4.1.11. Время и фазы проекта

Термин время охватывает такие процессы, как структурирование, упорядочение, продолжительность, оценивание и составление графика мероприятий и/или групп работ, включая распределение ресурсов по работам, установление сроков проекта, мониторинг и контроль их своевременного выполнения. Эти аспекты должны быть представлены в диаграмме критического пути проекта.

Для каждой отдельной отрасли промышленности (строительство, производство, логистика) или коммерческой деятельности (исследования и разработки, каналы поставок, информационно-коммуникационные технологии) существуют различные характерные модели жизненного цикла проекта. В рамках этих моделей жизненного цикла применимы разнообразные временные границы и фазы.

Фаза проекта – это отдельный период времени в порядке следования проекта, который принципиально обособлен от других периодов. Она производит как итоговый продукт, так и решения, которые впоследствии станут основой для следующей фазы. Фазы имеют определенные задачи и могут иметь установленные сроки. Для различных типов (под)проектов могут быть использованы различные модели фаз, которые усложняют координацию проектов. Для выполнения определенных задач, сроков фазы или интервалов работ можно использовать контрольные точки/вехи.

На практике фазы проекта могут частично накладываться (например, параллельные стадии, сжатие процессов). В рамках программы термин фаза, как правило, относится к проекту, а не к программе. Контроль над портфелями осуществляется в определенные интервалы времени. Обычно для планирования деятельности портфеля на следующий год (а возможно и с перспективой на несколько лет вперед, в зависимости от вида предприятия или организации) проводится годичный цикл встреч и точек принятия решений. Также руководители портфеля осуществляют проверку успешности выполнения текущего цикла, которая обеспечивает устойчивое продвижение всех проектов внутри портфеля, надлежащее распределение ресурсов и своевременное принятие мер по устранению недостатков, если это необходимо.

Цель составления календарного плана – определить, какие мероприятия должны быть выполнены и когда, а также расположить их в логической последовательности на временной линии. Составление календарного плана включает в себя точки взаимодействия между подпроектами и группами работ, продолжительность и расчёт по времени (хронометраж) работ. Графики времени зависят от относительной приоритетности работы, доступности ресурсов, уровня умений, а иногда и времени года, если выполнение работ зависит от погодных условий. В случае, если существует некая неясность по вопросу количества времени, необходимого для определенной фазы или мероприятия, в график работ следует ввести «резервный запас», или так называемый «поплавок» времени.

Возможные шаги процесса:

1. Определите и упорядочьте группы мероприятий и/или работ.

2. Вычислите продолжительность работ.

3. Составьте график проекта или фазы.

4. Распределите и сбалансируйте ресурсы.

5. Сопоставьте заданную, запланированную и фактическую даты и внесите коррективы в прогноз, если это необходимо.

6. Ведите контроль времени согласно графику с учетом внесенных изменений.

7. Документируйте извлеченные уроки и применяйте их в будущих проектах.

Темы для исследования:

Планирование критического пути

Модели жизненного цикла

Вехи / контрольные отметки

Модели фаз проекта

Снабжение ресурсами: остаток денежных средств

Создание «резервного запаса», или «поплавка», на случай дефицита времени

Методы контроля времени

Методы планирования времени

Критерии оценки компетентности по уровням:

А Кандидат удачно осуществил управление фазами проекта и графиками времени в рамках важных программ и/или портфелей одной из организаций или её отдела.

В Кандидат удачно осуществил управление фазами проекта и графиками времени в ситуациях, возникающих в рамках сложного проекта.

С Кандидат удачно осуществил управление фазами проекта и графиками времени в ситуациях, возникающих в рамках проекта ограниченной сложности.

D Кандидат обладает знаниями, относящимися к управлению фазами проекта и графиками времени, и может применить их на практике.

Основные связи:

1.03. Требования и задачи проекта, 1.04. Проектный риск и возможности, 1.12. Ресурсы, 1.13. Затраты и финансы, 1.15. Изменения, 1.16. Контроль и отчетность, 1.19. Запуск проекта, 2.02. Участие и мотивация, 2.03. Самоконтроль, 2.05. Разрядка, 2.06. Открытость, 2.07. Творчество, 2.08. Ориентация на результат, 2.09. Продуктивность, 2.10. Согласование, 3.01. Проектно-ориентированное управление, 3.04. Осуществление проектов, программ и портфелей (3П), 3.08. Управление персоналом, 3.10. Финансы.