3.2.7. Відправлення документів

Опрацювання й відправлення документів поштою здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби діловодства відповідно доПравил надання послуг поштового зв'язку [21]. У невеликих установах приймання кореспонденції для відправлення здійснює секретар. Документи, призначені для відправлення, приймаються повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими та з позначкою про категорію поштового відправлення (окрім простих відправлень).

Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші відправлення до служби діловодства (секретарю) у години, встановлені для цього інструкцією з діловодства установи.

Співробітник експедиції (секретар) перевіряє правильність оформлення документів:

o наявність підпису;

o наявність дати (у разі відсутності її проставляють) і номера;

o наявність заголовка до документа;

o наявність відмітки про виконавця;

o наявність на відпусках віз, у т. ч. візи виконавця;

o правильність розташування реквізитів відповідно до державних стандартів;

o правильність адресування;

o наявність адреси, якщо документ надсилається установі, яку не внесено до адресної книги (списку) постійних кореспондентів;

o наявність списку на розсипку (якщо документ розсилається більш як на чотири адреси);

o наявність усіх аркушів документа та всіх додатків, зазначених в основному документі;

o відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Ці елементи оформлення є обов'язковими при відправленні документів як поштою, так і факсом.

Документи, оформлені неналежним чином, підлягають поверненню виконавцеві для доопрацювання.

Підготовка вихідних документів до відправлення здійснюється у такому порядку:

o сортування кореспонденції за видами поштових відправлень;

o написання адрес на конвертах;

o фальцювання документів (згортання аркушів) і вкладання їх у конверти;

o заклеювання конвертів;

o визначення вартості відправлення;

o складання списку на рекомендовану та цінну кореспонденцію;

o передавання до відділення зв'язку.

Відповідальність за пакування документів покладається на виконавця документа та службу діловодства.

Під час опрацювання вихідної кореспонденції слід дотримуватися таких правил:

o документи, що надходять для відправлення, повинні опрацьовуватися й відправлятися того ж дня або не пізніше наступного робочого дня;

o у разі надсилання кореспонденції до інших міст, окрім назви установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку [21];

o оригінали розпорядчих та інших внутрішніх документів залишаються в установі, яка є їх автором. До інших установ надсилають їх засвідчені копії;

o на оригіналах документів, які підлягають поверненню в установу, на верхньому правому березі першої сторінки проставляють штамп: "Підлягає поверненню";

o на рекомендовану та цінну кореспонденцію складається опис вкладення, в якому співробітник експедиції (секретар) проставляє своє прізвище та дату відправлення;

o документи з електронними носіями, посилки і бандеролі мають надсилатися в упакуванні, що відповідає технічним вимогам і вимогам щодо збереженості носіїв та записаної на них інформації;

o обов'язкова супровідна документація до деяких категорій документів (з електронними носіями; документів, у яких не передбачено зазначення дати, реєстраційного індексу й адреси одержувача; посилок і бандеролей) проходить експедиційне опрацювання на загальних підставах;

o для відправлення документів, що надсилаються постійним адресатам, рекомендується використовувати конверти із заздалегідь надрукованими адресами;

o усі документи, що надсилаються на одну адресу, вкладають в один конверт, а на листах з кількома адресатами підкреслюється назва того кореспондента, якому надсилається примірник листа.

Останніми роками з розвитком надсилання документів за допомогою засобів електричного зв'язку (телеграм, телетайпограм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень) кількість кореспонденції, що пересилається традиційними поштовими відправленнями, зменшується.

Передавання інформації адресатам за допомогою засобів електричного зв'язку здійснюється швидко й оперативно. Водночас і в цьому випадку слід дотримуватися певних правил.

Телеграми, що приймаються співробітником служби діловодства для відправлення, мають бути завізовані, підписані, датовані, зареєстровані та мати відмітку про категорію й вид відправлення.

Передавання інформації за допомогою телефонограм здійснюється усно по каналах телефонного зв'язку на підставі підписаного відповідною посадовою особою тексту телефонограми.

При передаванні документів по каналах факсимільного зв'язку слід керуватися такими правилами:

o документи мають бути підписані й зареєстровані;

o обсяг документа (тексту, схеми, графічного зображення), виконаного на папері формату А4 чорним кольором, не повинен перевищувати п'яти аркушів;

o документ для передавання каналами факсимільного зв'язку подається із заявкою (див. додаток 52), підписаною керівником структурного підрозділу.

Види документів, які передаються каналами факсимільного зв'язку, а також необхідність і порядок досилки їх паперового оригіналу адресату визначаються інструкцією з діловодства установи.

У разі відправлення електронних повідомлень централізовано службою діловодства її працівник запускає програму відправлення електронної пошти і створює файл повідомлення, в якому зазначає ім'я, дату й час відправлення, електронний формат, інформацію про використання електронного підпису, обсяг документа, інформацію про "стиснення" документа із вказівкою використаної програми.

Електронні повідомлення передаються адресатам відповідно до списку на розсилку. Кожному абоненту виділяється індивідуальна поштова скринька (область пам'яті ЕОМ), якій присвоюється код користувача, й обмін електронними повідомленнями здійснюється через поштові скриньки.

Оскільки при передаванні документів електронною поштою виникає проблема засвідчення підпису (авторизації документа), необхідно користуватися спеціальною програмою, що дає можливість застосовувати електронний цифровий підпис або електронний підпис (за умови укладення угоди про авторизацію з певним кореспондентом).

Види документів, інформація яких передається електронною поштою, а також необхідність і порядок досилки їх паперового оригіналу адресату визначаються інструкцією з діловодства з урахуванням технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

У разі впровадження в установі системи електронного документообігу виконавцям зазвичай пересилається РКК документа із прикріпленим файлом, що містить електронний образ самого документа. При цьому відповідальному виконавцеві за необхідності може передаватись і паперовий оригінал документа. Застосування такої технології дає можливість зменшити кількість паперових копій документів, прискорити рух документів в установі, скоротити трудомісткість опрацювання документів і підвищити оперативність та ефективність виконання посадових обов'язків діловодним персоналом.