4.1.12. Ресурсы

Управление ресурсами подразумевает планирования ресурсов, состоящее из идентификации и распределения ресурсов согласно их мощностям. Этот процесс также включает оптимизацию использования ресурсов, постоянный мониторинг и контроль ресурсов. Понятие «ресурс» охватывает людей, материалы и инфраструктуру (сюда входят материалы, оборудование, помещения, услуги, информационные технологии, информация и документы, знания и фонды), необходимые для осуществления проектных мероприятий.

Управление проектом должно удостовериться, что сотрудники обладают соответствующими техническими, поведенческими и контекстуальными компетенциями, а также снабжены адекватной информацией, инструментами и подготовкой, необходимыми для успешного выполнения задачи.

Возможные шаги процесса:

1. Определите, какие ресурсы вам необходимы, включая конкретные усилия руководителей проекта. Четко опишите компетенции, необходимые персоналу проектной команды.

2. Составьте график использования ресурсов.

3. Получите от линейного руководства согласие по вопросу выделения ресурсов на проект.

4. Поставьте сметные предположения и план распределения ресурсов в подчинение под контроль внесения изменений.

5. Управляйте распределением ассигнований (финансовых ресурсов), делая особый акцент на производительности недавно принятого на работу персонала.

6. Контролируйте ресурсы с учетом изменений.

7. Если имела место переоценка или недооценка ресурсов, поставьте этот вопрос на обсуждение на уровне программы или портфеля с целью (пере-) распределения ресурсов.

8. По завершении сопоставьте базу данных сметных предположений с показателями фактически использованных ресурсов.

9. Документируйте извлеченные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для исследования:

Резервный запас ресурсов (на критическом пути)

Методы контроля ресурсов

База данных по оценке ресурсов (для планирования и балансирования ресурсов)

Методы оценки ресурсов

Ставки/показатели ресурсов

Критерии оценки компетентности по уровням:

А Кандидат удачно осуществил управление ресурсами, имеющими отношение к проекту, в рамках важных программ и/или портфелей одной из организаций или её отдела.

В Кандидат удачно осуществил управление ресурсами в ситуациях, возникающих в рамках сложного проекта.

С Кандидат удачно осуществил управление ресурсами в ситуациях, возникающих в рамках проекта ограниченной сложности.

D Кандидат обладает знаниями, относящимися к управлению ресурсами, и может применить их на практике.

Основные связи:

1.06. Проектная организация, 1.07. Работа команды, 1.13. Затраты и финансы, 1.14. Закупки и контракты, 2.03. Самоконтроль, 2.05. Разрядка, 2.11. Переговоры, 2.12. Конфликты и кризисы, 2.14. Понимание ценностей, 3.01. Проектно-ориентированное управление, 3.07. Системы, продукты и технология, 3.08. Управление персоналом.

4.1.13. Затраты и финансы

Управление затратами и финансами проекта является совокупностью всех действий, необходимых для мониторинга и контроля затрат в течение жизненного цикла проекта, включая оценку проекта и сметные предположения его стоимости на ранней стадии существования проекта.

Управление затратами проекта подразумевает составление сметных предположений для каждой группы работ, подсистем и всего проекта, что послужит основой для составления полного бюджета проекта. Управление затратами также включает в себя: приведение в соответствие плановых и реальных затрат в различных точках проекта, оценку остаточной стоимости, а также корректировку окончательной оценочной стоимости. Стоимость итогового продукта проекта должна поддаваться измерению и вычислению. Стоимость любого изменения должна быть подсчитана, согласована и зафиксирована документально.

В стоимость проекта должны быть внесены все накладные расходы, включая такие дополнительные пункты выделения средств, как услуги и поддержка офиса. В резерве должна находиться нераспределенная сумма денег на случай непредвиденных обстоятельств или возможных претензий, возникающих в бюджете расходов. Такого рода фонды можно использовать для достижения благоприятных результатов в случае, если риски учтены или возможности реализованы. Эти средства могут покрыть перерасход средств там, где в проекте присутствуют риск или неуверенность.

После окончания проекта или программы руководство проектом, программой или портфелем может сделать свой вклад в анализ новых операций и состояния эксплуатационных расходов. В жизненном цикле проекта распределение статей затрат или фактические операционные счета могут вызвать определенные сложности.

Объемы оплаченных работ должны соответствовать продукту, который был произведен проектом, и условиям оплаты, оговоренным в контракте. Руководство проектом применяет методы мониторинга, проверки и осмысления фактического качества итогового продукта, решает, какая работа должна быть указана в счет-фактуре, следит за фактическим использованием ресурсов (выписывание счетов подрядчикам, учет часов по ведомостям отработанного времени). Это является основой для отчетности и контроля затрат.

Финансовое управление проектом следит за тем, чтобы на всех фазах проекта руководство проекта было проинформировано о количестве ресурсов необходимых для каждого интервала времени. Объемы необходимых ресурсов зависят от стоимости проекта, календарного графика и условий оплаты. Руководители проекта также анализируют доступные финансовые ресурсы и управляют их излишком или перерасходом.

На протяжении жизненного цикла проекта должен быть доступен фонд, предназначенный для непредвиденных расходов (так называемый «резервный запас», или «поплавок»). Выплата авансов должна производиться с особой осторожностью. Что касается затрат, то должны вестись подсчет и оценка прихода и расхода денежных средств. Мероприятия по управлению дополнены принятием соответствующих действий и системой обратной связи.

Финансирование проекта подразумевает поиск средств с применением самых благоразумных и благоприятных методов. Существуют многообразные пути финансирования проектов, программ и портфелей, например, из внутренних фондов, из дополнительных источников, через банковские займы, а также через BOT и BOOT консорциумы ¹. Как правило, в таких мероприятиях осуществляются под руководством или при содействии финансового отдела организации. Каждый отдельный проект требует заблаговременного обзора и выбора оптимального способа финансирования еще до начала его работы.

Возможные шаги процесса по управлению затратами:

1. Проанализируйте и изберите систему управления затратами проекта, программы или портфеля.

2. Подсчитайте и оцените стоимость каждой группы работ, включая накладные расходы.

3. Введите систему мониторинга и контроля затрат, а также, в случае необходимости, систему управления инфляцией и валютой.

4. Определите объект (учета) затрат.

5. Подсчитайте фактическое использование ресурсов и понесенных издержек или затрат (бухгалтерский учёт).

6. Учитывайте все изменения и претензии.

7. Анализируйте отклонения и их причины, приведите в соответствие фактические и запланированные издержки.

8. Прогнозируйте тенденции затрат и окончательную стоимость проекта.

9. Разрабатывайте и принимайте меры по исправлению ситуации.

10. Уточняйте приблизительную оценку затрат с учетом изменений.

11. Документируйте извлеченные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Возможные шаги процесса финансового управления:

1. Проанализируйте варианты/модели финансирования проекта, программы или портфеля.

2. Проведите переговоры с возможными источниками финансирования и определите сопутствующие условия.

3. Изберите источники финансирования проекта.

4. Распределяйте бюджет по статьям затрат, анализируйте авансовые выплаты.

5. Подсчитайте использование финансовых ресурсов, приход и расход денежных средств проекта, программы или портфеля.

6. Установите и контролируйте процесс и санкционирование выплат.

7. Установите и ведите контроль над системами ведения бухгалтерских книг и финансового аудита.

8. Учитывайте изменения в использовании финансового ресурса и доступных бюджетов на протяжении жизненного цикла проекта.

9. Утверждайте бюджеты и управляйте ими, обеспечивая денежное покрытие понесенных расходов.

10. Документируйте извлеченные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для исследования:

Бюджет расходов проекта

Приход и расход денежных средств

Резервный запас наличных денежных средств

План счетов бухгалтерского учета

Методы контроля затрат

Методы оценки затрат

Структура расходов

Оборот денежных средств

Проектирование затрат

Заработанная стоимость

Прогноз конечных затрат

Финансовые ресурсы

Модели финансирования

Инфляция цен

Критерии оценки компетентности по уровням:

А Кандидат удачно осуществил управление затратами и финансовыми ресурсами в рамках важных программ и/или портфелей организации или её отдела.

В Кандидат удачно осуществил управление затратами и финансовыми ресурсами в ситуациях, возникающих в рамках сложного проекта.

С Кандидат удачно осуществил управление затратами и финансовыми ресурсами в ситуациях, возникающих в рамках проекта ограниченной сложности.

D Кандидат обладает знаниями, относящимися к управлению затратами и финансовыми ресурсами проекта, и может применить их на практике.

Основные связи:

1.02. Заинтересованные стороны, 1.03. Требования и задачи проекта, 1.04. Проектный риск и возможности, 1.09. Структуры проекта, 1.10. Замысел и итоговый продукт проекта, 1.11. Время и фазы проекта, 1.12. Ресурсы, 2.02. Участие и мотивация, 2.10. Согласование, 2.12. Конфликты и кризисы, 2.14. Понимание ценностей, 2.15. Этика, 3.01. Проектно-ориентированное управление, 3.04. Осуществление проектов, программ и портфелей (3П), 3.05. Постоянная организация, 3.10. Финансы.