4.1.6. Проектная организация

Проектная организация – это группа людей и взаимосвязанная инфраструктура, содержащая систему (иерархию) полномочий, отношений и распределения ответственности, согласованных с предпринимательской деятельностью или функциональными процессами. Этот элемент компетенции охватывает конструирование и обслуживание самых необходимых ролей, организационной структуры, ответственности и возможностей проекта.

Проектная и программная организации – это уникальные, кратковременные модели, адаптированные к фазам жизненного цикла проекта или к условиям цикла программы. Портфельные организации схожи с постоянными организациями и часто являются их частью. Однако любая организация должна быть главным образом ориентирована на проекты. Проектная организация и ресурсы, запрашиваемые для её осуществления, должны отражать задачи проекта. Если задачи проекта требуют выполнения проекта за короткий промежуток времени, при любых затратах, то для выполнения такого проекта может потребоваться высокий уровень ресурсов и значительная организация. Если проект осуществляется на протяжении длительного периода времени и его бюджет лимитирован, то ему предоставляются ограниченные ресурсы и небольшая организация.

Модели процессов и модели принятия решений, а также их управление и применение в организации, нуждаются в детальной разработке, четком осуществлении, постоянном усовершенствовании и строятся на накопленном опыте. Проектная организация, как правило, имеет более короткий срок жизни и претерпевает более стремительные изменения, чем постоянная организация.

При конструировании проектной организации следует принимать во внимание воздействие культуры и среды; обычно эти показатели изменяются по мере того, как проект развивается по своему жизненному циклу. Жизненный цикл точно отрегулирован и отлажен, отвечает различным условиям и типам контрактов.

В некоторых ситуациях возможно (и предпочтительно) произвести перемещения в проектной организации таким образом, чтобы все люди, задействованные в ней, находились поблизости; это способствует работе и коммуникации команды. В то же время, отделы некоторых проектных организаций могут быть очень разбросаны географически и даже находиться на различных континентах, что создает еще большие трудности в управлении проектом.

Эффективность проектной организации зависит от персонала, работающего в ней. Компетентность людей, чьи кандидатуры предложены на определенные должности проекта, должны проходить проверку на профессиональную пригодность и подтверждение со стороны линейного руководства. В идеале, менеджер проекта и линейный руководитель, отвечающие за обеспечение проекта ресурсами, обсуждают, подходит ли кандидат для выполнения конкретной роли в команде проекта. Рассматриваются его навыки и опыт, руководитель проекта также оценивает личностные качества кандидата и их сочетаемость с другими членами команды. Тем не мене, часто случается так, что руководитель проекта не принимает участия в отборе сотрудников для вверенной ему команды, поэтому впоследствии ему приходится воспитывать проектную команду, состоящую из неопытных или конфликтующих личностей.

Возможные шаги процесса:

1. Определите, какого рода организационная структура и ресурсы необходимы для проекта.

2. Идентифицируйте все отделы организации, которые могли бы предоставить проекту ресурсы.

3. Распределите роли, сферы ответственности, точки взаимодействия, уровни полномочий и процедур в проекте.

4. Получите ресурсы из отделов организации.

5. Определите и регулируйте взаимодействия проекта с отделами постоянной организации.

6. Распространяйте информацию о принятых решениях, возглавляйте проект.

7. Поддерживайте, совершенствуйте и, если необходимо, изменяйте проектную организацию.

8. Постоянно стремитесь улучшить проектную организацию.

9. Документируйте извлеченные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для исследования:

Модели принятия решений

Управление взаимодействием

Устав организации

Процедуры и процессы

Оценка ресурсов и непрерывное обучение

Матрица распределения ответственности

Стандартный график встреч/заседаний

Описания заданий

Критерии оценки компетентности по уровням:

А Кандидат удачно осуществил управление проектной организацией в рамках важных программ и/или портфелей одной из организации или её отдела.

В Кандидат удачно осуществил управление проектной организацией в ситуациях, возникающих в рамках сложного проекта.

С Кандидат удачно осуществил управление проектной организацией в ситуациях, возникающих в рамках проекта ограниченной сложности.

D Кандидат обладает знаниями, относящимися к управлению проектной организацией, и может применить их на практике.

Основные связи:

1.02. Заинтересованные стороны, 1.07. Работа команды, 1.09. Структуры проекта, 1.12. Ресурсы, 1.14. Закупки и контракты, 1.19. Запуск проекта, 1.20. Закрытие проекта, 2.01. Лидерство, 2.02. Участие и мотивация, 2.04. Уверенность в себе, 2.05. Разрядка, 2.06. Открытость, 2.07. Творчество, 2.09. Продуктивность, 2.10. Согласование, 2.14. Понимание ценностей, 3.03. Портфельно-ориентированное управление, 3.05. Постоянная организация, 3.06. Предпринимательская деятельность, 3.08. Управление персоналом.