6.1. Разработка индивидуальной техники планирования учебного и рабочего времени

Выполнять работу лучше и в более сжатые сроки – значит работать разумнее, а не напряженнее. Вам не нужно больше интеллекта или способностей, чем есть в данный момент, для того, чтобы работать значительно быстрее. Все, что вам нужно сделать, – это усовершенствовать хорошие навыки в работе и устранить плохие. С имеющимися навыками вы можете достичь немногим более того, что вы уже достигли. Но если вы собираетесь достичь значительно больших и лучших результатов, вам следует произвести переоценку своих трудовых привычек и изменить некоторые из них [133, c.368].

Спросите какого-либо руководителя, насколько эффективно он работает. Девять из десяти скажут вам, что они просто работают, и все. Они могут сказать, чего они добиваются, почти каждый из них точно знает, сколько продукции произвел в прошлом месяце его отдел, а также затраты на единицу продукции с большой точностью. Но спросите, как они достигли этих результатов, и они скажут вам, что просто работали.

При этом следует сказать, что обучение студента в вузе – это тоже работа. Как вы работаете? Это вопрос, на который вы должны ответить, прежде чем сможете улучшить ваши трудовые навыки, потому что вы не можете улучшить их, пока не знаете, каковы они. Можете ли вы составить перечень всего того, что вы должны делать, чтобы выполнять свою работу? Можете ли вы написать, как вы решаете каждую из задач, которые встают перед вами, и объяснить, почему выполняете каждую из них именно так?

Вы сможете сделать это через месяц, если будете придержи­ваться программы, рекомендуемой в данной главе. К тому вре­мени, когда вы сможете это сделать, вы будете уже работать лучше и быстрее, потому что вы будете все время этому учиться.

Почему же следует изучать трудовые навыки? Когда вы знаете все о том, что вы делаете, как и почему вы это делаете, вы мо­жете оценить ваши нерациональные трудовые навыки такими, как они есть, и начать их исправлять. У вас нет никаких плохих трудо­вых привычек? Откуда вы это взяли? Даже если вы выполняете ка­ждый день разную работу и нельзя найти и двух дней недели, хотя бы слегка напоминающих друг друга, то все равно вы рабо­таете так, как привыкли работать.

Вы не сможете получить ясной карти­ны обо всех ваших трудовых навыках, стараясь лишь вспомнить их. Многие из них теперь – ваша вторая натура. Вы следуете им, даже не думая о них. Поэтому вы не можете помнить их во всех деталях. И как бы вы ни старались вспомнить, что побудило вас заниматься тем, чем вы занимались в течение последних шести месяцев (даже наиболее важные дела), вы не сможете этого сде­лать. Для того, чтобы вспом­нить все это в деталях, потребо­валось бы значительно больше времени, чем пошло на то, чтобы сделать все, что вы сделали.

Питер Друкер, который считает чрезвычайно трудным вести точную регистрацию своего времени, сказал недавно: «Я заставляю себя обратиться с просьбой к моему секретарю вести через каждые девять месяцев учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно (и она настаивает на этом), что я не уволю ее, когда она принесет результаты. И хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз выкрикиваю: «Этого не может быть! Я знаю, что много времени, но не может быть, чтобы так много! Да плохо, но хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета!»

Наиболее эффективный метод учета того, как вы используете время, – вести дневник. Он будет:

• заставлять вас трезво смотреть на ваши цели и планы;

• показывать вам, какими мелкими на самом деле оказыва­ются «крупные» проблемы;

• показывать, как можно научиться предвидеть ошибки и избегать их;

• помогать вам запоминать имена и лица;

• порождать эффективные идеи и действия;

• убедить не отступать перед трудностями и преодолевать их;

• отделять важное от несущественного;

• эффективно руководить.

Но все это побочные выгоды, поскольку дело касается экономии времени. Непосредственная выгода, по­лучаемая от ведения журнала, заключается в том, что он даст вам возможность получить точную опись ваших рабочих привы­чек и позволит объективно увидеть ваше профессиональное «Я».

Как лучше построить ведение дневника? День уже настолько заполнен, что, если втиснуть в него еще хотя бы минуту, это выбьет из колеи. Но ведь вы должны положить деньги в банк, прежде чем сможете начать выписывать чеки. Так вот, вы должны затратить извест­ное время, чтобы изучить, как использовать его лучше. Выберите время дня, когда меньше всего вероятно, что вас прервут.

Записывать в дневник нужно все, что вы делаете на работе или в учебном заведении. Когда вы начнете записывать, вы, вероятно, очень удивитесь, как несколькими словами вы сможете суммировать свои дневные впечатления. Сначала нужно сделать заметки по ходу дела и обращаться к ним тогда, когда вы начнете анализировать ваш день. Календарь-блокнот или карманный график назначенных встреч явится хорошим отправным пунктом. Используйте эти ежедневные напоминания, но не полагайтесь на них полностью.

Малозначащие дела, которые никогда не затрагивают вашего «графика», часто оказываются наиболее важными событиями дня. При этом не забывайте спрашивать себя в отношении каждого результата, которого достигли в течение дня: «Почему я делал это именно таким образом?» Не пренебрегайте привычными мелочами, ведь недостатки вашей работы могут корениться именно в выполнении обычных, будничных мелочей, к которым вы так привыкли, не думаете о них, когда ими занимаетесь.

Вы не можете ждать результатов до тех пор, пока не наметятся контуры ваших навыков в работе или учебном заведении. До этого вы обнаружите большое количество деталей, загромождающих ваш день, на которые попусту тратится время. Начинайте избавляться них, как только вы их обнаружите.

К концу месяца вы убедитесь, что ведение дневника – хороший способ дать себе отчет в том, как вы используете время.

Пусть ваш дневник станет вашим помощником. Хорошим приложением к вашему журналу является так называемый кодированный календарь назначенных встреч. Для того, чтобы его вести практически не требуется времени, если вы однажды создав, запомнили вашу собственную «систему».

Чтобы сделать это, вы просто придумываете несколько симво­лов, имеющих особое значение для вас, поскольку вы не хотите, чтобы каждый, кто смотрит в дневник, знал, что вы фиксируе­те всякую мелочь, например:

• прямая линия, проходящая по названию указанной в ва­шем графике задачи, говорит о том, что вы считаете эту задачу хорошо выполненной, а цель достигнутой;

• волнистая линия, проведенная по записи, свиде­тельствует о том, что вы сделали работу, но не слишком довольны тем, как использовали время, чтобы ее выпол­нить;

• двойная волнистая линия показывает, что вы сделали работу и достигли результатов, которых добивались, но напрасно тратили свое время: следовало бы поручить это дело кому-либо другому или затратить на него менее половины того времени, которое было потрачено;

• знак «X», поставленный на записи, означает, что, вы ни­чего не достигли;

• кружок вокруг записи означает, что вы не достигли цели и должны попытаться это сделать еще раз — дело должно быть запланировано на другое время.

Подробные записи в календаре говорят вам о том, что про­изошло, но не отвечают на вопрос, почему это произошло. Для вас не составит труда добавить кодированный ответ на вопрос. Но вам понадобится комбинированный код, с помощью кото­рого можно показать, какие факторы и в какой мере сделали ре­зультаты вашей деятельности такими, какие они есть.

Для обозначения «сколько» или «насколько хорошо» можно использовать следующий набор символов:

О – отлично или очень много;

В – хорошо или выше среднего;

П – плохо или средне;

Пм – плохо или меньше, чем ожидалось;

Р₀ – результат равен нулю.

Вам потребуется несколько больший набор условных обо­значений, чтобы выразить все факторы, которые влияют на ре­зультаты, например планирование, связь, подготовительная ра­бота, личное вмешательство и т.д. Сделайте его коротким и легко заметным в вашем блокноте. Давайте испробуем еще некоторые символы:

Нв – начальство (вышестоящее);

Пр – подготовительная работа;

И – информация;

Нс – наведение справок;

Вф – внешние факторы;

Лв – личное вмешательство;

Пл – планирование;

По – подчиненный.

Вы можете начать с очень небольшого количества условных обозначений и увеличить его, когда в этом возникнет необходимость. Почти в каждой записи вашего календаря будет четко обозначено, что повлияло на достигнутые результаты.

Этот метод поможет вам не только в отношении тех дел, которые внесены в ваш дневник, но уже одних только этих методов может оказаться достаточно, чтобы значительно улучшить ваши трудовые навыки. С помощью этого метода вы сможете получить хорошее представление (по истечении нескольких недель) о том, сколько времени вы тратите на ненужную работу, сможете понять, почему много работы вы делаете впустую, если знак «П» систематически появляется в вашем блокноте.

Вы будете видеть условные обозначения «непредвиденных случаев» в своих каждодневных записях. Когда вы обнаружите, что одни и те же условные обозначения появляются вновь и вновь, что означает непредвиденную потерю времени, то вы сможете при планировании распорядка дня учесть эти непред­виденные случаи как нечто связанное с установившейся практи­кой, чем они в действительности и являются.

Через короткий промежуток времени с помощью журнала и кодированного дневника вы сможете реалистически определить эффективность вашей работы. Простые арифметические расче­ты подскажут вам, какой процент вашего времени идет на каж­дый вид работы и каков ее удельный вес по отношению к об­щим результатам. Вам нетрудно будет определить пропорцию, в какой расходуется время на следующие действия:

• получение необходимой информации;

• определение очередности и составление графика работ для достижения запланированных результатов;

• распределение заданий и передачу полномочий их выполнения;

• подготовку докладов (официальных и неофициальных);

• прочие вопросы, не поддающиеся классификации.

Кроме того, вы сможете сказать, сколько времени вы тратите на каждый из вышеуказанных видов работ, связанных с устано­вившейся практикой или с решением повторяющихся задач, и сколько на одноразовые.

Вы сможете выявить причины ваших успехов и неудач, начать учиться на опыте. Просматривая время от времени журнал, вы будете проверять свое суждение о людях и идеях. Эти записи помогут вам авторитетно ссылаться на прошлые неудачи, когда вам понадобится.

Разумное использование времени повышает эффективность вашей деятельности, но не дает существенного выигрыша времени. Вы должны изыскивать добавочное время, необходимое для повышения квалификации, экономя его на повторяющихся операциях. После того, как вы проанализируете всю свою ежедневно повторяющуюся работу и постигнете характер операции (в большинстве случаев вы обнаружите, что выписывание этих операций вошло у вас в привычку), вы сможете найти пути для экономии времени. Предварительно ознакомившись с общим характером всех каждодневных задач, вы вполне сможете на 75% сократить время, затрачиваемое на выполнение многих из них. Вы должны суметь сократить во времени все выполняемые вами операции по крайней мере на 25%, а половину из них – на 50%.

Исследования показали, что у типичного управляющего среднего ранга довольно крупной компании 60% времени тратится на каждодневно повторяющуюся работу. Иными словами, если он работает в среднем 44 ч. в неделю, то на каждодневно повторяющуюся работу у него уходит 26,4 ч. Если ему удастся сократить выполняемую работу наполовину, то он сможет выделить 13,2 ч. в неделю для повышения своей квалификации!

Один вашингтонский администратор признался, что каждое утро терял 15 мин., составляя детальный прогноз мест­ной погоды: он привык это делать в течение нескольких лет. Он звонил в бюро погоды, чтобы получить самые последние сведе­ния, и внимательно заносил их на специальную карту погоды, которую он разработал для себя, и потом размножал ее в не­скольких экземплярах. Прежде чем он брался за работу, у него в голове была ясная картина возможной погоды в послеобеденное время в пригородных районах города.

Однажды утром он пролил кофе на свою карту погоды и, ко­гда старался ее просушить, чтобы ею можно было пользоваться, спросил себя, почему он этим занимается. Поразмыслив немного, он понял, что пять лет назад, когда он был младшим бухгалтером в фирме, он должен был в течение недели проверять счета при­мерно в дюжине магазинов-филиалов в близлежащих округах, выбирая наугад один из магазинов. Он очень внимательно изучал погоду, чтобы запланировать свои визиты в каждый филиал на то время, когда погода там была благоприятной. Он составлял про­гноз погоды и продолжал это делать еще долго после того, как это потеряло всякую практическую пользу для его работы.

Среди своих мелких привычек, связанных с заведенным по­рядком, вы также можете найти такого же пожирателя времени. Оцените каждую из работ, которую вам надо делать в течение дня, и посмотрите, нет ли у вас подобной привычки. Вы будете радоваться каждый раз, когда вам удастся избавиться от какого-либо занятия, которое вам ничего не дает.

Под­готовив перечень обычно выполняемых вами работ, вы можете начать составлять план по их рационализации. В каждой из вы­полняемых работ вы, несомненно, имеете возможность полно­стью устранить действия, которые вы делаете просто по при­вычке. Вы сможете выполнять более эффективно остальные ра­боты, если четко уясните себе следующее:

• какова действительная цель этой работы, нужна ли она вообще и кому нужны результаты; возможно, что более простой метод (например написание от руки записки вместо печатания доклада) будет столь же или более эффективным;

• насколько важна данная работа и нельзя ли исключить неко­торые виды работ, укоренившиеся в каждодневной практике;

• можно за короткое время научить кого-нибудь другого делать данный вид работы.

Если вы проверили с этой точки зрения всю вашу дневную работу, то можете начать планировать ее значительно более эффективным образом. В первую очередь следует делать самую важную работу и использовать свое время наиболее продуктивно для решения действительно важных задач.

Используйте «легкую работу» в качестве передышки. Оцените, какие виды работ вы делаете лучше всего, т.е. те, которые приносят наибольший результат с наименьшими усилиями, какую работу вы можете запланировать на наименее продуктивное время вашего дня и оставить действительно продуктивное время на решение задач, над которыми вам придется как следует поломать голову. Если вы переутомились, выполняя работу, которая нравится, вы вряд ли будете в состоянии добиться лучших результатов, делая вещи, которые вам не нравятся, а это уменьшает вероятность того, что вы сделаете эффективный вклад в тех областях, где вам нужнее всего показать, на что вы способны.

Помните, что вы работаете с другими людьми. Когда вы составляете порядок своей работы, непременно добейтесь полного взаимодействия с вашими начальниками и коллегами. При изменении привычек могут быть затронуты твердо установившиеся трудовые привычки других, и вам, возможно, придется прибегнуть к дипломатическим маневрам, чтобы привести в соответствие с вашим рационализированным графиком работу других.

Начальник редко будет возражать против изменений, которые ведут к получению лучших результатов с меньшими затратами времени. Однако когда вы предлагаете изменить установившуюся практику, вы должны быть готовы показать, как и за счет чего вы можете улучшить результаты.

Вполне естественно, что вы исправляете свои плохие привычки по мере их обнаружения и, таким образом, изыскиваете дополнительное полезное время. Но в действительности полезным это дополнительно время становится только тогда, когда вы готовы разумно его использовать.

Необходимо не только исправлять свои плохие привычки, чтобы обращаться со временем так, как оно этого заслуживает, но вы должны так­же усовершенствовать и свои хорошие привычки.

Вам нужен реальный план разумного использования своего производительного рабочего времени, который предусматривал бы дополнительные цели на случай, если первоначальные планы будут выполнены. Вы сможете составить ре­альный бюджет производительного рабочего времени и не на­рушить его, если вы:

• будете планировать свое время;

• составляемый план сде­лаете гибким;

• ограничите количество своих решений практическими во­просами;

• заставите оргтехнику работать на вас;

• не позволите, чтобы «излишняя коммуникабельность» отнимала у вас и у других людей драгоценное время;

• прекратите любую работу сразу же после ее выполнения.

Планирование использования собственного времени вовсе не означает, что вы должны составить строгое расписание, в кото­ром будет распланировано все, вплоть до последней минуты. Это не означает также и того, что вы обязаны строго придержи­ваться плана даже в том случае, если «разверзнется земля». Определенные моменты вашей каждодневной программы должны быть внесены в ваш распорядок дня.

На отдельном листке бумаги перечислите эти задачи по степени их важности, старайтесь их выполнять каждый день при первой же возможности в том же самом порядке и очень скоро обнаружите, что все эти процедуры стали отнимать меньше времени. Сорвавшаяся встреча или неожиданно отмененное совещание не застигнут вас врасплох, теперь вы не будете сидеть и мучительно думать, что часть времени тратится на праздное времяпрепровождение.

Большинство управляющих среднего и низшего ранга думают, что находятся под строгим контролем со стороны руководства, хотя фактически они проводят лишь незначительную часть времени под его непосредственным присмотром. Существует почти всегда ясно различимый ритм в этих ежедневных контактах. Если, скажем, первую часть дня вы чаще проводите в библиотеке, тогда в своих планах предусмотрите наиболее напряженную работу во второй половине дня и загрузите себя до предела в эти часы. Если вы решаете каждодневные задачи в порядке их важности, то при появлении свободного времени вы можете изменить расписание и заняться решением очередной задачи.

Ограничьте до предела свою «политику открытых дверей». Хорошим менеджером часто считается человек, двери кабинета которого постоянно открыты для своих подчинённых. Они идут консультироваться по любому вопросу. «Политика открытых дверей», как правило, ведет к неразумному разбазариванию времени. Поэтому управляющий, которому требуется больше времени, может оказаться вынужденным ограничить свою «политику открытых дверей» строго установленными часами приема. Если руководитель стоит перед той же проблемой, то следует дать знать своим сотрудникам (и секретарю в том числе), что двери всегда открыты для обсуждения неотложных проблем, а с текущими необходимо обращаться только в установленные часы приема.

Еще больше времени менеджер сможет сэкономить для себя и для своих подчиненных, если стандартизирует технику приема под­чиненных и будет требовать, чтобы они обосновывали свои просьбы о помощи или принятии того или иного решения путем четкого изложения сути своих проблем. Твердо усвойте, что Вас всегда спросят:

• В чем суть проблемы?

• Какие препятствия на пути ее решения?

• Что, по их мнению, может и должно устранить сущест­вующие препятствия?

• Что конкретно они предлагают?

• Кто (или какие другие отделы организации) будут затрону­ты этим действием?

В приведенных вопросах отражены здравые управ­ленческие принципы, которым вы должны следовать, поскольку эти принципы [133]:

• заставляют думать каждого, кто ставит или формулирует какой-либо вопрос;

• побуждают человека к принятию на себя ответственности за действия и за результаты;

• способствуют передаче части своих полномочий, потому что, предлагая решение, подчиненный в действительности просит прав на принятие самостоятельных решений, ка­сающихся его работы;

• порождают чувство коллективизма, всегда столь необхо­димое для настоящей коллективной работы, ибо, когда подчиненный просит принять то или иное решение, то он представляет всю необходимую информацию, основываясь на которой руководитель может принять на месте и без промедления разумное решение.

Если через месяц после введения дневника времени вы сделаете тщательный обзор произведенных в нем записей о проделанной работе, то, несомненно, вскроете серьезные упущения в исполь­зовании своего времени. Тщательно просмотрите свой журнал (или любые сделанные вами записи, которые отражают ваши занятия) и отберите решения, которые вы приняли преждевременно или непродуманно.

Случается, например, что по истечении необычных происшествий, следующих одно за другим, создается впечатление, что приближается катастрофа. Вы смело бросаетесь к дамбе, запихиваете в брешь свою руку и ждете, ждете, ждете... Затем вас…ожидает землетрясение. Вы узнаете, что уровень воды с другой стороны дамбы находится на несколько метров ниже той бреши, которую вы так героически прикрыли своим телом. В общем, старой пoговорке придан новый смысл: «Лучше отложить до завтра то, что не нужно делать сегодня!»

Рационализируйте процесс работы с различными документами. Никогда не возвращайтесь дважды к одной и той же бумаге, ес­ли только это не требуется по ходу дела. Когда же вы возвращаете их на доработку или переделку, то прикалывайте к ним и свои проек­ты ответов, письма и бумаги.

Приглядитесь к своему телефону: он ваш друг или враг? Теле­фон по праву можно назвать одним из величайших изобрете­ний, которое содействует огромной экономии времени в совре­менном мире. Даже счетно-решающие устройства могут иметь связь по телефону. Но когда им злоупотребляют, телефон может пожирать столько же времени, сколько он экономит.

Ниже приведено несколько практических советов, которые помогут превратить ваше рабочее место в такое, где можно эффективно использовать свое рабочее время.

Расположите свой стол и кресло так, чтобы максимально пользовать освещение, отопление и охлаждение. Если вы будете по 20 раз в день вскакивать, чтобы переставить термостат, передвинуть шторы, то вы не только будете попусту тратить время, но и растрачивать на раздражение энергию своей нервной системы.

Держите рабочие принадлежности в непосредственной близости. Не заставляйте себя каждый раз тянуться за телефоном, телефонным справочником и т.д. Не оправдывайте это тем, что вам нужно движение, выделите для занятий гимнастикой необходимое время, и именно тогда, когда вы сможете извлечь из нее максимальную пользу.

Прекращайте любую работу сразу же после ее выполнения. Не существует никаких правил, позволяющих определить момент завершения вашей работы. Здравый смысл подсказы­вает, что улучшено может быть все, что ниже совершенства. Но совершенство трудно представить и еще труднее его добиться. Устанавливать произвольное правило о том, когда вы можете считать достигнутые результаты совершенными, столь же глупо, как и поучать художника, в какой момент его создание становится шедевром. Большинство критиков соглас­ны, что любой великий художник – это ремесленник, который интуитивно чувствует завершенность, который знает, когда нужно остановиться, и который отказывается разрушать гармо­нию своего шедевра путем чрезмерного его рафинирования.

В искусстве управления, как и в любом другом искусстве, величие – в простоте и завершенности. Конечный результат не содержит ничего лишнего; он включает в себя только то, что должно быть включено.

Научитесь отчетливо представлять себе практический резуль­тат, к которому вы стремитесь, для каждой конкретной задачи, решаемой вами. Не удовлетворяйтесь меньшим, но и «не лезьте из кожи» для достижения большего [133, с.385].

У всех нас разные биологические часы. Часть из нас (40%) типич­ные люди, бодрствующие в вечернее время. Остальные 60% зас­тавляют нас начинать занятия в школах, вузах и работу «посреди ночи». Одни чувствуют себя очень бодро, просыпаясь в 5 часов утра, в то время как у других наилучший период приходится на время с 23.00 до 02.00 [130, c.62].

Очень обобщенный график демонстрирует поведение обычного жаворонка (человека, бодрствующего в утренние часы) в течение рабочего дня, который начинается в 8.00. На каком участке кри­вой бодрствования находитесь вы? Возможно, она в общих чертах соответству­ет действительности, однако активность во второй половине дня несколько выше, а в первой половине дня она, соответственно, ниже?

Спустя какое-то время с момента начала работы вы входите в ее ритм, и ваша активность становится наиболее высо­кой. Около 11 часов дня силы начинают покидать вас, и далее верх берет чувство голода, вы идете на обед.

Возвращаясь, вы оказываетесь на более низком уровне, нежели тот, на котором были, уходя на обед, кривая «опускается» соответствуя периоду переваривания пищи. Ко времени обеда у вас все же наступает новый подъем, прежде чем придет дневная усталость.

Если вы организуете важную встречу и хотите, чтобы участники проявили активность, вам следует провести ее в первой половине дня. В противном случае можно назначать ее на послеобеденное время. Послеобеденное время превосходно подходит для приема посетителей, открытых дверей для клиентов, сотрудников и всех других людей, которым необходи­мо встретиться с вами. В эти часы удобно просматривать почту, отвечать на письма, ведь, если придет посетитель, эти дела легко отложить в сторону.

Подумайте о своей энергетической кривой при планировании объемной работы, например при составлении отчета.

Вы можете отвести на составление отчета по несколько часов в первой половине нескольких дней. После часа работы следует размяться, заняться чем-то другим, выпить чашку кофе. Спустя еще час или два следует полностью сменить занятие, например переключиться на повседневные дела. Так стоит поступать, если только вам заранее известно, что в вашем распоряжении всегда есть первая половина завтрашнего дня. Это так просто сделать, что решение крупных задач отклады­вается и откладывается до тех пор, пока они не станут срочными. Психологически трудно приступить к решению задач, о которых заранее известно, что их выполнение требует длительного времени.

Совершенно естественно, что следует остаться на работе сверх положенного времени, если по разным причинам образовался завал. Ведь не всегда действительность и работа соответству­ет рамкам определенного рабочего времени. Напротив, на многих предприятиях могут быть резкие всплески, зависящие от сезона, действий конкурентов, неудач и т.д.

Разумеется, в случае такого непредвиденного скопления работы необходимо задержаться. Ведь невозможно за пару дней найти и принять на работу сотрудника, являющегося вашей точной копией.

Был проведен социологический анализ поведения руководителей американских фирм, после чего с ними проводилось собеседова­ние. В общих чертах результаты выглядели таким образом: сами они считали, что уделяли большую часть времени решению круп­ных и важных вопросов, а на самом деле оказалось, что очень малую.

Например, начальник уже в 8.00 приступил к выполнению обычной и важной рабочей задачи, возможно, стал составлять краткие директивы для подготовки проекта. Через 15 минут в ка­бинете появился один из сотрудников и отнял четверть часа. В течение следующих 3 – 4 минут начальник занимался директива­ми и только-только подошел к той мысли, на которой его прервали, как неожиданно позвонил клиент, и на решение поднято­го им вопроса ушло 10 минут. Для того, чтобы решить этот воп­рос, начальник был вынужден в свою очередь звонить другим. В 9.00 он снова приступил к директивам, но только на 5 минут. Так прошел день.

Во время собеседования начальник сказал: «Да, но ведь я си­дел над этими директивами весь день!» Хронометрист возразил: «Нет, вы сидели над ними только 15 первых минут, а потом дело так и не сдвинулось с места, остальную часть рабо­чего дня мы не учли». Это приблизительно тоже самое, что взять учебники и сесть с ними в кресло перед телевизором с тем, чтобы заглушить совесть. Не делайте подобных ошибок! [130, c.70] Большинство исследований свидетельствуют, что почти половина «помех» зависит от других, а половина от самого человека.

Таким образом, одним из факторов рационализации труда следует считать, прежде всего, разработку индивидуальной техники планирования своего времени. Это в дальнейшем поможет каждому более эффективно достигать намеченных целей.

К сожалению, часто принято откладывать решение важных, мас­штабных вопросов до тех пор, когда оно становится неизбежным. Вопросы становятся срочными. В итоге, конечно, плохой резуль­тат, менее продуманная работа. Мы можем найти много объяс­нений такому поведению. Кто не слышал аргумент: «Мне лучше всего работается под прессом времени». Будьте честным с самим собой! Если вы все еще настаиваете на том, что «пресс времени» позволяет вам лучше работать, то можете помочь ему, опреде­лив окончательные сроки ваших важных дел, сделав в календаре запись о сроке выполнения задания. Тем самым вы способствуе­те самодисциплине и положительному самообману.