7.2. Оформлення справ

Формування справ завершується після закінчення року, коли підшито останні документи за цей рік. Протягом ще двох років справа може використовуватись у роботі, а потім її оформляють для подальшого зберігання в структурному підрозділі або передавання на архівне зберігання.

Оформлення справ - це їх підготовка для зберігання відповідно до встановлених архівних правил. Оформлення справ здійснює працівник, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі. Залежно від цінності документів та строків зберігання справ проводиться їх повне або часткове (спрощене) оформлення.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) з метою економії коштів і часу підлягають спрощеному оформленню. Насамперед перевіряється їх відповідність номенклатурі справ, однак аркуші не нумеруються і залишаються в теках або швидкозшивачах, засвідчувальні написи не складаються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Основну увагу приділяють справам постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Відповідно до архівних правил проводиться їх повне оформлення, що включає такі операції:

o пересистематизацію документів справи;

o нумерацію аркушів у справі;

o складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

o складання засвідчувального напису;

o оправлення справи;

o оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

o внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви установи або структурного підрозділу, реєстраційного індексу справи, крайніх дат, заголовка справи).

Пересистематизація

Для зручності користування справами має проводитись їх пересистематизація, тобто розміщення документів за хронологією надходження (від січня по грудень).

Нумерація аркушів справ

З метою забезпечення збереженості і закріплення порядку розміщення документів, включених до справи, всі їх аркуші (крім засвідчувального напису і внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів є неприпустимим. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Аркуші справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами справи, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуші, більші за формат А4, підшиваються за один бік і нумеруються як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюються до розмірів формату А4.

Аркуші з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєно одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті в справах конверти з укладеннями, нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім - кожне вкладення в конверті.

Документи з власною нумерацією аркушів, підшиті у справах, зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

За наявності в нумерації аркушів справи численних помилок здійснюється їх перенумерування, під час якої старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності в нумерації аркушів окремих помилок допускається застосування літерних номерів аркушів (51-а, 142-6 тощо).