Системный подход

Системный подход - это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению.

Руководители не просто должны знать свою собственную работу, но и то, как их собственная работа и обязанности, а также работа других членов организации влияет на цели, которых организация стремится достичь. Руководители должны осознавать непосредственное воздействие решений, принимаемых в организации, и их опосредованное воздействие на различные аспекты организационной деятельности. Они должны принимать во внимание воздействие окружающей среды на организацию и влияние организации на окружающую среду.

Изначальный недостаток подходов различных школ к управлению заключается в том, что они сосредоточивают внимание только на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность управления как результирующую, зависящую от многих различных факторов.

Применение теории систем к управлению облегчило для руководителей задачу увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно связаны с внешним миром.

Т.о. с позиции системного подхода организация представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, которые взаимодействуют между собой для достижения определенной цели

Организация появляется тогда, когда поставленная цель превосходит возможности одного отдельно взятого человека. Как правило, каждая организация имеет несколько целей, для достижения которых требуется достижение промежуточных целей, поэтому в организации можно выделить множество систем.

Любая система характеризуется тремя основными элементами:

1. Вход в систему (поступающие ресурсы).

2. Процесс преобразования ресурсов в продукт.

3. Выход из системы (продукт).

Рисунок 2 - Система управления

В системе управления кроме вышеперечисленных элементов обязательно присутствует субъект управления, соединённый с элементами системы информационными связями как это показано на рисунке 2.

Руководителю организации необходимо учитывать кроме внутренних переменных влияние внешнего окружения: среды прямого воздействия (микроокружения) и среды косвенного воздействия (макроокружения), т.е. любое предприятие рассматривается как бизнес-система.

Бизнес-система – среда, в которой внутренние элементы взаимодействуют с внешними агентами путем обмена деловой информацией через имеющиеся каналы связи, используя принятые для данной деловой среды семантические (характеризующие смысловое значение информации) и семиотические (определяющую способ кодирования информации и ее выражение в различных шифросистемах) правила, а также обладающие сложной организационной иерархической структурой, осуществляющей экономическую деятельность с главной целью получения прибыли и саморазвития.

Организация информационного обмена между элементами системы, в первую очередь, требует создания линии или канала передачи информации. Свойства канала должны обеспечить точную, надежную и быструю передачу сообщения, а, значит, необходима адекватность типа канала виду сигнала.

Основные внешние элементы бизнес-системы можно представить в следующем составе: среда прямого воздействия (микроокружение) включает факторы, которые непосредственно влияют на организацию и испытывают на себе прямое же влияние организации. К этим факторам следует отнести:

    потребители

    посредников

    поставщиков

    конкурентов

    законы и государственные органы

    проф. союзы

Для предприятия очень важно оценить влияние этих факторов на главные параметры – спрос и издержки, прибыль.

  Под средой косвенного воздействия (макроокружение) понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, оно сказываются на предприятиях через неопределенный промежуток времени. Здесь речь идет о таких факторах, как:

    состояние экономики,

    научно-технический прогресс,

    социокультурные изменения,

    политические изменения,

    физико-географические условия,

    инфраструктура,

    влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

Определение, понимание и управление системой взаимосвязанных процессов улучшает результативность и эффективность организации.

Применение принципа системного подхода к менеджменту — это осуществление в организации деятельности, направленной:

•       на структурирование системы путем установления и разработки системы процессов, обеспечивающих достижение заданных целей организации;

•       создание такой системы, при которой заданные цели достигаются наиболее эффективным путем;

•       понимание взаимозависимости процессов в системе;

•       установление целей и определение того, как должны взаимодействовать конкретные службы в системе для достижения поставленных целей;

•       непрерывное улучшение системы посредством измерения и оценивания;

•       определение, прежде всего, возможностей и ресурсов, а затем принятие решений о действии.

Принцип системного подхода к менеджменту тесно связан с принципом процессного подхода и с представлением системы качества как совокупности взаимосвязанных процессов. Создание, обеспечение и управление системой взаимосвязанных процессов существенно повышает результативность и эффективность деятельности предприятия, является эффективным с точки зрения обеспечения гарантий выполнения требований потребителя.

При системном подходе стало возможным полное использование обратной связи с потребителем для выработки стратегических планов предприятия и планов по качеству с учетом планирования качества каждой составной части системы.

 В 80-е годы популярной системной концепцией управления стала теория «7-S», разработанная двумя парами исследователей, работавших с консультационной фирмой «МакКинзи» (Томас Питере и Роберт Уотерман — авторы известной книги «В поисках эффективного управления», а также Ричард Паскаль и Энтони Атос — авторы бестселлера «Искусство японского управления: пособие для американских управляющих»).

Исследования данных специалистов в области управления привели их к выводу, что эффективная организация формируется на базе семи взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых с необходимостью требует соответствующего изменения остальных шести.

По-английски название всех этих составляющих элементов начинается на «s» (таблица 6), а сама концепция получила название «7 S».

Таблица 6 - Элементы теории «7 S»

Название элемента	Описание элемента
Стратегия	Планы и направления действий, определяющие распределение ресурсов, фиксирующие обязательства по осуществлению определенных действий во времени для достижения поставленных целей.
Структура	Внутренняя композиция организации, отражающая распадение организации на подразделения, иерархическую субординацию этих подразделении и распределение власти между ними.
Системы	Процедуры и рутинные процессы, протекающие в организации.
Штат	Ключевые группы персонала, существующие в организации и охарактеризованные по возрасту, полу, образованию и т.п.
Стиль	Способ, каким руководители управляют организацией; сюда же относится организационная культура.
Квалификация	Отличительные возможности ключевых людей в организации.
Разделенные ценности	Смысл и содержание основных направлений деятельности, которые организация доводит до своих членов.

В соответствии с данной концепцией, только те организации могут эффективно функционировать и развиваться, в которых менеджеры могут содержать в гармоничном состоянии систему, состоящую из данных семи составляющих.