4. Відбір форм документів для включення до табеля.
Як правило, табель форм документів містить:
o форми документів, затверджені загальнодержавними нормативно-правовими актами, вищими галузевими органами, органами міжгалузевої координації, нагляду та контролю;
o форми документів, застосовуваних в установі, які передбачені Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі - ДКУД) [41];
o форми документів, затверджені розпорядчими документами певної установи.
До табеля вносять документи всіх структурних підрозділів за всіма напрямами роботи установи.
Складання альбому уніфікованих форм документів
Як правило, табель форм документів та альбом уніфікованих форм документів розробляються одночасно, оскільки робота зі складання альбому є логічним продовженням підготовки табеля і пов'язана з нею на змістовому рівні. Водночас альбом можна розробляти і використовувати як самостійний документ, без попереднього складання табеля. Якщо ці два документи розробляються одночасно, то результати аналізу створюваних в установі документів і заповнені на них карти, на підставі яких розробляють табель, використовуються також і для підготовки альбому. При складанні виключно альбому мають бути відібрані зразки тих документів, які до нього включатимуться. Наприклад, можуть бути розроблені: Альбом уніфікованих форм службових листів; Альбом уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів; Альбом уніфікованих форм документів з кадрових питань тощо. У будь-якому разі необхідно мати масив документів, які використовуватимуться як первинний матеріал для розроблення форм документів.
У ході підготовки альбому виокремлюють такі етапи роботи:
o визначення завдання (призначення альбому і склад документів);
o класифікація форм документів з метою визначення структури альбому й розподілу всіх документів на дві групи: а) ті, що мають уніфіковані форми, б) ті, що потребують уніфікації;
o уніфікація форм документів;
o формування альбому та підготовка методичних вказівок щодо застосування форм документів, включених до нього.
Якщо альбом розробляється одночасно з табелем, перший етап роботи проводиться ще під час підготовки табеля. Отже, безпосередня робота з розроблення альбому починається з класифікації документів на ті, що вже мають уніфіковані форми, й на ті, які їх не мають.
Під уніфікованою системою документації розуміють систему, в якій всі документи створено за однаковими правилами [33, с. 8]. Уніфікація документів здійснюється з метою скорочення переліків форм документів, типізації їх форм та стандартизації термінів, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації, зниження трудомісткості опрацювання документів, найефективнішого використання обчислювальної техніки.
Нині в Україні розроблено 15 уніфікованих (загальноприйнятих) систем документації, які включено до ДКУД:
1) організаційно-розпорядча документація (код 02);
2) первинно-облікова документація (код 03);
3) банківська документація (код 04);
4) фінансова документація (код 05);
5) звітно-статистична документація (код 06);
6) планова документація (код 07);
7) ресурсна документація (код 08);
8) торговельна документація (код 09);
9) зовнішньоторговельна документація (код 10);
10) цінова документація (код 13);
11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);
13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
14) документація з Пенсійного фонду (код 20);
15) словниково-довідкова документація (код 21).
Усі уніфіковані системи документації є чинними і використовуються в діяльності установ. Форми документів, що входять до їх складу, є обов'язковими для застосування, їх вносять до альбому як готові форми. Інші документи спочатку уніфікують, а потім включають до альбому.
Під уніфікованою формою документа розуміють стандартний формуляр документа, встановлений відповідно до його функціонального призначення в певній сфері діяльності чи галузі. Під час розроблення уніфікованих форм документів установи потрібно:
o визначити набір реквізитів, необхідних і достатніх для підготовки документів;
o встановити послідовність розташування реквізитів на носії інформації та правила їх оформлення;
o уніфікувати текст документів.
Уніфікація текстів полягає у вживанні єдиної форми мовних елементів, яка найточніше передає зміст постійно повторюваних управлінських ситуацій або дій. Уніфікація текстів документів проводиться методом виокремлення постійної та змінної інформації. Постійною є інформація, яка повторюється в усіх документах, створюваних в аналогічних управлінських ситуаціях. Змінною вважається інформація, що дає можливість розрізняти повторювані управлінські ситуації. Постійна інформація фіксується в уніфікованій формі документа і стає незмінною, повторюваною частиною тексту.
В уніфікованій формі документа має бути передбачене вільне місце для запису змінної, нової інформації. Щоб відокремити постійну інформацію від змінної, необхідно мати хоча б кілька документів одного виду й одного призначення, створених в аналогічних управлінських ситуаціях. Лише аналіз документів дає підставу для поділу інформації на постійну та змінну.
В уніфікованій формі документа текст може бути подано у вигляді трафарету, анкети або таблиці. Визначальним при виборі форми подання тексту є характер інформації, що міститься в ньому.
Трафарет - це форма подання тексту, яка містить постійну інформацію і пробіли (порожні рядки), призначені для внесення змінної інформації, що характеризує певну управлінську ситуацію. У тексті-трафареті зберігається граматична структура, тобто це - граматично зв'язаний текст, побудований за нормами ділової писемної мови.
Текст подають у вигляді трафарету в тому разі, якщо основним змістом документа є інформація про управлінські дії.
До таких документів належать: накази, розпорядження, протоколи, акти, договори, угоди, доповідні записки, листи, довідки, заяви, заявки тощо. Текст-трафарет може містити "підказки" у вигляді підрядкових пояснень про характер інформації, яку варто вносити у порожні рядки. Трафаретний текст забезпечує точність і чіткість викладу, при цьому спеціалісти витрачають мінімум часу на складання й оформлення документів (див. приклад 3).
Приклад 3. Уніфікована трафаретна форма заявки
Анкета - форма подання тексту, що містить характеристику одного об'єкта за певними ознаками. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими здійснюється описування об'єкта, а змінною - конкретні характеристики. Анкета будується за принципом "запитання - відповідь". У тексті-анкеті постійну інформацію виражено іменником у називному відмінку або словосполученням, головне слово в якому вживається в називному відмінку. Змінну інформацію в анкеті записують також словосполученнями, що складаються з іменника в називному відмінку, дієслова (наприклад, має, не має тощо), числівника (частіше в цифровій формі), або словами "так", "ні".
Анкетна форма часто застосовується для уніфікації облікових форм, звітів (див. приклад 4).
Приклад 4. Уніфікована форма подання у вигляді анкети
Таблиця - форма подання тексту, що містить опис кількох або багатьох об'єктів за певним набором ознак. Таблиця має два рівні членування тексту - вертикальний і горизонтальний.
Узагальнене найменування ознак у таблиці складають заголовки і підзаголовки (головка таблиці), а найменування об'єктів - заголовок і підзаголовки рядків таблиці, які розміщують у крайній лівій графі таблиці (боковик) (див. приклад 5).
Приклад 5. Форма побудови таблиці
У таблицях, як і в анкетах, текст спрощено, у ньому переважають конструкції іменникового типу: назва об'єкта, його кількість, розмір, тип, марка тощо. У таблиці постійну інформацію подано найменуваннями ознак, за якими описується певна кількість об'єктів, зазначених у крайній лівій графі таблиці. Змінна інформація в таблиці записується у клітинки, утворені перетинанням горизонтальних рядків і вертикальних граф.
До таблиць не рекомендується включати окрему графу "Номер за порядком" (№ з/п). У разі необхідності нумерування об'єктів їх номери послідовно проставляють у крайній лівій графі таблиці перед відповідним найменуванням.
Заголовки граф таблиці пишуть з великої літери. Підзаголовки - з малої літери, якщо вони складають одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапка в кінці заголовків і підзаголовків граф непотрібна. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці формулюються іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживають лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення.
Якщо графи таблиці містять кількісні показники, то в її заголовку зазначається одиниця виміру, наприклад: Сума, грн.; Маса, кг; Кількість, шт.
У таблицях, які складаються з кількох сторінок, задля уникнення перенесення заголовка на нову сторінку, графи таблиці нумерують і на кожній наступній сторінці вміщують лише рядок з номерами граф.
Таблиці застосовують, як правило, для подання інформації у звітно-статистичних, бухгалтерських, банківських, кадрових, організаційно-розпорядчих та інших документах (див. приклад 6).
Приклад 6. Уніфікована форма графіку проведення атестації у вигляді таблиці
Усі види подання уніфікованих текстів (трафарет, анкета, таблиця) можуть застосовуватись як роздільно, так і разом. За необхідності в уніфікованій формі документа частину тексту можна подати у вигляді трафарету, частину - у вигляді анкети або таблиці.
Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примірники інструкції з діловодства, табеля форм документів та альбому уніфікованих форм документів. Для повсякденного використання зазначених документів найдоцільнішою є їх електронна форма, що забезпечує швидкий доступ до них на будь-якому робочому місці, оснащеному персональним комп'ютером.