Контроль за виконанням звернень громадян

Контролю підлягають усі зареєстровані звернення громадян, що потребують виконання.

Контроль за зверненнями, що надійшли, починається з моменту їх реєстрації та закінчується при реєстрації відповіді заявникам. Початком строку розгляду звернень громадян уважається день їх реєстрації, закінченням - день реєстрації письмової відповіді.

Контроль за розглядом документів покладається на посадових осіб, які зобов'язані забезпечити своєчасний, правильний і повний розгляд звернень та виконання рішень, прийнятих за зверненнями громадян.

Контроль за строками виконання звернень покладається на службу діловодства.

Якщо про результати розгляду звернення необхідно поінформувати іншу установу, то такі звернення підлягають особливому контролю: на першому аркуші звернення і в реєстраційно-контрольних формах робиться відмітка: "Контроль" (або проставляється літера "К"). Звернення, на які надаються проміжні відповіді, з контролю не знімаються.

Контроль за виконанням звернень ведеться за допомогою РКК, які розміщують за строками виконання в контрольній картотеці. Контрольна картотека за зверненнями громадян організовується так само, як і контрольна строкова картотека загального діловодства.

Увесь процес роботи зі зверненнями, що контролюються, фіксують у картці із зазначенням прізвища виконавця та дати передавання йому документа.

Звернення знімається з контролю лише після фактичного виконання прийнятого з його розгляду рішення, про що робиться відмітка в РКК. Розпорядження про зняття з контролю дає особа, яка поставила документ на контроль.

Для організації контролю за виконанням звернень успішно використовуються комп'ютерні програми. Електронні бази даних забезпечують отримання оперативної інформації про хід виконання документів та попередження виконавців за кілька днів до закінчення встановленого строку виконання. Найзручніше здійснювати довідкову роботу за зверненнями громадян у разі застосування систем автоматизованого контролю, що дає можливість навести довідку за будь-яким реквізитом документа.

Під час розгляду звернень обов'язково дотримуються строків їх виконання, визначених законодавством [4, ст. 20]. Звернення громадян повинні розглядатися в строк, що не перевищує один місяць від дня їх надходження до установи, а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, протягом не більш як п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо (для розгляду заяви, скарги необхідне проведення спеціальної перевірки, витребування додаткових матеріалів, вжиття інших заходів) або звернення пересилається для розгляду іншій установі, керівник або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що у п'ятиденний строк письмово повідомляють заявника. При цьому загальний строк розгляду звернення не може перевищувати сорока п'яти днів.

Формування звернень у справи та їх зберігання в поточному діловодстві

Порядок формування справ за зверненнями громадян має певні відмінності. Звернення й усі документи з їх розгляду після виконання повертають до служби діловодства (секретарю) для централізованого формування справ. Зберігання справ у виконавців забороняється.

Працівник, який відповідає за роботу зі зверненнями громадян, формує їх у справи окремо від загального листування. Кожне звернення з копією відповіді та всіма документами щодо його розгляду, які становлять у справі самостійну групу, вміщують в м'яку обкладинку, де вказуються: назва установи (прізвище громадянина), вид звернення (пропозиція, заява, скарга), адреса заявника. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групу документів. Усередині справи групи документів за зверненнями розміщують, як правило, за прізвищами заявників в алфавітному порядку. Якщо до установи надходить значна кількість звернень громадян, то кожна справа заводиться на початкову літеру прізвища заявника. Наприклад, звернення громадян на літеру "А", "Б", "В" тощо. Якщо звернень мало, вони можуть бути згруповані в одну-дві справи. Колективні листи зосереджують в окремій справі. При цьому звернення громадян з питань роботи установи групують окремо від звернень з особистих питань.

При незначній кількості звернень їх можна групувати у справи у хронологічній послідовності. До справ вміщують лише виконані документи. У поточному діловодстві справи зберігаються централізовано в службі діловодства.