21.4. Облік запасів на атп
У структурі витрат АТП питома вага вартості витрачених палива і мастильних матеріалів (далі ПММ) є досить вагомою, тому слід звернути особливу увагу на їх облік.
До ПММ належать: паливо, оливи (моторні, трансмісійні, спеціальні), консистентні мастила і спеціальні рідини.
У бухгалтерському обліку наявність і рух палива відображається на субрахунку 203 „Паливо" рахунку 20 „Виробничі запаси". Для цілей аналітичного обліку до цього рахунку рекомендується відкривати аналітичні рахунки чи субрахунки нижчих порядків хоча б за двома класифікаційними ознаками.
За місцем зберігання палива можна відкрити такі субрахунки:
2031 „Паливо на складі";
2032 „Паливо в баках автомобілів";
2033 „Паливо по талонах";
Відповідно до цих субрахунків можна відкрити субрахунки чи аналітичні рахунки наступного порядку за видами палива. Наприклад, до рахунку 2031 "„Паливо на складі" можна відкрити такі субрахунки:
20311 „Бензин А-95 на складі";
20312 „Бензин А-92 на складі";
20313 „Бензин А-76 на складі";
20314 "„Дизельне паливо на складі";
Аналогічно відкриваються субрахунки до інших рахунків
У бухгалтерському обліку надходження ПММ відображається за первісною вартістю згідно з П(С)БО 9 «запаси». При цьому дебетується відповідний рахунок.
Придбання ПММ для підприємства може відбуватись кількома способами.
Підприємство може закупити ПММ у їх виробників чи продавців і заправляти автомобілі через автозаправочні пункти самого підприємства. Ці операції відображаються такими проведеннями:
Слід звернути увагу на те, що податковий кредит з ПДВ буде виникати не завжди. Так якщо бензин був придбаний з метою його використання легковим автомобілем, то50 % ПДВ включається до податкового кредиту. Якщо підприємство займається наданням транспортних послуг легковими автомобілями, то податковий кредит буде виникати в повній сумі ПДВ.
Інший шлях придбання ПММ підприємством – це придбання по талонах. Підприємство укладає договір з продавцем ПММ, згідно з яким останній зобов’язується обслуговувати це підприємство, видавати талони на суму передоплати, заправляти транспортний засіб при пред’явленні талона.
Придбання ПММ по талонах буде відображатись в обліку за такою кореспонденцією рахунків:
Ще один шлях придбання ПММ — придбання ПММ водієм у дорозі за кошти, видані під звіт. При цьому водій обов'язково повинен відзвітуватися за витрачені кошти. Тобто він повинен додати до авансового звіту розрахунковий документ (касовий чек тощо) та податкову накладну, якщо вартість придбаного палива більша 20 грн.
У бухгалтерському обліку придбання ПММ водієм у дорозі буде відображатись за такою кореспонденцією рахунків:
На місцях зберігання ПММ їх облік в натуральному вираженні ведеться в одиницях маси. Кількісний облік ПММ матеріально відповідальна особа веде в картках складського обліку, в які й заносяться дані з надходження та вибуття ПММ на підставі первинних документів.
На відміну від оприбуткування відпуск палива здійснюється в одиницях об'єму. А оскільки кількісний облік ПММ на складі здійснюється в одиницях маси, то періодично проводиться замірювання густини ПММ.
Видача ПММ зі складу проводиться на підставі вимог, лімітно-забірних карток чи інших видаткових документів.
Кількість виданого водієві палива фіксується у відомості обліку видачі палива та у подорожньому листі.
На підставі первинних документів, за якими здійснювалися приймання на склад та видача з нього ПММ, матеріально відповідальна особа складає звіт про рух ПММ, який разом з вищезгаданими первинними документами здає в бухгалтерію.
У бухгалтерії ці документи перевіряють і на основі них складають накопичувальні відомості про приймання і видачу ПММ.
Списання ПММ у податковому і бухгалтерському обліку для виробничих і невиробничих цілей здійснюється на підставі подорожніх листів згідно з нормами витрачання палива, затвердженими наказом Міністерства транспорту України „Про затвердження норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорт" від 10.02.1998 року №43. Для вантажних автомобілів застосовуються подорожні листи форми № 1 (використовуються для міжнародних перевезень), або подорожні листи форми № 2 (використовуються для перевезень у межах України). Для легкових — подорожні листи типової форми № 3. Крім того, потрібний акт на списання цих матеріалів, затверджений керівником підприємства і підписаний уповноваженою комісією. Вартість витраченого палива в бухгалтерії відносять на відповідний рахунок витрат.
На підставі фактичного пробігу, який визначають за подорожніми листами та Нормами витрат для конкретного автомобіля визначається фактичне витрачання палива за день, яке розраховується відніманням від суми залишку палива при
виїзді та виданого палива залишку при поверненні. Якщо в дорозі водій придбав паливо, то куплену кількість палива потрібно додати до фактичних витрат.
Фактичні витрати палива порівнюються з нормами, котрі розраховуються на підставі даних спідометра та Норм витрат.
Витрати на ПММ, що пов'язані безпосередньо з веденням виробництва, відповідно до пп. 5.2.1 Закону України „Про оподаткування прибутку підприємств" можна включити до складу валових витрат (але в межах Норм витрат).
При цьому відповідно до пп. 5.4.10 Закону про оподаткування прибутку вартість ПММ для легкових автомобілів можуть віднести до складу валових витрат (в межах Норм витрат) лише підприємства, надання транспортних послуг для яких є основною діяльністю. Для інших підприємств віднесення до складу валових витрат затрат на ПММ для легкових автомобілів дозволено лише в межах 50 %.
Вартість перевитрачання бензину списується за рахунок водія, якщо встановлено його провину, або за рахунок власних коштів підприємства, якщо провину водія не виявлено.
Запасні частини входять до складу виробничих запасів підприємства. Тому в бухгалтерському обліку наявність та рух запасних частин відбувається згідно з П(С)БО 9 „Запаси" та відображається на субрахунку 207 „Запасні частини".
Аналітичний облік запасних частин ведеться за місцями їх зберігання в розрізі однорідних груп.
В основному запасні частини використовуються під час ремонту транспортних засобів. При цьому вартість використаних запчастин відноситься на: збільшення первісної вартості транспортного засобу, якщо ремонт призвів до збільшення економічних вигод, очікуваних від використання транспортного засобу; витрати підприємства, якщо ремонт не призвів до збільшення економічних вигод від використання автомобіля.
Основою для списання запасних частин на технічне обслуговування транспортного засобу є лімітно-забірні картки або вимоги. На кожному первинному документі повинен бути вказаний ліміт відпуску у вартісному та числовому вираженні. Після цього лімітно-забірна картка передається на склад, де відбувається видача зазначеної кількості необхідних запасних частин.
У цілому облік запасних частин ведеться аналогічно до обліку інших запасів, окрім акумуляторних батарей та автомобільних шин, облік яких ведеться пооб'єктно. Кожній шині та акумуляторній батареї присвоюється індивідуальний номер і заводиться картка для оперативного обліку.
Облік акумуляторних батарей ведеться за типами і марками автомобілів, місцями їх зберігання і технічним станом (нові, відремонтовані, підлягають ремонту тощо).
Облік автомобільних шин ведеться за видами, сортами, розмірами та технічним станом (нові, вживані, підлягають ремонту). Списання автомобільних шин відбувається згідно з Нормами експлуатаційного пробігу автомобільних шин, затвердженими наказом Мінтрансу України від 08.12.1997 р. № 420.
Норми експлуатаційного пробігу автомобільних шин призначені для планування, визначення рівнів тарифів та раціональних витрат матеріальних ресурсів тощо. Норми обов'язкові для використання автотранспортними підприємствами незалежно від форм власності та відомчої підпорядкованості.
Сумарне процентне зниження норм експлуатаційного пробігу автомобільних шин, які включають всі перелічені фактори, не повинне перевищувати 25%.
Відпуск автошин для заміни відбувається на вимогу, до якої додається картка обліку роботи автомобільної шини на зняту автошину, на основі якої заповнюється накладна складу на приймання цієї шини.
Автошина, зняті для ремонту чи утилізації, оприбутковуються на склад за накладною, до якої додається картка обліку роботи автомобільної шини.
Списання акумуляторної батареї для встановлення на транспортний засіб відбувається тільки в обмін на зняту і за наявності акта, який підтверджує неможливість подальшого використання знятої.
Надходження акумуляторної батареї, непридатної для подальшого використання, відображається лише в аналітичному обліку.
Наказом Мінтрансу України від 08.12.1997 р. № 417 затверджено Правила нагляду та підтримання в робочому стані стартерних свинцево-кислотних акумуляторних батарей НД 7214 у 95120-157-97.
Відповідно до цих Правил встановлено строки служби акумуляторних батарей, згідно з якими відносяться до валових витрат затрати на їх заміну.
Тобто якщо на підприємстві є вантажний автомобіль, то затрати на заміну його акумулятора можна віднести до валових витрат тільки при терміну служби батареї 2,5 роки або експлуатації її в пробігу автомобіля понад 110 тис. км, при цьому пробіг автомобіля з цим акумулятором необхідно підтвердити подорожніми листами.
У бухгалтерському обліку операції з придбання і відпуску акумуляторних батарей і автошин відображаються так:
