Предварительная проверка

Рис. 4.2.1. Схема процесса сертификации лесоуправления.

На основании результатов оценки аудиторы составляют отчет, в котором либо формулируется рекомендация о выдаче претенденту сертификата, либо, если установлены невыполненные требования стандарта, выносится решение по последующим корректировочным действиям.

По результатам аудита проверяемому предприятию могут быть определены различные корректирующие воздействия:

• Значительные несоответствия (пока данные требования не будут устранены, решение о выдаче сертификата аудиторской компанией не принимается).

• Незначительные несоответствия (требования, на устранение которых дается определенное время, с принятием одновременного решения о выдаче сертификата).

• Наблюдения (требования, которые носят рекомендательный характер и не оказывают влияния на принятие решения о выдаче сертификата).

Пример первый. Индикатор Российского национального стандарта 6.5.5. предписывает: «Складирование ГСМ и стоянка технических средств не допускается в водоохранной зоне и на льду водотоков и водоемов». Во время полевой проверки аудиторы наблюдали, что ремонт лесозаготовительной техники производится на берегу реки в водоохраной зоне, что, кроме того, противоречит действующему законодательству РФ. В результате предприятию выставлено значительное несоответствие. Срок устранения после основного аудита определен 3 месяца. В случае невыполнения продлевается еще на три месяца. В случае невыполнения на протяжении всех 6 месяцев новый срок определяется по согласованию с органом по сертификации. Если же значительное несоответствие выставлено по результатам ежегодного аудита, то на его устранение предприятию дается три месяца. По истечении определенного срока, в случае невыполнения значительного несоответствия, действие сертификата приостанавливается, а его последующее возобновление осуществляется в соответствии с процедурой органа по сертификации.

Пример второй. Индикатор Российского национального стандарта 1.3.1. предписывает: «Работники ознакомлены с содержанием конвенций Международной организации труда (а также «Свода практических правил 1998 года о безопасности и гигиене труда в лесном секторе»), Конвенции СИТЕС, Конвенции о биологическом разнообразии, Рамсарской конвенции, Конвенции об охране Всемирного культурного и природного наследия и двусторонних соглашениях, ратифицированных Российской Федерацией». Во время проверки аудиторы выявили, что из всего списка необходимых документов отсутствует «Свод практических правил 1998 года о безопасности и гигиене труда в лесном секторе». В результате предприятию выставлено незначительное несоответствие и определен срок его устранения «до следующего аудита».

Пример третий. Индикатор Российского национального стандарта 1.6.6. предписывает: «Должна проводиться разъяснительная работа и обучение персонала содержанию требований Российского национального стандарта ЛПС». Во время проверки установлено, что подобная работа проведена, о чем свидетельствуют протокола обучения специалистов разных подразделений предприятия. Однако при полевой проверке выяснилось, что вновь принятый на работу мастер леса не владеет информацией о требованиях стандарта, по которому проводится аудит системы лесоуправления. В результате предприятию выставлено наблюдение: «Систематизировать обучение персонала требованиям стандарта».

Согласованный с заказчиком отчет по результатам аудиторской оценки, передается на рассмотрение нескольких (обычно 2-3) независимых экспертов. На основании своей профессиональной компетенции и опыта они оценивают выполненную работу, рекомендации аудиторов и своей рецензией либо поддерживают решение о выдаче сертификата, либо предлагают меры по устранению выявленных недостатков, в т.ч. и по работе группы аудиторов по сертификации предприятия.

Если все предыдущие этапы привели к положительному результату, органом по сертификации выдается предприятию сертификат Лесного Попечительского Совета установленного образца. Сертификат выдается на пять лет. При этом владелец сертификата должен ежегодно подтверждать, что система лесоуправления соответствует требованиям стандартов. Использование кода сертификата и логотипа ЛПС на продукции и сопроводительных документах предприятия, также как и в рекламных целях строго регламентированы документами ЛПС и контролируется органом по сертификации. Поэтому владельцам сертификатов целесообразно все возникающие вопросы решать через специалистов аудиторской компании.

Вся вышеописанная процедура рассчитана на предприятия, осуществляющие управление лесами, и, при активной позиции работающих специалистов, обычно занимает от 3 до 6 месяцев. Продолжительность процесса сертификации зависит также от количества выявленных недостатков во время предварительного аудита. Время на проведение предварительного и основного аудитов органом по сертификации зависит от размеров управляемой территории, компактности, количества аудиторов и мощности предприятия.

Впоследствии орган по сертификации проводит ежегодные аудиты, которые должны проводится не реже 1 раза в год. Ежегодные аудиты могут проводится и чаще в зависимости от интенсивности эксплуатации лесных ресурсов, экологической чувствительности лесов к принимаемым управленческим решениям, опыта административно-управленческого персонала и количеству выставленных несоответствий. Ежегодные аудиты проводятся по той же схеме, что и основной аудит. Дополнительный аспект ежегодных аудитов – тщательная проверка выполнения несоответствий предыдущего аудита. Во время ежегодных аудитов в обязательном порядке фиксируются любые изменения в области сертификации, заявленные предприятием, а, именно, количество договоров аренды лесных участков, площадь, расчетная лесосека, границы участков, используемые техника, технологии на лесохозяйственных работах и при проведении лесозаготовительных операций и т.п. Также проверяется отчетность предприятия за прошедший период по различным направлениям производственно-хозяйственной деятельности: объемы и качество лесохозяйственных и лесозаготовительных работ, текучесть кадров, обучение персонала, количество несчастных случаев, использование химикатов, модернизация производства, и т.п. Кроме того, оценивается качество документооборота по движению сертифицированной продукции внутри предприятия и при ее реализации потребителям. Во время ежегодных аудитов проверяются все жалобы заинтересованных сторон на действия предприятия, если таковые зафиксированы, и реакция специалистов на поступившие обращения. Незапланированные аудиты проводятся в том случае, когда имеются доказательства невыполнения предприятием несоответствий, выставленных органом по сертификации.

В ажным моментом в процессе лесной сертификации является планомерная последовательность действий в улучшении системы лесоуправления оцениваемого предприятия. Иными словами показатели качества управления лесами не должны ухудшаться (рис. 4.2.2.). К примеру, при проведении предварительного аудита органом по сертификации зафиксирован низкий уровень качества лесоуправления в соответствии с требованиями Российского национального стандарта лесоуправления по схеме ЛПС. Во время основного аудита и ежегодного аудита в июле 2011 года произошли заметные позитивные изменения в данном направлении. Допустимо, когда уровень управления лесами по выполнению требований стандарта остается неизменным, как по результатам проверки в августе 2012 года, т.е. остается на том же уровне. Недопустимо, когда исполнение требований стандарта снижается. В данной ситуации предприятию выставляется ряд значительных несоответствий. Если их количество будет более пяти, то действие сертификата приостанавливается до того времени, пока они все не будут устранены.

Рис. 4.2.2. Схема последовательности оценки системы лесоуправления.

В процессе сертификации принимают участие аудиторы, ведущие аудиторы, а также могут привлекаться технические эксперты. Квалификационные требования для аудиторов и ведущих аудиторов в области лесоуправления регламентированы стандартом FSC-STD-20-004 «Квалификация аудиторов, проводящих сертификацию FSC», который, в свою очередь, отсылает к стандарту ISO 19011-2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента». В разделе 7 стандарта ISO 19011-2002 «Компетентность и оценка аудиторов» сформулированы ключевые критерии отбора аудиторов для оценки лесоуправления:

• концепция компетентности аудиторов;

• личные качества;

• знания и навыки;

• образование, опыт работы, обучение на аудитора и опыт проведения аудита;

• поддержание и повышение компетентности;

• оценка аудиторов.

Пример уровней образования, опыта работы, обучения по аудиту, опыта проведения аудитов для аудиторов, осуществляющих аудиты по сертификации систем экологического менеджмента (лесоуправления) приведены в таблице.

В свою очередь, аудиторские компании предъявляют следующие требования к аудиторам:

• Знание национальных, региональных и локальных нормативно-правовых актов и их применение на практике.

• Достаточно хорошее знание и применение на практике стандартов сертификации лесоуправления.

• Способность работать в группе.

• Умение быстро и полно записывать получаемую информацию.

• Независимость (отсутствие конфликта интересов).

• Способность самостоятельно формулировать корректирующие меры, не нарушая целостности процесса.

• Поддержка профессиональной этики.

• Использование здравого смысла при принятии решения.

Таблица

Требования к компетентности аудитора

Показатели компетентности	Аудитор	Ведущий аудитор
Образование	Высшее образование	Высшее образование
Общий опыт работы	Не менее 5 лет	Не менее 5 лет
Опыт работы в области лесоуправления	Как минимум 2 года из 5 общих лет работы	Как минимум 2 года из 5 общих лет работы
Обучение аудиту	40 часов обучения	40 часов обучения
Опыт аудита	4 полных аудита и не менее 20 общих дней стажировки. Аудиты должны проходить в течение 3 последних лет.	3 полных аудита и не менее 20 общих дней стажировки. Аудиты должны проходить в течение 3 последних лет.

Аудиторы должны подбираться и работать, как многоцелевая, независимая группа, способная выработать собственное заключение совместно с руководством предприятия. При оценке лесоуправления аудиторы должны самостоятельно выработать рабочие отношения со специалистами предприятия, лично входить в контакт с работниками предприятия, оценивать деятельность предприятия, а не выступать в роли консультантов. В процессе сертификации, аудиторы должны в письменной форме официально засвидетельствовать все выявленные недоработки в системе лесоуправления и быть готовы дать предложения или рекомендации по улучшению системы лесоуправления на предприятии. В то же время аудиторы не должны, на основании осмотра одного объекта, выносить решение по применяемым на предприятии методике работ, технологиям, лесохозяйственным приемам и т.п., пока не будет выполнена оценка по всем принципам и критериям ЛПС. Также аудиторам запрещается разглашать конфиденциальную информацию, природу которой определяет собственник.

При проведении аудита используется чек-лист (checklist) – проверочная таблица. Чек-лист обычный рабочий документ, с которым работает каждый аудитор непосредственно во время аудита. Фрагмент чек-листа приведен на рис. 4.2.3.

Форма чек-листа может иметь некоторые вариации, т.к. этот документ является внутренним документом аудиторской компании. Содержание должно в обязательном порядке включать Принципы и Критерии ЛПС в оригинальной трактовке без изменений, а также индикаторы и показатели используемого стандарта. В приведенном фрагменте оценочной таблицы использовался Российский национальный стандарт ЛПС. Следует особо отметить, что Российский национальный стандарт ЛПС имеет много ссылок и приложений, а также включает показатели, которые необходимо учитывать при аудите. Поэтому аудитору целесообразно полный текст стандарта постоянно иметь под рукой пока идет процесс его освоения.

Первое поле чек-листа включает индикаторы, второе - результаты проверки, третье - оценку и корректирующие меры. Аудитор самостоятельно, на основе проверки объекта сертификации, заполняет графу «результаты» и корректирующие меры. В качестве примера заполнения данных граф использован критерий 1.1.

Методика оценки разрабатывается и принимается каждой аудиторской компанией самостоятельно. При этом варианты оценок могут быть различными. Например, двухбалльная система оценки: 1) индикатор выполняется или 2) индикатор не выполняется.

ИНДИКАТОРЫ	РЕЗУЛЬТАТЫ	КОРРЕКТИРУЮЩИЕ МЕРЫ
1	2	3
Принцип № 1: Соответствие законодательству и принципам ЛПС
Критерий 1.1. При ведении лесного хозяйства должны уважаться все национальные и региональные законодательные акты, а также административные нормативы		Невыполнен
1.1.1. Должны соблюдаться требования действующего законодательства при создании или перерегистрации предприятия	На предприятии имеется Устав, принятый трудовым коллективом 02.03.1999 г. и зарегистрированный в МО «Ивановский муниципальный район» 14.03.1999 г. под номером 123456789, Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе №1234565676 от 27.03.1999 г., Свидетельство о внесении в единый государственный реестр юридических лиц №3636363677 от 01.04.1999 г.	2 Выполнен, корректирующих мер не требуется
1.1.2. Должны соблюдаться требования действующего законодательства при ведении лесного хозяйства и лесопользовании. Примечание: Основополагающие законы и нормативно-правовые акты в области управления лесами и охраны окружающей среды, которые должно соблюдать предприятие, приведены в приложении A, также необходимо соблюдать трудовое и миграционное законодательства.	При проведении лесозаготовительных работ комплексами в зимний период на вырубке остаются высокие пни.	1 Выполнен, незначительное несоответствие (устранить до следующей инспекционной проверки)
1.1.3. Предприятие должно обновлять свою базу данных по законодательству.	Специалисты производственно-технического отдела, имея технические средства, не обладают доступом к информационно-справочным системам.	2 Выполнен, наблюдение
1.1.4. Работники предприятия должны быть ознакомлены с изменениями в законодательстве, которое касается их деятельности.	Мастера леса не ознакомлены с «Правилами заготовки древесины», утвержденными 16.07.2007 г. и вступившими в силу.	0 Выполнен, значительное несоответствие (устранить в течение 3 месяцев)

Рис. 4.2.3. Фрагмент чек-листа (проверочной таблицы).

Пятибалльная система оценки представлена следующим образом:

1. Выполнение критерия в целом не обеспечивает хороший уровень управления лесами. То есть, либо имеются признаки плохого управления, либо существует большая вероятность этого, если не будут предприняты меры по исправлению положения.

2. Основные требования критерия выполняются, но некоторые элементы управления должны быть улучшены, с тем чтобы гарантировать хороший уровень управления в долгосрочной перспективе.

3. Оценка 3 означает, что уровень управления соответствует размеру, типу и структуре предприятия, т.е. уровень управления можно оценить как удовлетворительный.

4. Оценка 4 означает очень высокий уровень соответствия критерию. Оценка 4 ставится в случае, когда предприятие преодолело определенные трудности на пути достижения данного уровня соответствия критерию или когда очень высоко оцениваются лишь отдельные стороны соответствия критерию, тогда как другие – оцениваются слабо.

5. Оценка 5 ставится при особо выдающихся успехах по выполнению требований какого-либо критерия, в случае внедрения каких-либо новшеств или высочайшего уровня управления. Оценка 5 может ставиться как за технические, так и за социальные и экологические аспекты управления.

В приведенном выше фрагменте чек-листа использована трехбалльная система оценки:

• 0 – требования данного индикатора совершенно не выполнены и аудитор принимает решение выставить «значительное несоответствие» (см. 1.1.4.);

• 1 - требования данного индикатора не выполнены частично и аудитор принимает решение выставить «незначительное несоответствие» (см. 1.1.2.);

• 2 - требования данного индикатора выполнены в полном объеме и аудитор принимает решение выставить «выполнено» (см. 1.1.1.). Возможны случаи, когда аудитор принимает решение выставить «наблюдение» (см. 1.1.3.).

Ориентировочные подходы к принятию консолидированного решения по результатам аудита заключаются в следующем.

1. В случае, когда хотя бы по одному индикатору выставлено значительное несоответствие критерий и весь принцип считаются невыполненными. Если закрыто не менее половины индикаторов по данному критерию, как исполненные, то критерий считается выполненным. Если закрыто не менее половины критериев по данному принципу, как исполненные, то принцип считается выполненным. При выполнении предприятием всех принципов, аудиторы могут рекомендовать органу по сертификации выдать сертификат предприятию.

2. Между требованиями, представленными, как «незначительное несоответствие» и грубыми отклонениями, приведшими к выставлению «значительного несоответствия» существует принципиальное различие. В случае если то или иное «незначительное несоответствие» не реализуется в установленные сроки, то оно автоматически переходит в статус «значительное несоответствие». Максимальный срок для выполнения «значительного несоответствия» владельцем сертификата составляет три месяца. Если то или иное «значительное несоответствие» не выполняется предприятием в установленные сроки, действие сертификата автоматически приостанавливается. Основанием для возобновления действия сертификата служит выполнение данного «значительного несоответствия». При выставлении предприятию 5 и более значительных несоответствий действие сертификата автоматически приостанавливается. Приостановка действия сертификата может привести к его последующему изъятию.

В части 2 «Применение», разделе 8 «Принятие решений по сертификации» Российский национальный стандарт добровольной лесной сертификации по схеме Лесного Попечительского Совета приведен механизм принятия решения по результатам проверки системы лесоуправления аудиторскими компаниями на территории России.

Кроме сертификации отдельного предприятия существует групповая сертификация системы лесоуправления и мульти-сайт сертификация холдингов, что регламентировано стандартом Лесного Попечительского Совета FSC-STD-20-007 «Оценка лесоуправления», который, в свою очередь, предписывает использование сопутствующих стандартов ЛПС. При групповой сертификации в качестве субъектов лесной сертификации может выступать группа предприятий, в состав которых должно входить не менее 3 юридически самостоятельных единиц, имеющих долгосрочные права на управление лесными участками (аренда). При этом должна быть управляющая компания, которая несет ответственность за выполнение требований сертификации членами группы. В качестве управляющей компании может выступать какое-либо предприятие-член группы или юридически самостоятельная компания. Чаще всего данную позицию занимает управляющая компания холдинга. Мульти-сайт сертификация применяется к холдингам, имеющим множество предприятий, управляемых региональными подразделениями. Например, Офис крупного холдинга находится в Москве, а часть лесозаготовительных и перерабатывающих предприятий на Северо-Западе России, часть – на Урале, часть – на Дальнем Востоке. В каждом регионе создана управляющая группа, выполняющая административные функции по группе своих предприятий. Все вместе предприятия холдинга являются одним юридическим лицом и все имеющиеся договора аренды лесных участков оформлены на данное юридическое лицо.

При групповой и мульти-сайт сертификации орган по сертификации часть полномочий передает управляющей компании или центральному офису холдинга, которые должны разработать письменные процедуры по управлению группой (производственными площадками) и проведению внутренних аудитов, подготовить персонал для выполнения данной работы и представить аудиторам органа по сертификации доказательства качественного исполнения данных полномочий.

В руководстве по управлению группой прописываются следующие позиции:

• используемые термины и определения;

• политика группы в отношении принципов и критериев Лесного Попечительского Совета;

• организационная структура управления группового объединения;

• распределение обязанностей группового объединения;

• порядок приема членов группы;

• руководство членами группы;

• исполнение принципов и критериев ЛПС;

• несоответствия по результатам аудитов;

• порядок проведения корректирующих действий;

• процедура выхода из группового объединения;

• процедура исключения членов группы из группового объединения;

• повторное принятие членов группы;

• приостановка действия сертификата по результатам внешнего аудита;

• изъятие сертификата по результатам внешнего аудита;

• внутренняя цепочка поставок лесной продукции;

• использование торгового знака ЛПС;

• членские взносы;

• информирование и коммуникации;

• совещания членов группы;

• порядок рассмотрения жалоб;

• перечень конфиденциальной информации;

• порядок сохранности документации и др.

Формируя группу, управляющая компания добивается от своих членов неукоснительного соблюдения требований, изложенных в рассматриваемых документах. В случае грубого нарушения определенных требований или систематического невыполнения предписаний по результатам внутреннего и внешнего аудитов управляющая компания имеет рычаги воздействия на члена группы, вплоть до его исключения.

В процедуре проведения внутренних аудитов прописываются следующие позиции:

• общие положения

• основные этапы внутреннего аудита

• планирование внутреннего аудита

• подготовка к проведению внутреннего аудита

• проведение внутреннего аудита

• составление отчета об аудиторской проверке

• разработка корректирующих действий

• контроль за выполнением корректирующих действий

• ответственность за выполнение требований регламента и др.

Целью внутренних аудитов членов группы является определение степени исполнения предприятиями требований сертификации лесоуправления, оценка выполнения корректирующих мер, определенных органом по сертификации, идентификация направлений потенциального улучшения системы лесоуправления. Внутренние аудиты проводятся персоналом управляющей компании по ежегодно разрабатываемой и утвержденной программе аудитов.

Преимущества при групповой сертификации и мульти-сайт сертификации холдинга, заключаются в следующем:

• предприятия несут меньшие затраты на сертификацию в целом, нежели при сертификации отдельного предприятия-члена группы;

• управляющей компании делегируются права на принятие и исключение членов группы, проведение внутренних аудитов предприятий группы (при этом управляющая компания должна иметь внутренние документы, регламентирующие процедуру руководства группой и внутреннего аудита);

• связь с аудиторской компанией осуществляет только управляющая компания.

Важным моментом при групповой и мульти-сайт сертификации системы лесоуправления является то, что выявленные несоответствия даже по одному члену группы распространяются на всю группу.

Также субъектами лесной сертификации могут выступать предприятия, имеющие небольшие территории, на которых они осуществляют управление лесами невысокой интенсивности (SLIMF – small and law intensity managed forests). К примеру, в США и Канаде площадь таких территорий ограничена 1000 га. В российском национальном стандарте не предусмотрено особых правил и исключений для такого рода хозяйств. Однако критерии их выделения в настоящее время разрабатываются. Данные предприятия также могут сертифицироваться, как отдельное предприятие, так и группа предприятий, где в роли управляющей компании может выступать любое юридическое лицо, избранное членами группы.

Опыт сертификации лесоуправления в России показывает, что инициатива получения сертификата ЛПС, признаваемого в разных странах мира, исходит от экспортеров лесной продукции. Причины тому множество, но основные из них заключаются в том, чтобы не потерять освоенные рынки сбыта продукции, либо выйти на новые. Ведущая роль в этом принадлежит холдингам. Во-первых, интегрированные структуры оперируют большими объемами реализуемой продукции, во-вторых, имеют значительные возможности модернизации производств, в-третьих, располагают финансовыми средствами, в-четвертых, обладают рычагами воздействия на собственные структурные подразделения и, на наш взгляд, самое важное – беспокоятся об имидже компании.

Существующая практика сертификации системы лесоуправления холдингов в России насчитывает несколько различных вариантов:

1. Сертификация отдельных предприятий холдинга по инициативе руководства отдельного предприятия при поддержке управляющей компании.

2. Сертификация отдельных предприятий холдинга по инициативе управляющей компании.

3. Сертификация холдинга, как отдельного предприятия.

4. Групповая сертификация предприятий холдинга.

5. Мульти-сайт сертификация (сертификация компании со множеством производственных площадок).

Такое многообразие подходов к оценке лесоуправления в холдингах обусловлено разными причинами:

• наличие долгосрочных прав на управление лесами;

• поднятие рейтинга производственных предприятий;

• получение подробной информации о сертификации;

• наработка и приобретение опыта;

• оптимизация затрат на аудит и подготовку предприятий к сертификации;

• создание условий эффективного воздействия на структурные подразделения холдинга;

• наличие довольно большого количества юридических лиц в холдинге;

• использование услуг подрядных и субподрядных организаций.

При этом необходимо учитывать, что все перерабатывающие предприятия холдинга одновременно проходят процедуру сертификации по стандартам цепи поставок.