Виконання документів

При розгляді документів керівник установи визначає в резолюції виконавця (структурний підрозділ або посадову особу) та строки виконання.

Керівники структурних підрозділів установи забезпечують:

o оперативний розгляд документів;

o доведення їх до виконавців у день надходження;

o контроль за якісним виконанням документів по суті питання.

З метою оперативного вирішення питання без складання додаткових документів виконавець робить на документі відмітки: про дату надходження (якщо є інтервал часу між надходженням документа і його доставкою виконавцю), про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату та результати остаточного виконання.

Якщо виконання документа доручено кільком посадовим особам, то виконавець, зазначений у резолюції першим, є відповідальним за нього.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа. В інструкції з діловодства установи доцільно встановити строки подання співвиконавцями пропозицій головному виконавцеві, наприклад, протягом першої половини строку, відведеного на виконання доручення, завдання. Співвиконавці відповідають за якість підготовки та своєчасність подання пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який дав доручення.

Для одержання необхідної інформації виконавець користується документною та інформаційною базою даних установи, нормативно-правовими актами органів державної влади, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, номенклатурою справ, інструкцією з діловодства, телефонними довідниками, а також засобами оргтехніки.

Виконання документа передбачає: збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання до підписання (затвердження) керівництвом установи (структурного підрозділу) і, за необхідності, підготовку для пересилання адресату.

З метою оперативного пошуку документів, переданих на виконання, виконавцям доцільно мати відповідні теки з написами, наприклад: Терміново; На контролі; На виконання; На доповідь; На підпис; На відправлення із зазначенням прізвища виконавця.

Підготовка документа починається зі складання його проекту. При цьому виконавець повинен враховувати зміст раніше виданих документів і чинних нормативно-правових актів, що стосуються порушеного питання. Проект документа, надрукований і оформлений відповідно до державних стандартів, виконавець узгоджує з керівником структурного підрозділу, а також, у разі необхідності, із заінтересованими структурними підрозділами та особами.

Погодження проектів документів і підписання їх остаточних варіантів здійснюється в ієрархічній послідовності - від виконавця до керівника. Першим проект візує його виконавець. Проекти підготовлених розпорядчих документів, договорів, контрактів тощо передаються до юридичної служби для перевірки відповідності змісту документів чинним нормативно-правовим актам. При цьому передавання проектів документів на погодження здійснюється, як правило, співробітником підрозділу, який готує документ, а служба діловодства тільки контролює строки та правильність (повноту) їх оформлення при реєстрації.

Для оптимізації проходження документів в установі розробляють технологічні інструкції та схеми, в яких встановлюється послідовність підготовки проектів найпоширеніших документів, порядок їх узгодження, підписання, затвердження. На схемах можна позначати також місцезнаходження кабінетів посадових осіб, години їх прийому з різних питань. Порядок узгодження та візування документів закріплюється в табелі форм документів та інструкції з діловодства установи.

Якщо проект документа викликав суттєві зауваження, він підлягає доопрацюванню і повторному погодженню.

Виконавець несе персональну відповідальність за використання при підготовці документа неповної та недостовірної інформації, за порушення встановлених строків виконання документів, якщо на це не було об'єктивних причин.

Перш ніж подати проект документа на підпис керівникові, виконавець зобов'язаний ще раз перевірити правильність його складання й оформлення, уточнити цифрові дані, посилання на нормативно-правові акти, наявність необхідних віз і додатків.

Проект документа, який передбачається надіслати іншій установі, складається у двох примірниках.

Перший примірник друкують на бланку, на інших примірниках, тобто відпусках (копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи), текст бланка не відтворюється. Під час реєстрації на першому примірнику проставляють лише дату підписання документа та його реєстраційний індекс. Візи проставляють на відпуску. Підготовлений у двох примірниках документ подається на підпис разом з матеріалами, на підставі яких його було складено. Наприклад, лист установи завжди додається до проекту поданої на підпис керівникові відповіді на нього.

Оформлені документи передаються на підпис керівникові установи або структурного підрозділу відповідно до повноважень. Делегування права підпису документів з певних питань заступникам керівника установи та керівникам структурних підрозділів сприяє оперативному руху документів та їх виконанню у найстисліші строки.

Документи передаються керівництву на підпис через секретаря керівника або безпосередньо виконавцем залежно від визначеного в установі порядку. Керівник підписує перший примірник документа, виготовлений

на бланку. Після підписання документа секретар або виконавець передає його на реєстрацію і відправлення. Перший примірник документа направляють адресату, відпуск з візами виконавця та посадових осіб залишається у справі установи. На відпуску співробітник служби діловодства проставляє відмітку про засвідчення копії та печатку служби діловодства.

Якщо документ надсилається до кількох установ, то після його реєстрації виконавець визначає необхідний тираж і організовує його розмножування. На документ, що розсилається більш як на чотири адреси, виконавець складає список на розсипку (див. додаток 51).

На документі-запиті виконавець повинен зробити відмітку про його виконання і направлення до справи відповідно до номенклатури.

Документ-запит підшивають до справи разом з відпуском.

Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, хвороби, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові, за погодженням з керівником, усі невиконані документи та поінформувати групу контролю (секретаря) про передавання документів, що контролюються, іншому виконавцеві.