3. Операції вечірніх кас

Вечірні каси створюються для поліпшення обслуговування клієнтів і для залучення готівкових коштів. Саме тому банки значну увагу приділяють питанням прийняття вечірніми касами мішків (сумок) із готівкою від інкасаторів. Діяльність вечірніх кас прямо пов,язана з функціями кас перерахунку.

Вечірні каси приймають гроші від підприємств, установ, організацій і населення після закінчення операційного дня. Жодних видаткових операцій не проводиться.

Функції операційного працівника за операціями вечірньої каси виконує бухгалтер-контролер, з яким укладається угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за зберігання грошей, що надходять до вечірньої каси. Бухгалтер-контролер має право контрольного підпису від імені установи банку прибуткових документів, а також супровідних відомостей до сумок з грошовою виручкою.

Особа, що здає готівку, заповнює прибутковий документ на внесення готівки і передає його бухгалтеру-контролеру, який після перевірки передає його касиру. Прийнявши готівку касир підписує всі три частини об,яви про внесення готівки, проставляє штамп «Вечірня каса». Квитанція за двома підписами (контролера і касира), засвідчена печаткою вечірньої каси, видається здавачу грошей.

Закінчивши приймання грошей касир і контролер звіряють суму готівки з даними касового журналу і прибуткових документів і підписують журнал.

Після закінчення роботи вечірньої каси готівка, касові документи, журнал і печатку замикають на два ключі (касира і контролера) у сейфі, який опечатують їхніми печатками і здають під охорону з розпискою в контрольному журналі осіб, які допущені до грошових сховищ.

На початку наступного робочого дня працівники вечірньої каси приймають сейф від охорони, здають гроші та документи під розписку завідувачу каси. Після перевірки контролер передає касовий журнал головному бухгалтеру.

Схема руху готівкових коштів, що поступають від інкасаторських бригад у вечірніх касах:

1). Старший бригади інкасаторів здає мішки із виручкою касиру в присутності всіх інкасаторів цієї бригади; водій авто перебуває в приміщенні банку або в машині до зацінкчення приймання сумок із цінностями.

2). Здаючи мішки інкасатори пред'являють контролеру накладні до сумок з виручкою, а до сумок із валютою – супровідні відомості та явочні картки.

3). Контролер перевіряє відповідність записів у накладних і явочних картках та реєструє сумки в журналі обліку прийнятих сумок, мішків з готівкою та порожніх.

4). У міру реєстрації контролер передає касиру накладні , а за даними записів у явочних картках установлює кількість і номери порожніх сумок, що не були використані в процесі інкасації, що треба повернути до каси. Він перевіряє відповідність кількості сумок, що здають інкасатори до каси, даним довідки про видачу інкасаторських сумок і явочних карток. Завершивши первинні процедури контролю, контролер явочні картки повертає інкасаторам.

5). Касир проводить контроль зовнішніх параметрів сумок (цілісність пломб) і їх відповідність засвідченим зразкам, відповідність номерів сумок зданих інкасатором, номерам зазначеним у накладних.

6). Прийнявши сумки за кожним маршрутом, контролер і всі інкасатори підписують два примірники журналу прийнятих сумок із готівкою та порожніх мішків. Другий примірни, скріплений печаткою вечірньої каси, видають старшому бригади інкасаторів.

7). Касир під контролем бухгалтера-контролера підраховує кількість сумок, що здають у грошове сховище (сейф), і завіряє її відповідність кількості, зазначеній у журналі обліку прийнятих сумок з готівкою та порожніх. Сейф замикають двома ключами, один із котрих зберігається у касира, другий – у бухгалтера-контролера.

8). Підсумковим документом проведеної роботи є складання довідки про прийняття вечірньою касою сумки із готівкою та порожніх мішків.

Під час виконання цих процедур проводиться контроль дефектності сумок. Якщо виявлені зовнішні пошкодження, чи невідповідність сум, зазначених у накладних, касир в присутності контролера та інкасаторів, розкриває сумки та перелічує гроші.

Після завершення роботи складається акт у трьох екземплярах за підписами всіх осіб, із зазначенням дати та часу відкриття сумки та її номера, описом дефектів і зазначенням суми, виявленої при підрахунку.

Перший примірник акту – залишається у справі банку із супровідними документами, другий – з повідомленням про факт нестачі і речовим доказом передається правоохоронним органам (при нестачі), третій – надсилається організації, що здала готівку.

За підсумком роботи вечірньої каси вранці наступного дня касир і контролер здають:

• сумки із проінкасованою грошовою виручкою, накладні й супровідні відомості, а також порожні сумки – в касу перерахунку;

• сумки з готівкою кас банку при підприємствах і накладні до них під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою – завідувачу каси. Зіставивши фактичну наявність грошей із супровідними відомостями, завідувач підписує її та накладну до неї і передає накладнк до операційної каси для зарахування грошей на рахунок контрагента, а супровідні відомості – для включення до касових документів дня.

Перелічування готівки, прийнятої вечірніми касами, проводиться касами перерахунку.