюбство, зберігайте професійну дистанцію, будьте привітними.

Офісна кухня –– не робоча зона. Якщо на вас закінчилася кава в кофеварці зробіть ще, підписуйте всій пакет з їжею для зберігання в загальному холодильнику. Слідкуйте за продуктами які зберігаються в холодильнику. Підтримуйте чистоту. Жуйте із закритим ротом, їжте і пийте беззвучно.

Коридор –– це не місце для переговорів. Звичайно можна зупинитися і обмінятися кількома словами з колегою але серйозні конфіденційні розмови не варто починати на коридорі.

Пропонуючи відвідувачеві пройти в потрібне приміщення використовуйте фрази я вас проведу в кімнату для переговорів. Сюди будь-ласка.

Відвідувача і вищого за рангом потрібно пропускати вперед. притримуючи для нього двері. При цьому потрібно уникати зайвої суєти і незручностей. Із рівних першим заходить в ліфт і виходить із нього той, хто находиться ближче до дверей.