- •Розділ 1. Організація діловодного обслуговування
- •1.1. Організаційні форми діловодства
- •1.2. Структура та функції служби діловодства
- •1.3. Посадовий та кількісний склад діловодного персоналу
- •1.4. Організаційно-правові документи служби діловодства
- •1.4.1. Положення про службу діловодства
- •Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства
- •1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства
- •Порядок підготовки інструкції з діловодства
- •1.4.3. Інструкція з діловодства
- •Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства
- •Порядок уведення інструкції з діловодства в дію
- •Розроблення тимчасової інструкції з діловодства
- •1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів
- •Розроблення табеля форм документів
- •1. Обстеження.
- •2. Вибір форми табеля.
- •3. Визначення структури табеля.
- •4. Відбір форм документів для включення до табеля.
- •Складання альбому уніфікованих форм документів
- •1.5. Організація робочих місць
- •Розділ 2. Документування управлінської діяльності
- •2.1. Функції та класифікація документів
- •2.2. Вимоги до оформлення документів
- •Реквізити документів
- •Бланки документів
- •Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
- •2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів
- •2.3.1. Організаційно-правові документи
- •2.3.2. Розпорядчі документи
- •Підготовка проекту наказу
- •Вивчення суті питання, з якого готується наказ
- •Оформлення наказу
- •Текст наказу
- •Погодження наказу
- •Підписання наказу
- •Доведення наказів до виконавців
- •Загальні вимоги до складання та оформлення наказів з особового складу
- •Індивідуальні накази з особового складу
- •1. Накази про прийняття на роботу
- •2. Накази про переведення (переміщення)
- •3. Накази про припинення трудового договору
- •4. Накази про заохочення
- •5. Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни
- •6. Накази про надання відпусток
- •7. Накази про відрядження
- •Зведені накази з особового складу
- •Уніфіковані форми наказів з особового складу
- •2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи
- •Реквізити заголовної частини акта
- •Реквізити змістової частини акта
- •Уніфіковані форми актів
- •Загальні вимоги до тексту службового листа
- •Стилістичні особливості службових листів
- •Композиція тексту службових листів
- •Етикет службового листування
- •Різновиди службових листів
- •Розділ 3. Організація документообігу
- •3.1. Документообіг, його раціоналізація та аналіз
- •3.1.1. Документообіг та управлінська діяльність
- •3.1.2. Вимоги щодо раціональної організації документообігу
- •3.1.3. Аналіз документопотоків
- •3.1.4. Визначення обсягу документообігу
- •3.2. Етапи документообігу
- •3.2.1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
- •Доставка документів
- •Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності
- •Штемпелювання
- •3.2.2. Попередній розгляд і розподіл документів
- •3.2.3. Реєстрація документів
- •Вимоги до реєстрації документів
- •Системи реєстрації документів
- •Індексація документів
- •Реєстраційні форми
- •Журнальна форма реєстрації
- •Карткова форма реєстрації документів
- •Порядок заповнення реєстраційної картки
- •Автоматизована форма реєстрації
- •3.2.4. Організація контролю за виконанням документів
- •3.2.4.1. Види контролю за виконанням документів
- •3.2.4.2. Перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням
- •3.2.4.3. Строки виконання документів
- •3.2.4.4. Технологія і техніка організації контролю
- •Ведення контрольної картотеки
- •Перевірки та регулювання роботи з виконання поставлених завдань
- •Узагальнення відомостей про хід виконання документів
- •Порядок зняття документів з контролю
- •Автоматизована форма контролю
- •3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами
- •Традиційна форма пошуку документів
- •Автоматизована система пошуку документів
- •3.2.6. Організація проходження документів в установі
- •Порядок передавання документів виконавцям
- •Виконання документів
- •3.2.7. Відправлення документів
- •Розділ 4. Автоматизовані системи управління документами
- •4.1. Класифікація автоматизованих систем управління документами
- •4.2. Вибір автоматизованих систем управління документами
- •Розгляд вхідного документа
- •4.3. Функціональні можливості систем електронного документообігу
- •Виконання резолюцій
- •Опрацювання вихідних документів
- •Контроль за виконанням
- •Довідково-аналітична робота
- •Розділ 5. Спеціальні види діловодства
- •5.1. Конфіденційне діловодство
- •5.1.1. Види конфіденційної інформації
- •5.1.2. Складання переліків документів, що містять конфіденційну інформацію
- •5.1.3. Забезпечення захисту конфіденційної інформації
- •5.1.4. Особливості організації конфіденційного діловодства
- •Облік документів
- •Друкування документів та їх розмножування
- •Розсилання (відправлення) документів
- •Формування документів у справи
- •Порядок надання дозволу на доступ до конфіденційних документів та користування ними
- •Порядок зняття грифа обмеженого доступу
- •Відбір документів для знищення
- •Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
- •Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків
- •5.2. Організація діловодства за зверненнями громадян
- •5.2.1. Характеристика звернень громадян та вимоги щодо їх розгляду
- •5.2.2. Технологія роботи зі зверненнями громадян
- •Організація прийому громадян
- •Етика прийому громадян
- •Організація приймання, реєстрація, розгляд письмових звернень громадян
- •Прийняття рішень за результатами розгляду звернень громадян та їх оформлення
- •Контроль за виконанням звернень громадян
- •Формування звернень у справи та їх зберігання в поточному діловодстві
- •Аналіз звернень громадян
- •Розділ 6. Організація документів у діловодстві
- •6.1. Номенклатури справ
- •6.1.1. Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
- •Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ
- •6.1.2. Зведена номенклатура справ
- •6.2. Формування справ та забезпечення їх збереженості у діловодстві
- •Вимоги щодо формування справ
- •Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах
- •Видавання справу тимчасове користування
- •Розділ 7. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання
- •7.1. Організація експертизи цінності документів в установі
- •Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів
- •Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності
- •Принципи й критерії визначення цінності документів
- •Організація роботи експертних комісій
- •Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства
- •7.2. Оформлення справ
- •Пересистематизація
- •Нумерація аркушів справ
- •Складання внутрішнього опису документів справи
- •Складання засвідчувального напису справи
- •Оправлення справ
- •Оформлення обкладинок справ
- •7.3. Складання описів справ
- •Описи справ структурного підрозділу
- •Зведені описи справ установи
- •7.4. Складання актів про вилучення документів для знищення
- •7.5. Передавання справ до архіву установи
Індивідуальні накази з особового складу
1. Накази про прийняття на роботу
Після підписання трудового договору або заяви працівника про прийняття на роботу оформляється відповідний наказ.
У наказах про прийняття на роботу (див. додаток 20) необхідно зазначати таке: на яку посаду приймається (призначається) працівник (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд тощо), до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу (дату зазначають із прийменником "з", наприклад: з 12 січня 2009 р.); вид роботи (постійна -з випробувальним строком, зі стажуванням тощо, тимчасова - на певний період, за сумісництвом тощо; особливі умови роботи - з матеріальною відповідальністю, зі скороченим робочим днем на 0,5 посадового окладу тощо); тарифна ставка чи оклад зазначаються на момент видання наказу або в ньому робиться посилання на штатний розпис ("згідно зі штатним розписом").
Проект наказу візують у такій послідовності: керівник кадрової служби, керівник структурного підрозділу, до якого направляється працівник, бухгалтер, заступник керівника установи, який курирує роботу цього структурного підрозділу.
2. Накази про переведення (переміщення)
У наказах про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу) на тому самому підприємстві, в установі, організації (див. додаток 21) у тексті зазначають: попередню посаду та нову посаду (спеціальність, кваліфікацію) і структурний підрозділ (місце роботи), до якого переводиться працівник, дату і строк переведення (постійно чи тимчасово), причину переведення (на іншу посаду, роботу; у зв'язку з виробничою потребою, простоєм; для заміни відсутнього працівника; за станом здоров'я тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підставу для видання наказу. У разі тимчасового переведення вказується його тривалість. Переведення працівника у разі зміни умов праці здійснюється лише за його згодою. На відміну від переведення при переміщенні працівника на іншу посаду (роботу) основні умови трудового договору не змінюються, тому воно здійснюється без погодження з працівником.
Накази про переведення працівників на іншу посаду (роботу) на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються і оформляються на підставі подання (за ініціативою) керівника структурного підрозділу або заяви працівника.
3. Накази про припинення трудового договору
На підставі заяви та інших документів оформляється проект наказу про припинення трудового договору. У разі звільнення працівника зазначаються дата звільнення (без прийменника "з", оскільки днем звільнення вважається останній день роботи) та його причина, яка формулюється коротко й чітко. При цьому використовують слова "у зв'язку" та обов'язково зазначають пункт статті КЗпП, за якою звільняється працівник (див. додаток 22).
Проект наказу візується в такій послідовності: керівник кадрової служби, керівник структурного підрозділу, з якого звільняється працівник, юрист, бухгалтер, заступник керівника установи, який курирує роботу цього структурного підрозділу.
Відповідно до КЗпП роботодавець у разі розірвання трудового договору зобов'язаний у письмовій формі повідомити про це профспілкову організацію. У разі отримання такої згоди від профспілкового органу в проекті наказу робиться відповідне посилання [1, ст. 43].