Тема 10.Свидетельствование нотариусом верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи и верности перевода

 

            Вопросы,  подлежащие изучению:

1.      Свидетельствование нотариусом копий  документов  и выписок  из  них.

2.      Свидетельствование подлинности  подписи на документах.

3.      Свидетельство  верности перевода  документов с  одного  языка  на  другой

 

Изучаемая  тема является важной, поскольку свидетельствование копий относится к наиболее распространенным видам нотариальных действий. Вначале следует уяснить в каких случаях необходимо свидетельствование копий документов и выписок из них (когда заинтересованное лицо опасается утраты подлинника документа, когда передаваемый в организацию документ может понадобиться самому владельцу в дальнейшем  и т.п.). И не забывать, что на практике во многих случаях взамен подлинных документов представляется нотариально засвидетельствованные копии или выписки из документов.

Для свидетельствования верности копии документов и выписок из них лицо может обратиться в любую государственную нотариальную контору или к нотариусу, занимающемуся частной деятельностью. И что с такой просьбой может обратиться  как владелец документа, так и любое другое лицо по его поручению.

            В соответствии со ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате, нотариальное свидетельствование копий документов и выписок из них производится нотариусами при условии, что они не противоречат законодательству Российской Федерации и имеют юридическое значение. Следует помнить, что  в соответствии с разъяснением Федеральной нотариальной палаты, при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки возможно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе.

            Работая над данной темой студент должен усвоить: из каких документов возможно нотариальное засвидетельствование копий документов и выписок из них, а из каких нет; в каких случаях предусмотрена обязательность представления нотариально удостоверенной копии документа (например, копии патентов, копии уставов и свидетельств о государственной регистрации учредителей религиозных объединений, копии учредительных документов, свидетельств о регистрации, реестров акционеров, в том числе иностранных участников финансово-промышленных  групп и т.д.); в каких случаях нотариус должен отказать в свидетельствовании верности копии с документа (если в документе имеются подчистки,  приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные исправления, нечеткий, смазанный оттиск печати и т.д.).

             В соответствии с действующим законодательством, нотариально засвидетельствованная копия должна воспроизводить точный текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, делается отметка «подпись», вместо печати «печать» и текст расшифрованной печати. Затем следует удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии (форма № 45), либо верности выписки из документа (форма № 46), либо верности копии с копи документа (форма № 47), в которой отмечается отсутствие или наличие оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей, либо  свидетельствование верности фотокопии (форма 48). После этого фиксируется регистрация в реестре, сумма взысканной госпошлины или тарифа, производится подпись нотариуса с приложением оттиска печати. Не заполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на обратной стороне листа прочеркиваются. Если копия документа или выписки из него состоит из нескольких листов, то листы прошнуровываются, пронумеровываются, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати.

            Необходимо запомнить, что свидетельствование копии документа, выданного властями других государств, производится только при наличии на документе отметки о легализации  (свидетельство консула или консульского управления МИД РФ о соответствии документа законам страны, властями которой он выдан и что подписи должностных лиц на нем не вызывают сомнения в их подлинности).

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также международными договорами с участием Российской Федерации, документ может быть принят и без легализации. Для стран, подписавших Гаагскую конвенцию в 1961 году или присоединившихся к ней позже (конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 года в соответствии с постановлением Верховного Совета ССР от 17 апреля 1991г. № 2119-1 «О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»), документы могут быть удостоверены особым способом – посредством апостиля, отменяющего требования легализации.

            Студенты должны знать, что нотариус может свидетельствовать верность копии документа с документа, выданного гражданином, при условии, что документ имеет юридическое значение, его содержание соответствует закону, подлинность подписи гражданина  на документе засвидетельствована соответствующими органами и должностными лицами.

            Выписка из документа может быть засвидетельствована нотариусом в том случае, если в ней содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов, содержание которых касается отдельного физического или юридического лица. Она должна воспроизводить полный текст части документа по отдельному вопросу. Например, выписка из трудовой книжки должна содержать текст первой страницы с указанием названия документа, фамилии, имени, отчества владельца книжки, его год рождения, образования, профессию и т.п., а затем следует содержание записи, необходимой владельцу книжки, начиная с поступления и увольнения с данной работы.

            При необходимости в нотариальном порядке может быть засвидетельствована верность копии с копии документа. Совершение такого нотариального действия возможно при условии, что верность копии была ранее засвидетельствована в нотариальном порядке или же копия документа выдана юридическим  лицом, от которого исходит документ. Такая копия должна содержать не только полный текст первоначальной копии с указанием подписи должностного лица, текста расшифрованной печати выдавшего его учреждения, удостоверительной на ней надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, но и надписи на оттиске печати, приложенной к первоначальной копии документа. И только после этого она свидетельствуется путем совершения на ней удостоверительной надписи специальной формы (форма № 47) и предоставлением сверху отметки «копия с копии». При нотариальном свидетельвовании копий документов и выписок из них, нотариус  производит подробную запись в реестре основных реквизитов документа, так как у него не остается в архиве никаких документов относительно данного нотариального действия.

Нотариус свидетельствует верность копий документов исходящих от юридических лиц, если они не противоречат законодательству. Верность копий документов, исходящих от граждан, свидетельствуется только в том случае, если подпись гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учёбы или жительства гражданина, например, копию заявления о приёме на работу нотариус может заверить, если подпись заявителя заверена в отделе кадров по месту работы. Для свидетельствования копии необходимо представить подлинник документа. Нотариус может засвидетельствовать верность копии с копии документа, при условии свидетельствования первичной копии в нотариальном порядке или тем юридическим лицом, от которого исходит подлинник представленного документа. Причём такая  копия должна быть сделана на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. Нотариус свидетельствует копии документов, на которых нет подчисток, приписок, зачёркнутых слов и иных не оговорённых исправлений.  Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определённому вопросу.

Свидетельствование  подлинности подписи на документах. Ст. 80 Основ законодательства РФ о нотариате

Изучив порядок нотариального свидетельствования копий документов и выписок из них, студентам следует рассмотреть порядок  свидетельствования подлинности подписи на документах. При совершении данного действия нотариус должен официально подтвердить, что подпись сделана определенным лицом. Закон не устанавливает перечень документов, на которых может свидетельствоваться подлинность подписи, а также не  определяет круг лиц, имеющих право подписи на документах, но содержит императивную норму о том, что содержание документа не должно противоречить законодательным актам Российской Федерации. Например, нотариус не должен свидетельствовать подлинность подписи на заявлении, в котором супруг указывает, что при расторжении брака он не будет претендовать на раздел имущества, нажитого с супругой в период брака.

Свидетельствование подлинности подписи на документе осуществляется лицом в том случае, если оно не имеет возможности лично подать его государственным или иным органам. Изучая это действие, студентам следует обратить внимание на порядок подписания документов в присутствии нотариуса и в его отсутствие. На порядок свидетельствования подлинности подписи на документе, если лицо (вследствие физических недостатков, болезни, неграмотности и т.п.) не может собственноручно подписать этот документ и на порядок совершения удостоверительной надписи на таком документе. А также обратить внимание на свидетельствование образцов подписей должностных  лиц на карточках банков.

Заверить подпись можно практически на любом документе, содержание которого не противоречит законодательству РФ. Например, заявление о согласии выезда за границу, о принятии наследства, на банковской карточке. В данном случае нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает, что подпись сделана определённым лицом. Если лицо не может собственноручно подписать документ, то подписывает рукоприкладчик. При свидетельствовании подписи должностных лиц на различных документах, нотариус проверяет не только личность должностного лица, но и его полномочия на подписание документа, например, по Уставу, учредительному договору, свидетельству о регистрации, протоколу об избрании должностного лица или приказу о назначении на должность и т.д. На банковской карточке должен быть образец оттиска печати данного юридического лица.

Свидетельствование верности перевода документов. (ст.81 Основ).

Завершая изучение темы, следует рассмотреть порядок свидетельствования нотариусом верности перевода документов с одного языка на другой. Если нотариус владеет соответствующим языком, то он вправе  засвидетельствовать верность перевода документов с одного языка на другой. В случае если он не владеет соответствующим иностранным языком, он свидетельствует подлинность подписи переводчика, предъявившего нотариусу соответствующий документ. Студентам необходимо обратить внимание на способы осуществления перевода документов переводчиком и соответственно свидетельствование подлинности его подписи нотариусом.

 Перевод делается со всего документа, в том числе из печатей и штампов, имеющихся на документе. Обычно перевод делается на отдельном листе бумаги, который прикрепляется к подлинному документу, прошнуровывается и скрепляется печатью нотариуса и его подписью.

 

Вопросы для самопроверки:

1.     Каковы условия свидетельствования  верности выписки из документа?

2.     Каков порядок свидетельствования нотариусом верности копий документов?

3.     Каким образом нотариус свидетельствует верность копии с копии документа?

4.     Каковы условия свидетельствования копии с документа, выданного гражданином?

5.     В каких случаях нотариус отказывает в свидетельствовании подлинности подписи на документе?

6.     В чем специфика свидетельствования подлинности подписи должностного лица на документе?

7.     Каковы действия нотариуса, если перевод документа сделан переводчиком?

8.     Если  при совершении нотариального действия  (удостоверении доверенности, удостоверении сделки) одновременно совершается и перевод документа на другой язык, то каким образом могут осуществляться переводы?

9.     При свидетельствовании подлинности подписи лица на документе, удостоверяет ли нотариус факты, изложенные в документе?