Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах

Документи з часу створення (надходження) і до їх передавання до архіву установи зберігаються за місцем формування справ, тобто в структурних підрозділах. У невеликих установах справи зберігаються централізовано у секретаря. Не рекомендується здійснювати формування і зберігання справ у виконавців, оскільки необізнаність багатьох з них з правилами формування справ нерідко спричинює порушення складу й обсягу документів справи, утруднює контроль за виконанням документів, довідково-інформаційну роботу по них.

Збереженість документів у структурних підрозділах забезпечують їх керівники та посадові особи, відповідальні за діловодство. Працівники архіву установи або особа, відповідальна за архів, не рідше одного разу на рік, як правило, - перед передаванням справ до архіву, здійснюють перевірки стану зберігання документів та організації діловодства у структурних підрозділах.

Справи в робочих кімнатах повинні зберігатись у шафах, що забезпечує їх збереженість та захист від пилу й світла, а документи, що потребують особливих умов зберігання (особові справи, трудові книжки, з грифом обмеженого доступу тощо), - в сейфах або шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

У шафах справи мають бути розміщені вертикально, на корінці кожної з них зазначається її індекс за номенклатурою. Задля оперативного пошуку необхідних документів справи розміщують відповідно до номенклатури, копію якої прикріплюють з внутрішнього боку дверцят шафи, що дозволяє легко (за індексом) знайти необхідну справу.

Особові справи зберігаються у кадровій службі окремо від інших справ, відповідальність за їх збереженість несе керівник цієї служби.

Документи особових справ бажано вмішувати до папок-реєстраторів, які значно полегшують роботу з розміщення нових або тимчасово вилучених документів. Особові справи систематизують і зберігають за їх номерами або за алфавітом осіб чи назвами структурних підрозділів відповідно до штатного розпису. За наявності в установі значної кількості особових справ їх реєструють відповідно до порядкових номерів і відміток на обкладинках справ у спеціальному журналі обліку особових справ.

Завершені справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання знаходяться за місцем їх формування протягом двох років, потім їх передають до архіву установи.

Видавання справу тимчасове користування

Видавання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам установи або іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. Видавання справ до інших установ здійснюється на підставі їх письмових запитів.

На видану справу заводиться картка-замінник справи (див. додаток 63), у якій зазначаються її назва, індекс за номенклатурою, дата видавання, кому видано справу, дата її повернення, підписи осіб, що видали та прийняли справу. Карту-замінник вміщують на місце виданої справи.

При виникненні у працівників установи протягом діловодного року потреби в окремих документах, включених до справи, їх вилучення з неї здійснює особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі, а на їх місце вміщується аркуш-замінник, в якому зазначають: коли, кому і на який термін видано документ, підписи осіб, що видали та прийняли документ. Після завершення діловодного року видавання співробітникам окремих документів зі справ не дозволяється. За необхідності у тимчасове користування може бути видано всю справу.

Видавання в тимчасове користування іншим установам справ поточного діловодства оформляють актами (див. додаток 34), що складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в установі, а другий видається замовнику. Акт підписують керівники установ, які передають та одержують документи, його скріплюють гербовими (основними) печатками. Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

Перед видаванням справ з поточного діловодства та після їх повернення обов'язково проводиться поаркушна перевірка кожної справи в присутності представників установ, які передають та одержують справи.

Справи видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує, як правило, один місяць.

Вилучення справ або окремих документів зі справ і передавання їх у постійне користування іншим установам, як правило, забороняється.

В окремих випадках згідно з письмовою постановою судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, за письмовою вказівкою керівника установи здійснюється вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. При вилученні оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається в установі, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, обов'язково знімають копії, які мають бути засвідчені в установленому порядку.

Особові справи видаються в тимчасове користування лише певним посадовим особам за рішенням керівника установи. Список таких осіб готує і подає на затвердження керівнику установи керівник кадрової служби.

У разі вилучення з особової справи за вказівкою керівника установи будь-яких документів працівник кадрової служби зобов'язаний зробити в її внутрішньому опису відповідний запис. Особові справи не видаються на руки працівникам, на яких вони заведені.

Під час роботи зі справами, виданими в тимчасове користування, забороняється вносити будь-які виправлення у раніше зроблені записи, робити нові записи, вилучати зі справи або вміщувати до неї документи, розголошувати відомості, що в них містяться.