4.3.3. Портфельно-ориентированное управление

Портфель – это комплекс проектов и/или программ, не обязательно взаимосвязанных друг с другом, объединенных вместе ради удобства контроля, координации и оптимизации. Вопросы, возникающие на уровне портфеля, должны передаваться генеральному руководству организации и решаться на этом же уровне.

Портфельно-ориентированное управление проектами и/ или программами включает составление приоритетов для проектов и/или программ внутри организации и оптимизацию вклада всех проектов в стратегию организации в целом.

Портфельно-ориентированное управление – это непрерывная функция, сродни линейному менеджменту. Его цель – координация всех текущих проектов и программ для организации или ее частей. В управлении по принципу «снизу-вверх» роль руководителя портфеля заключается в оценке релевантности каждого проекта и распределении необходимых / ограниченных ресурсов, а также подаче единого отчета высшему руководству. В управлении по принципу «сверху-вниз» он несет ответственность за управление процессом преобразования стратегии в проекты и/или программы.

Портфельно-ориентированное управление главным образом применяется к группам проектов и программ, которые могут не быть взаимосвязанными с точки зрения предпринимательской деятельности, но черпают ресурсы из общего источника ограниченных ресурсов. В рамках организации руководитель портфеля координирует все проекты и возможные программы в процессе оценивания, отбора, мониторинга и контроля, повторного определения приоритетов и их завершения. Деление сложного проекта на подпроекты является нормальной процедурой управления проектом.

Контроль портфеля требует дополнительные инструменты, такие как ключевые показатели эффективности (КПЭ) и их применение в суммировании весовых коэффициентов бизнес-плана проектов, чтобы гарантировать значимость проекта в выполнении стратегии бизнеса.

Перечень прочих часто применяемых инструментов и механизмов:

• сбалансированная карта показателей деятельности;

• единый формат презентации отчетности;

• единый отчет по портфелю для высшего руководства (резюме руководства);

• интегрированные информационные системы управления проектом;

• офис управления портфелем;

• комитет по вопросам определения приоритетов.

Портфельно-ориентированное управление разрабатывает для организации сбалансированный комплекс проектов и программ, которые могут быть осуществлены в условиях ограниченности бюджета и ресурсов, посредством специализированной модели, которая согласовывает процесс отбора проекта со стратегическими целями. Организации следует разбить свою стратегию на формулирование и обслуживание ключевых показателей эффективности (КПЭ) и их весовых коэффициентов, которые бы отражали стратегию. Бизнес-план каждого проекта и программы оценивается, опираясь на эти показатели, чтобы проверить стабильность его соответствия стратегии. При изменении обстоятельств проводится надлежащая регулировка приоритета проекта.

Возможные шаги процесса:

1. Перечислите в порядке приоритетности программы и проекты согласно стратегиям и целям организации.

2. Выделите ресурсы на осуществление портфеля. Сбалансируйте спрос и предложение.

3. Сформулируйте стандартные процессы, инструменты и схемы отчетности для использования во всех программах и проектах портфеля, и установите функции поддержки.

4. Постоянно ведите мониторинг и контроль программ и проектов в рамках портфеля. Инициируйте корректирующее воздействие.

5. Удалите из портфеля программы и проекты, если они уже не соответствуют стратегии предприятия (в случае ее изменения) и убедитесь, что извлеченные уроки применяются на практике.

6. Отберите и добавьте к портфелю новые программы и проект (вернитесь к пункту 1).

Темы для исследования:

Сбалансированная карта показателей деятельности

Единые форматы

Ключевые показатели эффективности деятельности (КПЭ)

Стратегия организации и бизнес-планы

Офис поддержки портфеля

Офис поддержки управления проектом

Управление ресурсами

Критерии оценки компетентности по уровням:

А Кандидат успешно вел разработку портфелей и/или руководств, инструментов и процедур управления портфелем в порученной ему сфере ответственности. Успешно вел и был серьезно задействован в преобразовании стратегии предпринимательской деятельности в формат программ или портфелей. Удачно проводил отбор и развитие руководителей программ и/или проектов в порученной ему сфере ответственности.

В Кандидат в полном объёме понял и применил концепции портфельно-ориентированного управления. Благополучно руководил проектами в рамках портфеля или портфелем.

С Принимал участие в отборе более приоритетных проектов и составлял отчетность по ним, тем самым предоставляя информацию для управления портфелем.

D Имеет необходимые знания, относящиеся к концепциям портфельно-ориентированного управления.

Основные связи:

1.01. Успешность управления проектом, 1.02. Заинтересованные стороны, 1.03. Требования и задачи проекта, 1.04. Проектный риск и возможности, 1.08. Разрешение проблем, 1.16. Контроль и отчетность, 1.17. Информация и документация, 1.18. Коммуникация, 2.02. Участие и мотивация, 2.06. Открытость, 2.08. Ориентация на результат, 2.10. Согласование, 2.14. Понимание ценностей, 3.01. Проектно-ориентированное управление, 3.04. Осуществление проектов, программ и портфелей (3П), 3.06. Предпринимательская деятельность, 3.10. Финансы.