8. Табу професії помічника керівника

Відповідно до завдань, які виконує помічник керівника, його називають права рука, довірене лице, з’єднуюча ланка, особистий асистент. Але повністю визначити функції помічника керівника не можливо. Найти доброго помічника – задача важка в будь-який час.

Позиція помічника керівника потребує певних амбіцій. зрілості, хорошої освіти. Від помічника керівника вимагається вміти: планувати і пов'язувати між собою багаточисельні і різноманітні заходи, зводити в єдиний результат зусилля кількох людей, контролювати процеси, самостійно находити шляхи вирішення завдань.

У помічника керівника багато психологічних нагрузок, адже йому потрібно вміти правильно оцінювати ситуацію і правильно визначати свою роль при вирішенні різних питань, контролювати і організовувати багато справ.

В будь-якій професії професії існують свої табу, знання яких помагає впевнено діяти в будь-яких, навіть скрутних ситуаціях. Існують вирази, яких потрібно уникати при діловому спілкуванні: Я незнаю, краще сказати гарне питання.....Я уточню для вас цю інформацію; Ми не зможемо це зробити. навіть, якщо відвідувач звернувся не по тій адресі. замість того, щоб йому відказати, краще запропонуйте йому викласти ще раз суть прблеми. І за цей час ви зрозумієте, чим зможете бути корисні цій людині, і знайдете рішення.; Ви повинні, краще сказати Краще всього було б...., чи Для вас має значення..; Ні. Відмовляти людям так, щоб не залишалося негативних вражень чи поганого відношення і передумови до конфліктів.

4 не можна:

"Своїх і в стаї не кусають". Помічнику керівника потрібно бути своїм в стаї, щоб потрібний момент отримати підтримку від колег.

На людей не повинно впливати ваш настрій, коли у вас щось не получається. В спілкуванні з керівником і колегами необхідно залишати за кадром свої симпатії та антипатії, особисті переживання і емоції.

Не можна опускати руки в важких ситуаціях. Знаходячись в епіцентрі офісного життя. помічник керівника не має права піддаватись паніці.

Не можна порушувати етичні межі. Поряд з професійними навичками від персонального помічника вимагається відданість керівнику і очолюваної ним компанії.

Головна цінність цієї професії - здатності залишатися на другому плані, бути надійною опорою і цей час зберігати стан готовності і в будь-який момент вийти вперед.

9. Офіційна градація секретарів

Офіційна градація секретарів здійснюється за допомогою Національного класифікатора України ДК 003–2005 і Класифікатора професій (КП). КП створена на основі Міжнародної стандартної класифікації професій (1988 р.). З радянських часів існує Загальносоюзний класифікатор професій працівників, посад службовців і тарифних розрядів.

В Кваліфікаційному довіднику посад керівників, спеціалістів та інших службовців (Росія, 1998 р.) названо такі види робіт:

• секретар-машиністка;

• секретар незрячого спеціаліста;

• секретар керівника;

• секретар стенографістка;

• вчений секретар.

Перелік професій за Національним класифікатором України поділяється на чотири рівні. Професія власне секретаря відноситься до четвертого рівня.

Перший рівень:

• керівні працівники апарату центральних органів державної влади;

• керівні працівники апарату місцевих органів державної влади;

• керівники фінансових, бухгалтерських, економічних, юридичних та адміністративних підрозділів (завідувач канцелярії, головний архівіст, завідувач секретаріату, начальник управління, керівник департаменту, начальник бюро);

• менеджер з питань комерційної діяльності та управління (управитель з адміністративної діяльності).

Другий рівень:

• наукові співробітники (документознавець);

• філологи, лінгвісти, перекладачі (перекладач-секретар сліпого вчителя).

Третій рівень:

• агенти зі зайнятості і трудових контрактів (адміністративний помічник);

• помічники керівників виробничих та інших підрозділів (виробничого підрозділу і т.д.);

• помічники керівників малих підприємств без апарату управління;

• інші помічники (помічник члена комісії);

• організатори діловодства в державних установах;

• організатори діловодства (види економічної діяльності);

• організатори діловодства (в системі судочинства).

Четвертий рівень:

• стенографістки і друкарки;

• оператори машин для оброблення текстів і подібні професії (оператор комп’ютерного набору, оператор комп’ютерної верстки, оператор копіювальних та розмножуючих машин);

• секретарі (асистент референта, власне секретар, секретар керівника установи, секретар навчальної частини або диспетчер, секретар незрячого фахівця, секретар-друкарка, секретар-стенографістка, диспетчер факультету);

• службовці на складах (конторський службовець);

• службовці, що зайняті в бібліотеці чи роботою з картотекою (архіваріус), оброблювач інформаційного матеріалу, підбирач довідкового та інформаційного матеріалу, конторський службовець);

• переписувачі та діловоди (діловод, конторський службовець у сфері документознавства, писар);

• службовці з інформування довідок (адміністратор).