Объяснительная записка

24.01.04 №87

О нарушении производственной дисциплины

11 декабря 2004 г. во втором изменении во время моего дежурства был разорван силовой кабель, что питает освещение штреков.

В результате плохого закрепления передвижной установки МА-45 произошел отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что вызывало его разрыв. Ответственный за эксплуатацию передвижной установки - рабочий Швець С.К. нарушил правила ее эксплуатации, что и привело к аварии.

Считаю, что необходимо принять суровых мер дисциплинарного влияния относительно Швеця С.К.

Горный мастер

137

Пример заключения служебной записки

Отдел стандартизации Главному технологу

Служебная записка

№60/123 2505.04 О представлении материалов к проекту СТП

Прошу в срок до 15 июня 2004 г. подать к отделу стандартизации (ВС) перечень фрез, которые используются на предприятии, для заноса к стандарту предприятия «Инструмент резательный. Фрезы. Пособие по выбору».

Начальник ВС (подпись) О.К.ВАСИЛЬЧЕНКО

Одним из самых распространенных документов колегі- Протоколы альних органов является протокол. В протоколе фіксуєть- ' сия место, время и цель проведения сборов, конференции, заседания, совещания, состав собравшихся, содержание докладов, которые заслушаны, выступлений и постановлений по обсужденным вопросам.

Протокол заключает официальное, компетентное лицо, что удостоверяет тот или другой факт (протокол санинспектора, автоинспектора). Существуют также протоколы, содержание которых - объективное описание какого-то события.

По объему фиксированных данных протоколы можно разделить на три группы:

1. Сжатые, в тексте которых записаны лишь постановления.

2. Полные, в тексте которых, кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников сборов, совещаний, заседаний.

3. Стенографические, где все выступления записывают дословно.

При заключении протоколов рекомендовано использовать такие реквизиты:

• название вида документа (протокол). Этот реквизит пишут посредине строки;

• порядковый номер протокола (пишется после слова «протокол»);

• название сборов, конференции, заседания, совещания с указанием их характера (общие сборы, производственное совещание, расширенное совещание и тому подобное);

• название предприятия, организации, где состоялись сборы, конференция, заседание, совещание;

• дату проведения сборов, конференции, заседания, совещания (должно отвечать дню их проведение). Этот реквизит пишут ниже от названия организации налево. В этой строке справа пишут место проведения (название города);

138

количественный состав участников, который пишут из новой строки. Порядок заполнения этого реквизита зависит от количества собравшихся. Если количество участников достигает 10-12 лиц, то можно указать всех присутствуют. Если состав сборов, заседания, совещания большой, то достаточно указать количество собравшихся и прибавить к протоколу регистрационное письмо;

• должности, фамилии, инициалы руководителей сборов, конференции, совещания (головы, секретаря, членов президиума);

• повестка дня, то есть вопросы, которые подлежат рассмотрению на этих сборах, конференции, заседании или совещании. В повестке дня вопроса должны быть сформулированы в именительном падеже;

• текст;

• перечень приложений к протоколу с указанием количества страниц;

• подписи руководителей сборов, конференции, заседания или совещания (головы и секретаря).

Текст протокола составляют на основании выступлений участников сборов, конференции, заседания или совещания. Он должен быть сжатым, понятным, точным, лаконичным, но в то же время он должен содержать информацию, что всесторонне характеризует обсуждение вопроса. Понятие «протокольная точность» рождено сутью документа и стилем изложения.

Текст протокола должен состоять из позиций согласно с пунктами повестки дня.

Текст каждой позиции заключается за формой: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

Слово «СЛУШАЛИ» пишут в одной строке с цифрой, что значит вопрос, после слова «СЛУШАЛИ» ставят двоеточие. Инициалы и фамилию докладчика нужно писать из новой строки в именительном падеже и подчеркивать; после фамилии ставят тире и пишут содержание доклада по форме прямой речи.

Например:

1. СЛУШАЛИ:

О.І. Гончарук -...

Если имеющийся текст доклада, это необходимо обозначить ссылкой («текст доклада добавляется»).

Ниже записывают вопросы и ответы на них. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» нужно писать (печатать) большими буквами из новой строки, чтобы они были выделены. После них ставят двоеточие.

Слово «ПРИНЯЛИ» пишут после предыдущего текста большими буквами из новой строки.

Если в постановлении содержатся вопросы, которые являются разными за характером, то их разделяют на группы, которые нумеруют арабскими цифрами.

139

Образец протокола

Агрофирма «Подолья» Протокол № 10 12.12.04 с Дибровка

района

области

Производственное совещание работников бухгалтерии Голова СВ.Марченко Секретарь А.М.Токарева

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Составление отчета из производственно-финансовой деятельности агрофирмы за 2004р. (информация главного бухгалтера С.В.Марченко).

2. Указания и объяснения Госкомстата по вопросам бухгалтерского учета и отчетности (сообщение зам. главного бухгалтера М.Г.Руденко).

И. СЛУШАЛИ:

СВ.Марченко доложил о порядке подготовки и составления годового отчета, о задании работников учета.

ВЫСТУПИЛИ:

С.П.Дмитриев - указал на потребность якнайретельнішої подготовки материалов отчета и заполнения таблиц.

Г.С.Яковлева - предложила организовать работу таким способом, чтобы закончить составление отчета до 10 января 2005 г.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Всем работникам отдела учета обеспечить своевременную подготовку и высокое качество материалов отчетов из производственно-финансовой деятельности агрофирмы за 2004 год.

2. Подать годовой отчет к Облстату не позже 10 января 2005 г.