4.2. Вибір автоматизованих систем управління документами

Перш ніж обрати програмний продукт із безлічі, що пропонуються на ринку, установа повинна чітко визначитися щодо основної мети придбання автоматизованої системи та її можливостей, сформулювати свої вимоги до програмного продукту.

Вимоги щодо програмного забезпечення АСУД рекомендується зафіксувати в технічному завданні. Однак цілі автоматизації управління документами для будь-яких установ, незалежно від їх організаційно-правової форми, досить схожі і зводяться до таких:

o підвищення якості й оперативності управління в установі шляхом удосконалення діловодства;

o об'єднання в єдиний діловодний цикл усіх структурних підрозділів, у т. ч. територіальних відділень;

o забезпечення оперативного і водночас розмежованого доступу до інформаційних (документаційних) ресурсів установи;

o зниження трудових і часових витрат та накладних видатків і, як результат, отримання економічного ефекту;

o закладення підвалин для поступового переходу установи від паперового до електронного документообігу на перспективу, у т. ч. впровадження електронного цифрового підпису.

При виборі АСУД важливе значення має повнота інформації про ринок програмного забезпечення управління документами. Необхідно володіти інформацією не лише про самі автоматизовані системи, але й про компанії-розробники АСУД і продавців АСУД. Очевидно, що в одному класі можуть опинитися кілька систем, схожих за функціями, технологіями і характеристиками. Отже, виникає необхідність їх оцінки.

АСУД слід оцінювати за такими параметрами [73, с. 180-183]:

1. Галузь застосування системи.

Необхідно з'ясувати, на яку організаційну структуру установи розрахована система (один структурний підрозділ, усі структурні підрозділи однієї установи (включаючи територіально віддалені), кілька установ.

2. Функціональні характеристики системи (функції управління документами).

Може бути виокремлено значну кількість функціональних характеристик АСУД. Установи повинні самостійно визначати набір функціональних вимог до системи відповідно до завдань і рівня автоматизації.

3. Експлуатаційні характеристики.

Під час оцінки експлуатаційних характеристик системи слід враховувати:

o обсяг документообігу (АСУД повинна забезпечувати роботу зі всіма документами установи в межах свого функціонального призначення; системи повинні відповідати реальним обсягам документообігу установи і мати необхідний резерв);

o експлуатаційну надійність системи (АСУД має бути притаманний достатній рівень надійності; збої і поломки програмно-технічних засобів АСУД не повинні впливати на безпеку і збереженість документаційного фонду установи);

o кількість користувачів, які одночасно можуть працювати в системі.

4. Програмна реалізація системи.

При аналізі програмної реалізації автоматизованої системи оцінюють такі технічні і технологічні характеристики:

o інтеграція з програмними додатками, інтеграція в інформаційне середовище установи (можливість підключення до системи інших модулів, розроблених тією ж компанією, іншими компаніями або самостійно; виділення в системі комунікаційного ядра, призначеного для адміністрування, розробки і самостійного її використання; можливість автоматичного внесення в систему відомостей про структуру установи, забезпечення інформаційної єдності установи, інтеграції з існуючими засобами автоматизації управління документами, включення всіх документів, баз і банків даних без перекручень, втрат інформації і зміни характеристик; можливість інтеграції з архівом установи);

o підтримка української (за бажанням - російської) мови;

o технічні вимоги АСУД (технологія "клієнт - сервер"; засоби розробки в АСУД (наявність інтерфейсу прикладних програм (АРІ), можливість самостійних модифікацій); операційна система серверної частини АСУД; операційна система клієнтської частини автоматизованої системи діловодства; система управління базами даних, що використовується як основа; програмний комплекс, що використовується АСУД; телекомунікаційні можливості; апаратні можливості серверної і клієнтської частин);

o маршрутизація документів (залежно від завдань управління і діловодної практики установи при виборі АСУД слід звертати увагу на можливість фіксації або зміни маршруту документа);

o відстеження версій і підверсій документів;

o можливість роботи з мобільними (віддаленими) користувачами і групами користувачів;

o наявність в АСУД модулів для сканування документів (або можливість інтеграції з професійними системами управління образами);

o можливість спільної роботи над документами;

o протоколювання дій у системі.

5. Технологія діловодства.

Технологія підтримування АСУД може бути умовно названа "вітчизняною" або "західною". АСУД, що підтримують вітчизняні технології процесів діловодства (до них належать і російські програмні продукти), орієнтовані насамперед на використання в державних установах і відбивають всі прийняті в них традиції і норми діловодства (чітко виражений характер руху документів усередині установи, відстеження всього комплексу робіт з документами в реєстраційно-контрольних формах, спеціалізовані служби для забезпечення єдиного порядку опрацювання документів). АСУД, що підтримують "західні" технології діловодства (рух документів переважно горизонтальний, відсутність централізованого (в межах всієї установи) контролю, реєстрація документів безпосередньо виконавцями, відсутність спеціалізованих служб діловодства), орієнтовані на максимально повне використання електронних документів і засобів колективної роботи користувачів, відсутність проміжних ланок. Основною особливістю "західної" технології є моделювання конкретних процесів документообігу і настроювання на ці моделі програмних систем.

6. Способи захисту системної інформації.

Для забезпечення інформаційної безпеки можуть використовуватись апаратні, програмні й організаційні засоби.

7. Відкритість і масштабованість системи.

АСУД повинна забезпечувати можливість її модернізації без суттєвих економічних і організаційних витрат, без втрати інформації при можливих змінах в організації діловодства установи.

8. Вартість.

Для визначення вартості АСУД потрібна оцінка таких показників: базова вартість системи; вартість ліцензійного програмного забезпечення, необхідного для встановлення й експлуатації АСУД; вартість додаткових програмних і технічних засобів, що не входять до базового комплекту поставки (засоби електронного цифрового підпису, системи оптичного розпізнавання тексту тощо); вартість робіт (з обстеження установи, встановлення програмного забезпечення, навчання адміністраторів і користувачів, первісного конфігурування системи, її модернізації, технічного обслуговування тощо).

Такий комплексний підхід до обрання АСУД дозволить здійснити впровадження системи, яка сповна відповідатиме вимогам і завданням автоматизації управлінської діяльності установи.

Обравши систему, можна розпочинати впровадження спочатку пілотного, а потім і повномасштабного проекту автоматизації діловодства та електронного документообігу. Однак, вибір АСУД - це не просто технологічне або інженерне завдання, він має бути пов'язаний із загальною стратегією розвитку установи.

Усю роботу з вибору найбільш відповідної системи виконують співробітники відділів інформаційних технологій та служб діловодства.

Впровадженню системи має передувати етап обстеження та раціоналізації діловодства. Позитивних результатів від впровадження АСУД можна очікувати лише у випадку, якщо в установі попередньо буде проведено оптимізацію складу документації, документопотоків, чітко розподілено функції та завдання між структурними підрозділами й окремими співробітниками служби діловодства, визначено, які інформаційні процеси стануть безпаперовими, а які фіксуватимуться в документах з паперовими носіями.