- •Розділ 1. Організація діловодного обслуговування
- •1.1. Організаційні форми діловодства
- •1.2. Структура та функції служби діловодства
- •1.3. Посадовий та кількісний склад діловодного персоналу
- •1.4. Організаційно-правові документи служби діловодства
- •1.4.1. Положення про службу діловодства
- •Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства
- •1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства
- •Порядок підготовки інструкції з діловодства
- •1.4.3. Інструкція з діловодства
- •Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства
- •Порядок уведення інструкції з діловодства в дію
- •Розроблення тимчасової інструкції з діловодства
- •1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів
- •Розроблення табеля форм документів
- •1. Обстеження.
- •2. Вибір форми табеля.
- •3. Визначення структури табеля.
- •4. Відбір форм документів для включення до табеля.
- •Складання альбому уніфікованих форм документів
- •1.5. Організація робочих місць
- •Розділ 2. Документування управлінської діяльності
- •2.1. Функції та класифікація документів
- •2.2. Вимоги до оформлення документів
- •Реквізити документів
- •Бланки документів
- •Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
- •2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів
- •2.3.1. Організаційно-правові документи
- •2.3.2. Розпорядчі документи
- •Підготовка проекту наказу
- •Вивчення суті питання, з якого готується наказ
- •Оформлення наказу
- •Текст наказу
- •Погодження наказу
- •Підписання наказу
- •Доведення наказів до виконавців
- •Загальні вимоги до складання та оформлення наказів з особового складу
- •Індивідуальні накази з особового складу
- •1. Накази про прийняття на роботу
- •2. Накази про переведення (переміщення)
- •3. Накази про припинення трудового договору
- •4. Накази про заохочення
- •5. Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни
- •6. Накази про надання відпусток
- •7. Накази про відрядження
- •Зведені накази з особового складу
- •Уніфіковані форми наказів з особового складу
- •2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи
- •Реквізити заголовної частини акта
- •Реквізити змістової частини акта
- •Уніфіковані форми актів
- •Загальні вимоги до тексту службового листа
- •Стилістичні особливості службових листів
- •Композиція тексту службових листів
- •Етикет службового листування
- •Різновиди службових листів
- •Розділ 3. Організація документообігу
- •3.1. Документообіг, його раціоналізація та аналіз
- •3.1.1. Документообіг та управлінська діяльність
- •3.1.2. Вимоги щодо раціональної організації документообігу
- •3.1.3. Аналіз документопотоків
- •3.1.4. Визначення обсягу документообігу
- •3.2. Етапи документообігу
- •3.2.1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
- •Доставка документів
- •Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності
- •Штемпелювання
- •3.2.2. Попередній розгляд і розподіл документів
- •3.2.3. Реєстрація документів
- •Вимоги до реєстрації документів
- •Системи реєстрації документів
- •Індексація документів
- •Реєстраційні форми
- •Журнальна форма реєстрації
- •Карткова форма реєстрації документів
- •Порядок заповнення реєстраційної картки
- •Автоматизована форма реєстрації
- •3.2.4. Організація контролю за виконанням документів
- •3.2.4.1. Види контролю за виконанням документів
- •3.2.4.2. Перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням
- •3.2.4.3. Строки виконання документів
- •3.2.4.4. Технологія і техніка організації контролю
- •Ведення контрольної картотеки
- •Перевірки та регулювання роботи з виконання поставлених завдань
- •Узагальнення відомостей про хід виконання документів
- •Порядок зняття документів з контролю
- •Автоматизована форма контролю
- •3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами
- •Традиційна форма пошуку документів
- •Автоматизована система пошуку документів
- •3.2.6. Організація проходження документів в установі
- •Порядок передавання документів виконавцям
- •Виконання документів
- •3.2.7. Відправлення документів
- •Розділ 4. Автоматизовані системи управління документами
- •4.1. Класифікація автоматизованих систем управління документами
- •4.2. Вибір автоматизованих систем управління документами
- •Розгляд вхідного документа
- •4.3. Функціональні можливості систем електронного документообігу
- •Виконання резолюцій
- •Опрацювання вихідних документів
- •Контроль за виконанням
- •Довідково-аналітична робота
- •Розділ 5. Спеціальні види діловодства
- •5.1. Конфіденційне діловодство
- •5.1.1. Види конфіденційної інформації
- •5.1.2. Складання переліків документів, що містять конфіденційну інформацію
- •5.1.3. Забезпечення захисту конфіденційної інформації
- •5.1.4. Особливості організації конфіденційного діловодства
- •Облік документів
- •Друкування документів та їх розмножування
- •Розсилання (відправлення) документів
- •Формування документів у справи
- •Порядок надання дозволу на доступ до конфіденційних документів та користування ними
- •Порядок зняття грифа обмеженого доступу
- •Відбір документів для знищення
- •Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
- •Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків
- •5.2. Організація діловодства за зверненнями громадян
- •5.2.1. Характеристика звернень громадян та вимоги щодо їх розгляду
- •5.2.2. Технологія роботи зі зверненнями громадян
- •Організація прийому громадян
- •Етика прийому громадян
- •Організація приймання, реєстрація, розгляд письмових звернень громадян
- •Прийняття рішень за результатами розгляду звернень громадян та їх оформлення
- •Контроль за виконанням звернень громадян
- •Формування звернень у справи та їх зберігання в поточному діловодстві
- •Аналіз звернень громадян
- •Розділ 6. Організація документів у діловодстві
- •6.1. Номенклатури справ
- •6.1.1. Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
- •Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ
- •6.1.2. Зведена номенклатура справ
- •6.2. Формування справ та забезпечення їх збереженості у діловодстві
- •Вимоги щодо формування справ
- •Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах
- •Видавання справу тимчасове користування
- •Розділ 7. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання
- •7.1. Організація експертизи цінності документів в установі
- •Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів
- •Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності
- •Принципи й критерії визначення цінності документів
- •Організація роботи експертних комісій
- •Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства
- •7.2. Оформлення справ
- •Пересистематизація
- •Нумерація аркушів справ
- •Складання внутрішнього опису документів справи
- •Складання засвідчувального напису справи
- •Оправлення справ
- •Оформлення обкладинок справ
- •7.3. Складання описів справ
- •Описи справ структурного підрозділу
- •Зведені описи справ установи
- •7.4. Складання актів про вилучення документів для знищення
- •7.5. Передавання справ до архіву установи
Автоматизована система пошуку документів
Нині в установах набувають поширення автоматизовані системи реєстрації документів, що дають можливість заповнювати реєстраційні форми на комп'ютері і водночас створювати базу даних за документами установи. В автоматизованих пошукових системах, як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації і опрацювання інформації. Користувач повинен мати змогу одержати інформацію за всіма чи кількома реквізитами реєстрації, знати про місцезнаходження документа на певну годину. Довідки видаються:
o за конкретним документом - де знаходиться, стадія підготовки, результат виконання, місце зберігання;
o за темою (змістом) - про конкретний документ, групу документів;
o за кореспондентом (автором) - про конкретний документ, усі документи автора, всі документи автора з певного питання, всі документи автора за зазначений період;
o за регіонами - по країні, області, місту, району.
Для пошуку документа чи групи документів можуть зазначатися такі реквізити:
o вхідні" вихідні, внутрішні документи (пошук може вестись як окремо по кожній категорії, так і за всіма трьома групами документів);
o вид документа (лист, доручення, наказ, договір тощо);
o приблизні хронологічні межі пошуку (дати надходження або (для внутрішніх документів) підписання документа);
o регіон, за яким ведеться пошук (країна, область);
o установа (кореспондент/адресат);
o зміст (тема).
Пошук відомостей щодо конкретного документа можна здійснювати, задавши його номер. До того ж, пошук може провадитися за невиконаними документами, за всією оперативною базою даних (документи поточного діловодного року), а також, у разі необхідності, за архівною базою даних (документи попередніх років).
Інформація про документ відображається на екрані, за необхідності роздруковується реєстраційна форма. Якщо йдеться про групу документів, то результати пошуку відображаються на екрані та роздруковуються в табличній формі.
У разі пошуку невиконаного документа результатом пошуку є інформація про те, в якому структурному підрозділі (у якого виконавці) документ перебуває на час пошуку. Якщо документ виконано, то на екрані відображається інформація про його місцезнаходження.
3.2.6. Організація проходження документів в установі
Проходження документів в установі включає передавання документів виконавцям та виконання документів.
Порядок передавання документів виконавцям
Служба діловодства повинна передавати зареєстровані документи з резолюцією керівництва на виконання в день їх надходження або в наступний робочий день (при надходженні документів у позаробочий час). Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються невідкладно. Факсограми, складені іноземними мовами, доставляються адресатові без перекладу.
Документи до структурних підрозділів передаються переважно для виконання, рідше - для ознайомлення. При цьому документи, які мають виконувати кілька структурних підрозділів, передаються виконавцям по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмножування документів і кількість копій визначає посадова особа, яка організовує виконання. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства за погодженням з керівником установи і структурними підрозділами розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.
В установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та великих установах організовують доставку документів кур'єрським зв'язком.
До обов'язків кур'єрів входить: доставка кореспонденції до структурних підрозділів установи; приймання і доставка документів для відправлення до інших установ; передавання документів для друкування, копіювання, тиражування; рознесення документів (та їх проектів) для узгодження, візування, ознайомлення; доставка повідомлень, запрошень тощо. Обхід установи доцільно організовувати за принципом кільцевих кур'єрських маршрутів. Тобто кур'єр через певні проміжки часу обходить підрозділи установи за встановленими маршрутами, при цьому він роздає документи, що надійшли, і забирає ті, що потрібно відправити.
Розробляти маршрути кур'єрського зв'язку необхідно з урахуванням принципу прямоточності руху документів. Порядок доставки документів фіксується у спеціальному графіку, що визначає час і маршрути кур'єрського зв'язку. Такі графіки розробляють, як правило, на рік.
У невеликих установах з метою оптимізації документопотоків доцільно також встановити єдиний порядок передавання документів, наприклад через секретарів або осіб, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах.
Передавання службових документів у межах структурного підрозділу здійснюється також через секретаря.
Документи передають виконавцям до структурних підрозділів з від повідною відміткою в реєстраційній формі, в якій має міститись інформація про місцезнаходження оригіналу документа та його копій. Ведення різного роду розносних книг, журналів для передавання під розписку документів структурним підрозділам або виконавцям, як правило, не є виправданим, оскільки призводить до витрачання зайвого часу на їх заповнення.
Облік документів, що передаються з однієї інстанції до іншої, забезпечується відповідними відмітками у реєстраційних формах (картках, журналах).
Передавати під розписку доцільно лише документи, що підлягають контролю, документи, пов'язані з грошовою звітністю, конфліктними ситуаціями, персональною відповідальністю, а також документи обмеженого доступу.
Про передавання документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку інформують службу діловодства, де був зареєстрований документ. Документи, що підлягають контролю, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки за умови повідомлення про це служби контролю.
Виконавці одержують документи не лише відповідно до резолюцій керівництва установи, а й вказівок керівників структурних підрозділів з урахуванням функціональних обов'язків, кваліфікації та завантаженості працівників. Тому не рекомендується передавати документи виконавцям, не повідомивши про це керівників структурних підрозділів.