Функция организации

Организация – управленческая деятельность, направленная на обеспечение упорядочения процесса управления в целом. Организация представляет собой распределение как функций исполнения управленческих решений, так и функций управления и позволяет обеспечить основу целесообразного построения определенного органа управления, определить компетенцию его структурных подразделений.

Принципы, которые необходимо учитывать в процессе выполнения функции организации:

• единство цели (каждое подразделение и члены организации должны работать на общую цель);

• неразрывная связь с целями предприятия, определяемыми в ходе планирования;

• поручение различных задач работникам (разделение труда) (рис.1.3.16) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

• координация различных видов деятельности (члены группы должны знать, что они должны делать, в какие сроки и кто ими руководит).

Рис. 1.3.16. Задачи организации

Через организаторскую деятельность, т.е. через распределение и объединение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление отношениями в каждой организации (рис. 1.3.17). Организация – это средство достижения целей организации.

Рис. 1.3.17. Основные этапы (функции) организации

Таким образом, организация – это вторая функция управления. Из всего множества значений термина «организация» в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

1) организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;

2) организация – это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.

Функция руководства

Менеджер управляет с помощью распоряжений, приказов, с помощью команды к непосредственно подчиненным менеджерам, которые будут доводить эти распоряжения в той или иной форме до персонала и его мотивировать. Распоряжения должны быть направлены на персонал, готовый их воспринимать, т.е. лояльный к фирме и руководителю, достаточно компетентный, чтобы выполнить соответствующую работу или алгоритм действий; мотивированный, т.е. желающий выполнить хорошо данное ему распоряжение, и понимающий само распоряжение в тех терминах и формулировках задач, в которых его предлагает менеджер.

К основным видам управленческого воздействия относятся: приказ, распоряжение (устное или письменное), рекомендации, убеждение, внушение.

Приказ предполагает увековечить требования руководителя с обозначенными требованиями по отношению к конкретным исполнителям с указанием сроков действий и иногда возможных полномочий, если таковые не оговорены в должностной инструкции. Приказ по фирме может выдавать только первое лицо или его непосредственный заместитель, когда известно, что эта сфера деятельности полностью перепоручена этому заместителю.

Распоряжение – устное или письменное указание, определяющее задачи, обязанности и порядок работы исполнителя. Оно такое же категоричное, как и приказ, но на уровне менеджеров другого порядка.

Рекомендации – изложение мнения о рациональном пути решения задачи, носящее характер предложений. Очень часто они могут издаваться как на уровне middle manager, так и на уровне low manager. Если это происходит на уровне менеджеров и специалистов более низкого уровня, то это тот уровень, который предполагает, что специалист разбирается лучше в этой области. И решение опирается на рекомендации исполнителей. В случае неуспеха карается, а в случае успеха – нет. С другой стороны, они могут исходить от первого лица, если последнее не считает нужным афишировать какой-то приказ.

Демонстрация личного опыта (чаще всего на уровне low managers).

Убеждение полностью направлено на логические центры человека. Оно часто основывается на аргументации.

Внушение может аргументироваться авторитетами, но на самом деле это психологическое воздействие. Руководителю всегда приходится выбирать: что лучше — убеждение или внушение? Человеку спокойному, хладнокровному подходит убеждение, а человеку в состоянии стресса, нервному — внушение.