3.Организация как система управления
3.1. Суть представления об организации как о системе управления
Общая теория систем непосредственно связана с математической логикой и изучает такие общие для любых систем объекты, как вход, процесс, выход, цель, обратная связь, а также функционирование, рост, развитие, взаимодействие и др. Она вооружает различные науки, в том числе экономику, весьма плодотворным системным подходом.
Системный подход в самом общем виде – это признание того, что объектом исследования является система. Следует отметить, что не существует единственного и общепризнанного определения системы. Будем использовать следующее определение: система (от греч. systema – целое, составленное из частей, соединение) – множество динамически взаимосвязанных элементов, каждый из которых не обладает свойством, присущим целому, т.е. системе.
Система – это совокупность элементов, находящихся в связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство (рис. 3.1.1).
Рис. 3.1.1. Понятие системы
Элемент системы – это неделимая в рамках данной системы, обособленная ее часть со своими специфическими чертами, свойствами и назначением. Элементы считаются взаимосвязанными, если они накладывают взаимные ограничения на поведение (функционирование, изменение) друг друга. Любая обособленная часть системы образует ее подсистему. Все, что не входит в систему, является для нее внешней средой.
По мнению Р. Акоффа, совокупность из двух и более элементов становится системой, если она удовлетворяет трем условиям:
поведение каждого элемента влияет на поведение целого;
поведение элементов и их воздействие на целое взаимозависимы;
элементы взаимосвязаны таким образом, что в совокупности не может возникать независимых подсистем.
Все организации являются системами. Поскольку люди в общем смысле являются компонентами организаций (социальные компоненты), вместе с техникой, которая используется для выполнения работы, они называются социотехническими системами.
Организация как система обладает следующими свойствами: целостностью, эмерджентностью, гомеостазисом, структурированностью.
Целостность системы означает единство элементов, позволяющее выделить систему из окружающей среды по ее системному свойству. Создание целого осуществляется путем интеграции, т.е. объединения частей в единое целое, в котором каждый структурный элемент занимает строго определенное место.
Понятие целостности неразрывно связано с понятием эмерджентности, которая подразумевает наличие у системы качественно новых свойств, отсутствующих у ее составных частей. Это означает, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них.
Гомеостазис – это свойство устойчивости, благодаря которому система всегда стремится восстановить нарушенное равновесие, компенсируя изменения, возникающие под влиянием внешних факторов. Понятие гомеостазиса пришло из биологии, в которой этот термин означает способность живых организмов поддерживать внутренние характеристики в узких физиологически определенных границах. В организации формой проявления гомеостазиса может быть, например, неприятие неформальной группой какого-либо подразделения нового сотрудника.
Структурированность — возможность выделения элементов системы и распределение между ними ролей. При оптимальном распределении ролей (специализации и кооперации) достигается наивысшая эффективность системы.
В терминологии системного подхода управление – это воздействие управляющей подсистемы на управляемую, направленное либо на сохранение основных качеств системы в условиях изменения среды, либо на выполнение некоторой программы действий управляемой подсистемой, либо на достижение определенной цели (целей).
Управляющей называется подсистема, воздействие которой определяет и обусловливает поведение другой подсистемы. Другая, подчиненная подсистема, называется управляемой. Если управляющая подсистема является человеко-машинной, она называется субъектом управления, а управляемая – объектом управления.
Системы управления, ориентированные на достижение цели, называются целенаправленнъши, остальные – нецеленаправленными. Очевидно, что целенаправленные системы управления предполагают наличие в них субъекта, т.е. участия в управлении человека.
Связь между организацией и управлением состоит в том, что система управления является частью организации, а организация как процесс есть часть управления.
Существуют два основных типа систем (рис. 3.1.2).
Рис. 3.1.2. Типы систем
Таким образом, в соответствии с теорией систем менеджеры должны рассматривать организацию как открытую социально-экономическую систему, которая состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и направлена на достижение разнообразных целей во взаимодействии с изменяющейся внешней средой.
Особенности социально-экономических систем:
изменчивость (нестационарность) отдельных параметров системы и стохастичность ее поведения;
уникальность и непредсказуемость поведения системы в конкретных условиях и вместе с тем наличие у нее предельных возможностей, определяемых имеющимися ресурсами;
способность противостоять разрушающим систему тенденциям;
способность адаптироваться к изменяющимся условиям;
способность изменять свою структуру и формировать варианты поведения;
способность и стремление к целеобразованию, т. е. формированию целей внутри системы.
Модель организации как открытой системы в упрощенном виде представлена на рис. 3.1.3.
Входами модели являются получаемые организацией из окружающей среды информация, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Организация в процессе преобразования обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги – выходы организации, которые она передает в окружающую среду. В ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов в том случае, если управление в организации является эффективным. В результате появляются дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.
Рис. 3.1.3. Организация как открытая система
Одна из наиболее популярных в 1980-е гг. системных концепций менеджмента – это теория «7-S», авторами которой являются исследователи консультативной фирмы «МакКинси» Т. Питерс и Р. Уотерман, написавшие известную книгу «В поисках эффективного управления».
Согласно данной теории эффективная организация формируется на базе семи взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых требует соответствующего изменения остальных шести. По-английски название всех этих составляющих начинается на «s», поэтому концепция получила название «7-S».
Ключевыми составляющими являются:
стратегия (strategy) – планы и направления действий, определяющие распределение ресурсов, фиксирующие обязательства по осуществлению определенных действий во времени для достижения поставленных целей;
структура (structure) – внутренняя композиция организации, отражающая деление организации на подразделения, иерархическую субординацию этих подразделений и распределение власти между ними;
системы (system) – процедуры и рутинные процессы, протекающие в организации;
штат (staff) – ключевые группы персонала организации, их характеристики по возрасту, полу, образованию и т.п.;
стиль (style) – стиль управления и организационная культура;
квалификация (skills) – отличительные возможности ключевых людей в организации;
разделенные ценности (shared values) – смысл и содержание основных направлений деятельности, которые организация доводит до своих членов.
В соответствии с данной концепцией только те организации могут эффективно функционировать и развиваться, в которых менеджеры могут содержать в гармоничном состоянии систему, состоящую из перечисленных семи составляющих.
Рассмотрим более подробно понятие «организация».
Понятие организации с течением времени претерпело ряд существенных изменений. На начальном этапе организация представлялась как структура любой системы. Когда «менеджмент» как наука выделился в самостоятельную область знаний, слово «организация» стало ассоциироваться с сознательно определенной, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии (в фирме). Т.е. под «организацией» следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и иные трудовые формирования.
Из всего многообразия определений понятия «организация» можно выделить следующие (рис. 3.1.4).
1.Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.
2.Организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.
3.Организация как группа людей с общими целями.
Рис. 3.1.4. Элементы организации
Таким образом, под организацией понимается объединение группы лиц, взаимодействующих друг с другом на основе принятой системы и структуры, методов и функций управления, во имя достижения корпоративных целей и решения социальных потребностей общества, путем поиска и реализации организацией новых экономических возможностей.
Основные признаки организации представлены на рисунке 3.1.5.
Рис. 3.1.5. Основные признаки организации
Преуспевающая организация организует свою деятельность и вырабатывает цели, направленные на поиск новых экономических возможностей — именно это делает ее отличной от конкурентов.
Жизнь организации сводится к двум типам процессов: функционирования и развития. Под функционированием подразумевают деятельность организации, связанную с сохранением ее как целого на основе поддержания необходимых отношений и связей, обмена ресурсами, энергией и информацией как внутри себя, так и с внешней средой. Функциональные области выступают объектами менеджмента в организациях и определяют их структуру управления (рис.3.1.6).
Рисунок 3.1.6 - Функциональные области организации
Типичными функциональными областями являются сбыт (маркетинг), производство, финансы, персонал, НИОКР (инновации) (табл. 3.1.1).
Таблица 3.1.1 - Примеры основных целей функциональных областей организации
Функциональная область |
Специфическая цель |
Маркетинг |
Выйти на первое место по продаже продукции (определенного вида) на рынке |
Производство |
Достичь наивысшей производительности труда при производстве всех (или определенных) видов продукции |
НИОКР |
Поддерживать конкурентоспособность и инновационность (постоянное обновление) выпускаемой продукции |
Финансы |
Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов |
Персонал |
Обеспечить условия, необходимые для развития творческого потенциала работников и повышения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе |
Под развитием же понимается создание необходимых условий функционирования организации путем преобразования отдельных ее элементов, в соответствии с изменившимися требованиями внутренней и внешней среды. В результате таких постоянных преобразований и перехода к новому качественному состоянию организация восстанавливает нарушенное в результате накопившихся изменений внутреннее и внешнее равновесие, без которого ее нормальное функционирование невозможно.
Согласно концепции жизненного цикла организации вся ее деятельность проходит ряд стадий, начиная с рождения, расцвета вплоть до прекращения существования или коренной модернизации. Существует пять основных фаз развития организации, каждая из которых имеет определенные цели, признаки, стиль руководства, задачи и организацию труда:
Фаза 1 - рождение организации. Для нее характерны: определение главной цели, заключающейся в выживании; кризис для руководства (руководство одним лицом); основная задача – выход на рынок; организация труда - стремление к максимальному увеличению прибыли.
Фаза 2 - детство и юность. Отличительные особенности: главная цель – кратковременная прибыль и ускоренный рост; выживание за счет жесткого руководства; основная задача – крепление и захват своей части рынка; организация труда, планирование прибыли, увеличение жалования и заслуг.
Фаза 3 - зрелость. Главная цель – систематический, сбалансированный рост и формирование индивидуального имиджа; эффект руководства за счет делегирования полномочий (децентрализованное руководство); основная задача – рост по разным направлениям, завоевание рынка, учет разнообразных интересов; организация труда – разделение и кооперация, премия за индивидуальный результат.
Фаза 4 - старение организации. По сути это высшая ступень ее зрелости. Главная цель в развитии организации - сохранить достигнутые результаты (остаться на «завоеванных» позициях); в области руководства эффект достигается за счет координации действий; основная задача – обеспечить стабильность, свободный режим организации труда, участие в прибылях.
Фаза 5 - возрождение организации. Главная цель на этой фазе развития состоит в обеспечении оживления по всем функциям; ее рост – за счет коллективизма; главная задача – омолаживание; в области организации труда – внедрение НОТ, коллективное премирование.
Все организации отличаются друг от друга по различным аспектам (функциям, методам и принципам управления, сложности операций и процедур и т.п.). Вместе с тем они имеют общие для всех организаций характеристики (рис. 3.1.7).
Рис. 3.1.7. Общие характеристики организаций
1.Ресурсы. Целью всякой организации является наличие и преобразование ресурсов, которые используются ею для достижения ее тактических и стратегических целей. Основные ресурсы – это люди (трудовые ресурсы), основные и оборотные средства, технологии и информация.
2.Зависимость от внешней и внутренней среды. Это одна из самых значительных характеристик организации. Они во многом зависимы от внешней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на нее.
3.Разделение труда.
Горизонтальное разделение труда. Организация труда на научной основе объективно требует соответствующих форм его разделения, главной целью которого является специализация работников на выполнении отдельных видов работ, операций и процедур. Работа распределяется между участниками трудового процесса по профессиональному признаку. От того, насколько полно и глубоко учтена квалификация, будет зависеть эффективность труда, личный трудовой вклад исполнителей.
Горизонтальное разделение труда - это качественная и количественная дифференциация, и специализация трудовой деятельности. По сути, это разделение всей работы на составляющие компоненты, т.е. расчленение общего производственного процесса на частное, непрерывное обособление различных видов трудовой деятельности со специализацией производства и исполнителей.
По горизонтали труд разделяется, как правило, по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному признакам (табл. 3.1.2).
Таблица 3.1.2 – Горизонтальное разделение труда по признакам
Признак |
Характеристика |
Функциональное разделение труда |
Такое разделение находит отражение, прежде всего, в специализации работников по видам деятельности. В данном случае обособляются отдельные функции и выделяются соответствующие работники для их выполнения |
Разделение труда по товарно-отраслевому признаку |
Данное разделение связано со специализацией и ограничением в выполнении конкретных трудовых операций и процедур, например специализация продавцов на продаже одного какого-либо товара; осуществление слесарем ремонта только одного узла сложной машины и т.п. |
Квалификационное разделение труда |
Квалификационное разделение труда основывается на том, что при определении видов трудовой деятельности исходят из сложности работ и необходимой для их выполнения квалификации. В таком случае не должен нарушаться принцип, согласно которому ни один работник высокой квалификации не должен делать работу, которую может выполнить работник более низкой квалификации. Нарушение этого принципа повышает стоимость работ и ведет к расточительству человеческих ресурсов |
Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. В данном случае на первый план выступает обособление функции управления, суть которой состоит в целенаправленном координировании и итерировании деятельности всех элементов организации. Кто-то должен взять на себя обязанности капитана с тем, чтобы определить круг обязанностей подчиненных, планировать, организовывать, координировать и контролировать все структуры и звенья организации. В такой работе всегда присутствуют два момента: интеллектуальный (подготовка и принятие решений) и волевой (проведение их в жизнь).
Наиболее сложным представляется вид трудовой деятельности, связанный с проведением в жизнь управленческих решений. Это, прежде всего, обусловлено большим разнообразием управленческих работ. Чтобы привести их в определенную систему, целесообразно выполнить отдельные функции, которые классифицируются по объектам и направлению управляющего воздействия, по этапам выполнения трудового процесса или по другим аспектам.
В укрупненном плане вертикальное разделение труда осуществляется по следующим направлениям:
общее руководство - выработка и проведение в жизнь главных, перспективных направлений деятельности организации;
технологическое руководство - разработка и внедрение прогрессивных технологий. Это рационализация производственных процессов на основе внедрения современных методов управления, комплексной механизации и автоматизации производства;
экономическое руководство – стратегическое и тактическое планирование, анализ экономической деятельности организации, внедрение хозрасчета и обеспечение ее рентабельной работы;
оперативное управление – составление и доведение до микроколлективов и отдельных исполнителей оперативных планов, расстановка исполнителей по рабочим местам, их инструктирование, организация систематического контроля за ходом производственного процесса;
управление персоналом - подбор, расстановка и развитие трудовых ресурсов организации.
Таким образом, в организации существуют две внутренние формы разделения труда. Первая – это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Вторая, называемая вертикальной, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.
4.Подразделения. Классический подход к горизонтальному разделению труда производственной компании предполагает выделение подразделений, осуществляющих производственную, маркетинговую и финансовую деятельность. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны успешно выполняться, чтобы фирма добилась поставленных целей.
Подразделения, как и сама организация, частью которой они являются, представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется организацией для достижения общих целей последней. Таким образом, большие сложные организации состоят из нескольких, созданных специально для достижения конкретных целей, взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно. Все подразделения и неформальные организации, существующие внутри сложной организации, формируют и преследуют собственные цели, которые могут в большей или меньшей степени противоречить общим целям сложной организации. Это одна из важнейших причин сложности и неоднозначности управленческого процесса в организациях.
5.Необходимость управления организацией. Наличие управления как неотъемлемого элемента деятельности сложной организации не зависит от природы организации. Общая структура и характер процесса управления будут одинаковы для благотворительного общества и для криминальной полиции, для церкви и для армии, для государственного социалистического предприятия и частной компании. Однако в центре нашего рассмотрения будут находиться прежде всего организации особого типа – фирмы. Под фирмой мы будем понимать любую организационно-хозяйственную единицу, которая осуществляет деятельность в условиях рыночного окружения и ставит перед собой коммерческие цели, т.е. цели, связанные с получением прибыли. Хотя данный набор признаков не отражает всего разнообразия характеристик фирмы как частного случая организации, для наших целей этого будет достаточно.
Считается, что эффективность работы в организации определяется степенью и уровнем развития вертикального разделения труда. По сути, речь идет об организации труда руководителей по координации деятельности структурных подразделений и исполнителей.
Управленческий труд выделился в особую категорию общественного труда. Вследствие этого работа по управлению отделяется от неуправленческой работы, поскольку управление как вид деятельности присуще всякому совместному труду. В широком понимании управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.
Т.е. управленческий труд – это вид общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности, как отдельных участников совместного трудового процесса, так и трудовых коллективов в целом.
Можно выделить специфические особенности управленческого труда:
1) умственный труд работников аппарата управления, состоящий из трех видов деятельности:
организационно-административная и воспитательная работа (прием и передача информации, доведение решений до исполнителей, контроль исполнения);
аналитическая и конструктивная работы (восприятие информации и подготовка соответствующих решений);
информационно-техническая работа (документационные, учебные, вычислительные и формально-логические операции);
2) участие в создании материальных благ не прямо, а опосредованно (косвенно через труд других лиц);
3) предмет труда – информация;
4) средства труда – организационная и вычислительная техника;
5) результат труда – управленческие решения.
В зависимости от функциональной роли в процессе управления организацией выделяют: руководителей, специалистов и вспомогательный персонал.
Труд руководителей представляет собой наиболее высокую ступень управления. Они принимают решения по важнейшим вопросам деятельности организации, направляют и координируют работу низших звеньев.
Специалисты выполняют функции по подготовке и реализации управленческих решений. В их деятельности сочетаются функции управления и исполнения.
Вспомогательный персонал (технические исполнители) осуществляет информационное обслуживание аппарата управления.
Лиц, занятых управленческой деятельностью, классифицируют и по другим признакам, в частности по составу и профилю возглавляемых ими коллективов, уровню и месту, занимаемому в системе управления. По данному признаку руководители могут быть высшего, среднего и низшего уровней.