- •Розділ 1. Організація діловодного обслуговування
- •1.1. Організаційні форми діловодства
- •1.2. Структура та функції служби діловодства
- •1.3. Посадовий та кількісний склад діловодного персоналу
- •1.4. Організаційно-правові документи служби діловодства
- •1.4.1. Положення про службу діловодства
- •Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства
- •1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства
- •Порядок підготовки інструкції з діловодства
- •1.4.3. Інструкція з діловодства
- •Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства
- •Порядок уведення інструкції з діловодства в дію
- •Розроблення тимчасової інструкції з діловодства
- •1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів
- •Розроблення табеля форм документів
- •1. Обстеження.
- •2. Вибір форми табеля.
- •3. Визначення структури табеля.
- •4. Відбір форм документів для включення до табеля.
- •Складання альбому уніфікованих форм документів
- •1.5. Організація робочих місць
- •Розділ 2. Документування управлінської діяльності
- •2.1. Функції та класифікація документів
- •2.2. Вимоги до оформлення документів
- •Реквізити документів
- •Бланки документів
- •Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
- •2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів
- •2.3.1. Організаційно-правові документи
- •2.3.2. Розпорядчі документи
- •Підготовка проекту наказу
- •Вивчення суті питання, з якого готується наказ
- •Оформлення наказу
- •Текст наказу
- •Погодження наказу
- •Підписання наказу
- •Доведення наказів до виконавців
- •Загальні вимоги до складання та оформлення наказів з особового складу
- •Індивідуальні накази з особового складу
- •1. Накази про прийняття на роботу
- •2. Накази про переведення (переміщення)
- •3. Накази про припинення трудового договору
- •4. Накази про заохочення
- •5. Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни
- •6. Накази про надання відпусток
- •7. Накази про відрядження
- •Зведені накази з особового складу
- •Уніфіковані форми наказів з особового складу
- •2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи
- •Реквізити заголовної частини акта
- •Реквізити змістової частини акта
- •Уніфіковані форми актів
- •Загальні вимоги до тексту службового листа
- •Стилістичні особливості службових листів
- •Композиція тексту службових листів
- •Етикет службового листування
- •Різновиди службових листів
- •Розділ 3. Організація документообігу
- •3.1. Документообіг, його раціоналізація та аналіз
- •3.1.1. Документообіг та управлінська діяльність
- •3.1.2. Вимоги щодо раціональної організації документообігу
- •3.1.3. Аналіз документопотоків
- •3.1.4. Визначення обсягу документообігу
- •3.2. Етапи документообігу
- •3.2.1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
- •Доставка документів
- •Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності
- •Штемпелювання
- •3.2.2. Попередній розгляд і розподіл документів
- •3.2.3. Реєстрація документів
- •Вимоги до реєстрації документів
- •Системи реєстрації документів
- •Індексація документів
- •Реєстраційні форми
- •Журнальна форма реєстрації
- •Карткова форма реєстрації документів
- •Порядок заповнення реєстраційної картки
- •Автоматизована форма реєстрації
- •3.2.4. Організація контролю за виконанням документів
- •3.2.4.1. Види контролю за виконанням документів
- •3.2.4.2. Перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням
- •3.2.4.3. Строки виконання документів
- •3.2.4.4. Технологія і техніка організації контролю
- •Ведення контрольної картотеки
- •Перевірки та регулювання роботи з виконання поставлених завдань
- •Узагальнення відомостей про хід виконання документів
- •Порядок зняття документів з контролю
- •Автоматизована форма контролю
- •3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами
- •Традиційна форма пошуку документів
- •Автоматизована система пошуку документів
- •3.2.6. Організація проходження документів в установі
- •Порядок передавання документів виконавцям
- •Виконання документів
- •3.2.7. Відправлення документів
- •Розділ 4. Автоматизовані системи управління документами
- •4.1. Класифікація автоматизованих систем управління документами
- •4.2. Вибір автоматизованих систем управління документами
- •Розгляд вхідного документа
- •4.3. Функціональні можливості систем електронного документообігу
- •Виконання резолюцій
- •Опрацювання вихідних документів
- •Контроль за виконанням
- •Довідково-аналітична робота
- •Розділ 5. Спеціальні види діловодства
- •5.1. Конфіденційне діловодство
- •5.1.1. Види конфіденційної інформації
- •5.1.2. Складання переліків документів, що містять конфіденційну інформацію
- •5.1.3. Забезпечення захисту конфіденційної інформації
- •5.1.4. Особливості організації конфіденційного діловодства
- •Облік документів
- •Друкування документів та їх розмножування
- •Розсилання (відправлення) документів
- •Формування документів у справи
- •Порядок надання дозволу на доступ до конфіденційних документів та користування ними
- •Порядок зняття грифа обмеженого доступу
- •Відбір документів для знищення
- •Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
- •Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків
- •5.2. Організація діловодства за зверненнями громадян
- •5.2.1. Характеристика звернень громадян та вимоги щодо їх розгляду
- •5.2.2. Технологія роботи зі зверненнями громадян
- •Організація прийому громадян
- •Етика прийому громадян
- •Організація приймання, реєстрація, розгляд письмових звернень громадян
- •Прийняття рішень за результатами розгляду звернень громадян та їх оформлення
- •Контроль за виконанням звернень громадян
- •Формування звернень у справи та їх зберігання в поточному діловодстві
- •Аналіз звернень громадян
- •Розділ 6. Організація документів у діловодстві
- •6.1. Номенклатури справ
- •6.1.1. Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
- •Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ
- •6.1.2. Зведена номенклатура справ
- •6.2. Формування справ та забезпечення їх збереженості у діловодстві
- •Вимоги щодо формування справ
- •Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах
- •Видавання справу тимчасове користування
- •Розділ 7. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання
- •7.1. Організація експертизи цінності документів в установі
- •Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів
- •Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності
- •Принципи й критерії визначення цінності документів
- •Організація роботи експертних комісій
- •Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства
- •7.2. Оформлення справ
- •Пересистематизація
- •Нумерація аркушів справ
- •Складання внутрішнього опису документів справи
- •Складання засвідчувального напису справи
- •Оправлення справ
- •Оформлення обкладинок справ
- •7.3. Складання описів справ
- •Описи справ структурного підрозділу
- •Зведені описи справ установи
- •7.4. Складання актів про вилучення документів для знищення
- •7.5. Передавання справ до архіву установи
3.2.2. Попередній розгляд і розподіл документів
Попередній розгляд і розподіл документів, що надходять до установи, здійснюють працівники служби діловодства, причому розгляд -обов'язково в день їх одержання. Доручення органів вищого рівня, телеграми і телефонограми розглядаються негайно. Служба діловодства попередньо розглядає лише документи, адресовані керівництву установи, та без зазначення конкретної посадової особи або структурного підрозділу. Документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам, передаються за призначенням без попереднього розгляду.
Основна мета попереднього розгляду - відібрати документи, які має розглядати керівництво. Щодо решти документів слід визначити, до якого структурного підрозділу або кому з виконавців їх слід направити. Таким чином, документи розподіляються на кілька груп - залежно від того, скільки заступників має керівник і хто з них уповноважений розглядати ті чи інші документи. Подібна диспетчеризація значно скорочує строки та інстанції проходження документів. Водночас це можливо лише за умови делегування певних прав і повноважень заступникам керівника та керівникам структурних підрозділів.
Під час попереднього розгляду кореспонденції використовують внутрішні довідники: примірний перелік документів, які розглядає керівник; перелік посадових осіб та їх обов'язків; технологічні схеми послідовності експедиційного опрацювання і розподілу різних видів документів тощо.
Ознайомлюючись зі змістом вхідних документів, працівник служби діловодства (секретар), який виконує цю роботу, визначає, кому вони мають бути передані. При цьому береться до уваги не стільки адресат, зазначений на документі (здебільшого кореспонденція адресується керівникові установи), скільки його зміст. Під час диспетчеризації документів, що надійшли до установи, враховуються:
o важливість змісту;
o вид документа (закон, постанова, наказ, лист, звіт тощо);
o складність порушених питань;
o місце установи-адресанта в структурі управління, роль громадської організації в житті суспільства;
o авторство, тобто соціальний стан особи - автора документа;
o терміновість виконання документа.
Завдання працівника, який здійснює попередній розгляд, - вивільнити керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.
Керівникові установи мають передаватися найважливіші за змістом документи, насамперед: органів державної влади, органів місцевого самоврядування, вищих органів, повторні й колективні звернення громадян, телеграми і телефонограми з екстрених питань, що потребують невідкладного прийняття рішення на рівні керівника, а також інші документи, що містять важливу інформацію і потребують розв'язання керівником. У середньому документи, які безпосередньо розглядає керівник, становлять близько 20 % від усієї документації.
Подеколи з метою інформування керівника установи складається список, у якому зазначається, яка кореспонденція надійшла за день, за тиждень, кому її передано, що зроблено.
Завдяки цьому керівник має можливість ознайомитися з документами, що становлять для нього найбільший інтерес. Окрім того, свого часу з багатьма документами керівник установи ознайомиться, підписуючи відповіді на них. При цьому він зможе оцінити, наскільки ті чи інші працівники здатні самостійно вирішувати питання.
Заступникам керівника можуть передаватися документи, рішення за якими вони мають право приймати. Інші документи передаються до структурних підрозділів або безпосередньо виконавцям.
Документи мають передаватися керівництву чи безпосередньо виконавцям у день надходження до установи. Якщо документ повинен виконуватися кількома структурними підрозділами або особами, то з нього знімають копії або встановлюється черговість виконання.
У великих установах попередній розгляд документів здійснює досвідчений працівник, який має необхідну кваліфікацію і повноваження для цього, як правило, - завідувач служби діловодства. В невеликих установах таку роботу доручають секретарю.
Таким чином, працівник, який попередньо розглядає документи, має доступ до всієї кореспонденції, що надходить до установи. Керівник повинен цілком покладатися на такого працівника, а той, у свою чергу, - суворо дотримуватися службової етики і не розголошувати інформацію, що міститься в службових документах.
У процесі попереднього розгляду кореспонденції варто за допомогою картотеки (автоматизованої бази даних) з'ясовувати, чи велося раніше листування з порушуваного питання.
Якщо документ є повторним, то до нього підбирають раніше надіслані документи і, за необхідності, всі разом передають керівникові. У випадку з'ясування, що для ухвалення рішення можуть знадобитися додаткові матеріали (наприклад, розпорядчі документи органів вищого рівня, на які є посилання в документі), відповідальна за розгляд кореспонденції особа (секретар) має підібрати ці документи і надати керівникові.
При ознайомленні з призначеною для керівництва кореспонденцією доцільно виділяти в ній основні моменти. Можна підкреслити важливу фразу, скласти коротку записку, які характеризують сутність листування, що мало місце раніше.
Після детального ознайомлення з документами виокремлюють ті з них, зміст яких не підтверджує необхідності їх реєстрації. Такі документи розподіляють для доставки за призначенням.
Якщо до документа, що підлягає реєстрації, не складено заголовка, то працівник, який здійснює попередній розгляд, підкреслює олівцем фрази, за якими можна визначити зміст документа. Це робиться для того, щоб реєстратор міг автоматично перенести ці фрази в реєстраційні форми, не читаючи і не аналізуючи документ.
Переглядаючи документи, працівник служби діловодства (секретар) олівцем у встановленому місці (зазвичай праворуч на верхньому березі першого аркуша документа) проставляє умовну позначку структурного підрозділу, до якого направляється документ, або прізвище виконавця (у діловодній практиці ця операція називається розміткою). Умовною позначкою структурного підрозділу є його номер за списком підрозділів установи. Наприклад, 05 - відділ кадрів, 10 - відділ постачання. Кожну особу з керівного складу установи можна умовно позначити одним з перших десяти чисел (01 - керівник, 02 - перший заступник, 03 - заступник керівника).