- •1. Актуальність і престиж професії помічника керівника
- •2. Мета і завдання навчального курсу «Теорія і практика референтської та офісної діяльності»
- •3. Функції сучасного помічника керівника
- •4. Професійні знання і навики секретаря
- •5. Основні ділові риси секретаря
- •6. Характеристика особистих якостей секретаря
- •7. Секретар у вітчизняній і зарубіжній практиці: минулий і сучасний стан професії
- •8. Табу професії помічника керівника
- •9. Офіційна градація секретарів
- •10. Секретар-референт та офіс-менеджер: порівняння професій
- •11. Посадові обов’язки різних категорій секретарів
- •12. Кваліфікаційна характеристика помічника керівника
- •13. Професійна роль секретаря – помічник, який діє на випередження
- •14. «Супервайзер» – професійна роль помічника керівника
- •15. Нормативно-методична база роботи секретаря
- •16. Правова основа секретарської діяльності
- •17. Вимоги до розроблення і оформлення посадової інструкції секретаря
- •18. Структура посадової інструкції секретаря
- •19. Приймання і розгляд документів
- •20. Реєстрація документів
- •21. Контроль за виконанням документів
- •22. Складання номенклатури справ
- •23. Формування справ
- •24. Підготовка справ до передавання в архівний підрозділ
- •25. Захист документів
- •26. Інформаційно-довідкова робота за документами
- •27. Проходження документів
- •28. Відправлення документів
- •29. Етапи документообігу в кінці діловодного року.
- •30. Документообіг: аналіз і вдосконалення
- •31. Загальна характеристика інформаційної складової роботи секретаря
- •32. Поняття інформації та її характерні риси
- •33. Класифікація інформації. Джерела інформації
- •34. Принципи організації інформаційно-аналітичного процесу
- •35. Етапи підготовки інформаційно-аналітичних продуктів
- •36. Збір та обробка матеріалів – як важливі етапи інформаційно-аналітичної діяльності
- •37. Підготовка до публічного виступу
- •38. Основні риси ділових текстів
- •39. Рубрикація текстів документів. Технічні прийоми у ділових текстах
- •40. Технічні прийоми у ділових текстах. Вимоги щодо виготовлення управлінських документів за допомогою друкувальних засобів
- •41. Використання логічних законів при редагуванні ділових текстів. Етапи редагування текстів документів
- •42. Виправлення ділових текстів. Коректурні знаки. Технічні прийоми виправлень
- •43. Прес-реліз: інформаційні приводи, правила складання
- •44. Прес-реліз: структура, правила оформлення і розповсюдження
- •45. Створення рефератів
- •46. Написання анотацій
- •47. Переваги планування особистої праці. Розрахунок норми тривалості робочого часу
- •48. Види робочих планів. Схема процесу планування праці секретаря на тиждень
- •49. Планування роботи секретаря на день. Встановлення оптимального ритму праці та відпочинку
- •50. Орієнтовна схема робочого дня помічника керівника
- •I половина робочого дня секретаря:
- •II половина робочого дня:
- •51. Особливості планування праці керівників різних рівнів
- •52. Роль секретаря у плануванні праці та складанні графіка роботи керівника
- •53. Принципи та алгоритм планування робочого дня керівника
- •54. Організація робочого часу секретаря кількох керівників
- •5. Правила позитивного настрою: думайте про хороше; позбавляйтеся від тривожних думок; не забувайте про перерви; робіть дихальну гімнастику.
- •55. Види ділових заходів
- •56. Роль ділових заходів і прийомів у діяльності організації
- •57. Місце переговорів серед інших ділових заходів. Методи ведення ділових переговорів
- •58. Схема підготовки і проведення ділових переговорів
- •59. Переваги ділових нарад, їх класифікація
- •60. Етапи ділових нарад. Дії секретаря щодо організації наради
- •Алгоритм проведення нарад
- •61. Організація ділових поїздок керівника
- •62. Ділова бесіда: суть, етапи, прийоми переконання співрозмовника
- •63. Алгоритм підготовки і проведення ділових бесід
- •64. Особливості прийому різних категорій відвідувачів
- •65. Правила поведінки секретаря під час прийому відвідувачів
- •66. Особливості телефонного обслуговування
- •67. Завдання секретаря щодо організації зв’язку керівника
- •68. Етичні основи взаємовідносин між керівником і секретарем
- •69. Поведінка секретаря у конфліктних ситуаціях
- •71. Способи психологічної самооборони секретаря
- •72. Робота секретаря з технічними засобами
- •73. Раціональне планування робочого місця секретаря
- •74. Організація кофе-пауз, бізнес-подарунків, візиток
- •75. Правила поведінки в офісі
- •76. Сучасні способи корпоративного відпочинку
- •77. Постановка кар’єрних цілей. Види кар’єри
- •78. Ієрархія потреб людини. Рекомендації щодо побудови кар’єри
- •80. Складові професійного успіху помічника керівника
- •82. Роль позитивних думок у роботі помічника керівника
- •83. Позитивні переконання у секретарській діяльності
- •84. Формування позитивного налаштування секретарем організації
- •85. Значення позитивного мислення для помічника керівника
84. Формування позитивного налаштування секретарем організації
Позитивне налаштування – це короткочасне внутрішнє само налаштування, віра в те, що в даний момент все вийде найкращим чином.
За своїм призначенням налаштування і переконання дуже схожі – обидва направлені на те, що дуже схожі – обидва направлені на те, щоб допомогти людині отримати бажане, активізувати потрібні особисті якості і змінити життєві події на краще.
Зокрема, позитивне налаштування дозволяє вирішувати проміжні питання на шляху до досягнення глобальної мети.
Позитивне налаштування допомагає нейтралізувати напругу, неспокій, сумніви.
Позитивне налаштування, які переконання, функціонують в підсвідомості, яке в свою чергу впливає на думки, психічні процеси і емоційну сфери.
Як правило, дія позитивного налаштування настає через 10-15 хв після приговорювання фраз.
Принципи створення позитивного налаштування: правильно будувати фрази; почуття успіх; покладання на себе відповідальності за свої дії; впевненість в досягненні результату; активізація потрійних якостей особистості.
Формування позитивного налаштування потрібно проводити безпосередньо перед самою подією.
Проговорювати позитивні фрази бажано за кілька хвилин до початку події.
Переконання може бути пов’язане з особистістю людини, оточуючими людьми, життєвими обставинами, взаємодією з оточуючим світом. Наприклад, «Життя прекрасне», «Я хороший працівник», і т. д.
Від того, які переконання –негативні чи позитивні – перебувають в вашій свідомості і підсвідомості, залежать почуття і емоції, які ви будете відчувати, дії, які будете робити розвиток подій у вашому житті і ваше ставлення до себе.
Потрібно складати список негативних подій та їх причин.
Поширена помилка багатьох людей, які починають працювати з переконаннями – прагнення перебороти свої негативні переконання, в результати чого вони ще більше вкорінюються в життя. Ефективний спосіб замінити негативні переконання позитивними
Аффірмація*
Не чекайте швидкого результату. Вчені встановили, що формування нових якостей (навички, вміння, привички) відбувається протягом 21 дня, і ще мінімум 2-3 тижні необхідно для того, щоб вони закріпилися в підсвідомості і перейшла в автоматичний режим.
Якщо ви захочете змінити щось у своєму житті, то обов’язково доб’єтеся успіху. Просто почніть робити те, що зробить ваше життя кращим, прямо зараз!
85. Значення позитивного мислення для помічника керівника
Для того щоб частіше думати про хороше, потрібно викликати у собі позитивні думки у вільний від роботи час. Наприклад під час перериву, замість того щоб про думати про те яку роботу ще потрібно зробити, дайте собі можливість відпочити – пере загрузіться, помрійте про те, як ви досягаєте успіху, йдете у відпустку або купуєте бажану вам річ. Це водночас і приємно і корисно.
Позитивний настрій допомагає людині досягти бажаного в даний момент часу. Він добре впливає на формування впевненості в собі і своїх силах, виробляє бажання досягти більшого і кращого.
Наприклад налаштування «я успішно проведу бесіду з цією особою і отримаю бажаний результат від переговорів з нею» допоможе вам досягти впевненості в собі перед важливою діловою зустріччю досягти позитивних емоцій, які допоможуть вам досягти успіху у майбутньому.
Часто буває так що слова і дії оточуючих зачіпають вас, викликають почуття обіди і негативні емоції. Кожного разу будучи в такій ситуації задумайтесь що таке страшне відбулося, що ви так сильно образились і розчарувалися.
Наприклад співробітниця обіцяла допомогти і не допомогла: керівник зробив вам зауваження за якусь незначну помилку, колега забув привітати з професійним святом. Виділіть подібній ситуації і подумайте над нею.
Думайте так: співробітниця не допомогла, але пояснила причину і вибачилась, у неї і справді не було можливості допомогти. Керівник зробив зауваження: але і на то він і курівник щоб контролювати процеси і роботу підлеглих для того щоб досягти бажаних результатів. Колег забув привітати: ну і що тут такого, всі щось забувають: хтось через свою неуважність а хтось через зайнятість.
Роблячи схожий аналіз ви навчитеся бачити причини помилок або небажаних для вас дій інших людей, а значить допомагати і розуміти людей.
Щоб контролювати негативні емоції і відчуття потрібно повністю їх відхиляти і не дозволяти щоб вони нами заволодівали. В цьому вам допоможуть правила до прийому регулювання своїми емоціями.
Наприклад, усвідомлюючи те, що опинилися у власності негативних емоцій скажіть подумки « стоп» і почніть глибоко дихати і при цьому говоріть про позитивні переконання « Я спокійна, я володію собою і легко можу справитися з бушуючи ми всередині мене поганими емоціями».
Щоб в кожній складній ситуації знаходити хороші можливості необхідно навчитися абстрагуватися від обставин – припинити співвідносити їх з собою. Це дозволить подивитися на складну ситуацію зі сторони, об’єктивно її оцінити.
