10. Секретар-референт та офіс-менеджер: порівняння професій

Утворення назви професії унаслідок подвоєння двох професійних назв буде помилковим, якщо такого подвоєння не міститься в Класифікаторі професій. Міжнародна стандартна класифікація професій рекомендує у разі виконання завдань і обов’язків різних професій чи посад класифікувати таку роботу відповідно до того, завдання і обов’язки якої потребують більше часу і зусиль. Якщо час витрачається приблизно однаково, то необхідно обрати таку назву роботи, виконання завдань і обов’язків якої вимагає вищої кваліфікації працівника відповідно до розділів КП.

Слово «секретар» походить від латинських слів «secretaries» – довірена особа, чиновник та «secretus» – особливий, таємний, прихований.

Слово «референт» - це особа, яка складає реферат; це службова особа, що є доповідачем, консультантом з певних питань.

11. Посадові обов’язки різних категорій секретарів

Виділяють такі категорії секретарів:

• секретар приймальні;

• секретар на телефоні;

• завідувач господарством;

• секретар офісу;

• завідувач канцелярії;

• організатор діловодства;

• персональний секретар;

• вчений секретар.

Секретар приймальні – обслуговує відвідувачів офісу, працює з кореспонденцією, відповідає на телефонні дзвінки і переадресовує їх на направленням.

Секретар на телефоні – приймає телефонні дзвінки, переадресовує їх по відділах, надає телефонні довідки, за дорученням керівника зв’язується з партнерами, співробітниками і т.д.

Технічний секретар – працює з офісною технікою, контролює її правильну експлуатацію.

Завідувач господарством – бере на себе господарські обов’язки (придбання приладів, їх зберігання, ремонт, догляд за приміщеннями і т.д.).

Секретар офісу – приймає й аналізує кореспонденцію, готує проекти документів, організовує роботу з документами, виконує доручення керівника, є координатором роботи офісу.

Завідувач канцелярії – керівні обов’язки діловодно-секретарського типу.

Персональний секретар – помічник директора, президента, довірена особа; постійно супроводжує керівника.

Вчений секретар – потрібне вчене звання, крім вищої освіти, працює в освітніх наукових установах. Вчений секретар повинен знати:

• наукові проблеми відповідної галузі науки і техніки;

• вітчизняні та іноземні досягнення у даній сфері;

• проблеми розвитку економіки даної сфери;

• діюче законодавство, що регулює захист авторських прав і патентів;

• порядок організації фінансування і втілення і життя наукових досліджень і розробок;

• методи організації праці наукових співробітників.

12. Кваліфікаційна характеристика помічника керівника

Кваліфікаці́йна характери́стика — це нормативний документ компетентного фахового органу, погоджений із замовником кадрів, у якому формулюються вимоги до професійних якостей, знань і умінь фахівця, що необхідні для виконання завдань професійної діяльності згідно з потребами ринку праці.

Кваліфікаційна характеристика складається з трьох розділів: завдання та обов’язки, повинен знати, кваліфікаційні вимоги.