4.4.2. Методология управления проектами в динамическом окружении

Управление проектами в динамическом окружении является непрекращающимся процессом, который имеет место на всех фазах жизненного цикла проекта, от зарождения идеи до его завершения.

Менеджер проекта несет ответственность за выполняемые им профилактические шаги, за действия на опережение со стороны всех членов команды, за бдительность в отношении негативного влияния окружения, а также вызовов, провоцируемых динамическим окружением и возможностями, которые формируются затем. Менеджер проекта обеспечивает участие всех заинтересованных сторон в процессе и, в случае необходимости, привлекает к работе соответствующих экспертов в роли консультантов для оказания поддержки проекту по вопросам управления взаимодействием в динамически меняющимся окружением.

В условиях переходных и развивающихся экономик окружение достаточно часто приобретает свойство турбулентности и может оказывать разрушительные эффекты для проектов, программ и портфелей проектов в организации. Широко используемая технология уменьшения состояния неопределенности, присутствующее в какой-либо зоне турбулентности, основана на принципе последовательности  уменьшение состояния неопределенности при оценке влияния динамики окружения путем разбивки статьи потерь на составляющие компоненты. Суммарная оценка отклонений по компонентам меньше, чем отклонение всей статьи потерь. Для того, чтобы сократить отклонение при оценке стоимости проекта, статьи затрат разбиваются на составные компоненты, и таким образом снижается состояние неясности при оценке. Дробление процесса на компоненты проводится несколько раз, до тех пор, пока отклонение всех компонентов стоимости не опустится ниже допустимого предела. Та же самая техника применяется при оценке продолжительности мероприятий, которые предопределяют график проекта, в результате снижается неопределенность оценки продолжительности проекта.

Дерево анализа и принятия решений по методу Монте-Карло и анализ сценариев служат примерами мощных инструментов оценки влияния турбулентного окружения.

Возможные шаги процесса:

1. Выявите и оцените факторы окружения, оказывающие влияние на проект.

2. Составьте план ответного реагирования на динамическое окружение, его вызовы и возможности, подайте его на утверждение и уведомьте о нем все заинтересованные стороны.

3. Обновите планы проекта согласно утвержденному плану ответного реагирования на динамически меняющееся окружение, его вызовы и возможности.

4. Оцените вероятность выполнения задач по времени и затратам, регулярно проводите такую оценку в ходе проекта.

5. Постоянно занимайтесь поиском новых источников проблем взаимодействия с окружением, проводите повторную оценку влияния окружения и его динамики, разрабатывайте планы реагирования и вносите поправки в план проекта.

6. Ведите контроль за планом ответного реагирования на влияние динамического окружения, его вызовы и возможности.

7. Документируйте извлеченные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для исследования:

План ответного реагирования на динамическое окружение

Резервы времени и средств на динамическое окружение

Инструменты и техники качественного влияния динамического окружения

Стратегии и планы ответного реагирования на динамическое окружение

Инструменты и техники выявления источников влияния динамического окружения

Планирование сценариев реакции на динамическое окружение

Анализ чувствительности

SWOT-анализ, анализ достоинств, недостатков, возможностей и угроз

Принцип последовательности

Критерии оценки компетентности по уровням:

А Кандидат удачно осуществил управление динамическим окружением и возможностями проекта в рамках важных программ и/или портфелей одной из организаций или её отдела.

В Кандидат удачно осуществил управление динамическим окружением и ситуациями, содержащими потери, вызовы и возможности, в рамках сложного проекта.

С Кандидат удачно осуществил управление динамическим окружением и ситуациями, содержащими потери, вызовы и возможности, в рамках проекта ограниченной сложности.

D Кандидат обладает знаниями, относящимися к управлению динамическим окружением и ситуациями, содержащими потери, вызовы и возможности, и может применить их на практике.

Основные связи:

1.01. Успешность управления проектом, 1.02. Заинтересованные стороны, 1.03. Требования и задачи проекта, 1.08. Разрешение проблем, 1.11. Время и фазы проекта, 1.13. Затраты и финансы, 1.14. Закупки и контракты, 1.15. Изменения, 1.16. Контроль и отчетность, 2.01. Лидерство, 2.03. Самоконтроль, 2.07. Творчество, 2.11. Переговоры, 2.12. Конфликты и кризисы, 3.03. Портфельно-ориентированное управление, 3.05. Постоянная организация, 3.06. Предпринимательская деятельность, 3.09. Здоровье, безопасность, охрана труда и окружающая среда, 3.10. Финансы, 3.11. Юридические аспекты.