1.4.1. Положення про службу діловодства

Основним документом, що регламентує діяльність служби діловодства, є положення про неї. Цей нормативний документ визначає порядок створення служби діловодства, її завдання, функції, права та обов'язки, організацію роботи, взаємодію з іншими структурними підрозділами установи.

Текст положення, як правило, складається з шести розділів:

1. Загальні положення;

2. Основні завдання;

3. Функції;

4. Права та відповідальність;

5. Керівництво;

6. Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв'язки).

Розділ 1. Загальні положення

У першому розділі подається точна назва служби діловодства (канцелярія, відділ організації діловодства, відділ документаційного забезпечення, загальний відділ тощо), визначається її місце в структурі установи.

Зауважується, що служба діловодства є самостійним структурним підрозділом, підпорядкованим безпосередньо керівнику (заступнику керівника) установи. Далі визначається структура служби, тобто наявність спеціалізованих ділянок роботи (експедиція, група реєстрації та контролю, архів тощо). У спеціальному пункті наводяться основні нормативно-правові акти, якими служба діловодства керується у своїй діяльності. При цьому називаються законодавчі та загальнодержавні нормативно-методичні і нормативно-технічні документи, галузеві нормативні акти з діловодства, а також організаційні та розпорядчі документи, розроблені установою. Наприклад:

Служба діловодства у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами і методичними рекомендаціями Державного комітету архівів України, національними стандартами України у сфері діловодства, Положенням (Статутом) про установу, Інструкцією з діловодства установи та Положенням про службу діловодства.

В окремому пункті першого розділу зазначається, що чисельність співробітників і посадова ієрархія встановлюються штатним розписом установи. З огляду на те, що Положення діє тривалий період, у ньому не слід зазначати конкретну кількість працівників або посади, які входять до штату служби на момент складання Положення.

У цьому розділі можна зазначити, що служба діловодства має свою печатку (подаються її опис, умови зберігання та використання), а також власний бланк.

Розділ 2. Основні завдання

У другому розділі мають бути чітко сформульовані основні завдання служби діловодства:

o удосконалення форм і методів роботи з документами;

o забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови інформаційно-пошукових систем, контролю за виконанням і підготовки документів на архівне зберігання відповідно до чинних правил;

o скорочення документообігу;

o уніфікація форм документів;

o розроблення і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення роботи з документами в установі, її структурних підрозділах;

o впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій.

Розділ 3. Функції

Третій розділ є основним і включає докладний опис усіх функцій, виконуваних службою діловодства. Тут відбиваються специфіка діяльності установи та особливості роботи з документами.

До складу типових функцій служби діловодства входять різні види робіт, які можна поділити на технологічні, організаційні, методичні та контролюючі.

До технологічних функцій належать:

o здійснення первинного (експедиційного) опрацювання вхідних документів;

o реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів;

o ведення інформаційно-довідкової роботи за документами установи;

o машинописне виготовлення документів (набір тексту на комп'ютері);

o копіювання, тиражування й оперативне розмножування документів;

o розроблення й проектування бланків документів;

o підготовка документів до відправлення.

Серед організаційних функцій виокремлюють такі:

o попередній розгляд, відбір і підготовка документів для доповіді керівництву установи;

o організація своєчасного розгляду документів керівництвом установи;

o регулювання проходження документів в установі і виконання документів у встановлені строки;

o організація зберігання документів у структурних підрозділах;

o організація роботи архіву відповідно до правил, інструкцій, методичних рекомендацій Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів);

o організація і забезпечення документаційного, організаційно-технічного обслуговування роботи колегіальних органів, документування роботи нарад;

o організація робочих місць працівників служби діловодства, у т. ч. автоматизованих робочих місць, а також умов праці співробітників служби діловодства;

o організація діловодства за зверненнями громадян та конфіденційного діловодства;

o розроблення спільно з іншими структурними підрозділами заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами;

o організація підвищення кваліфікації працівників установи у сфері роботи з документами тощо.

До контролюючих функцій належать:

o контроль за оформленням документів, що подаються на підпис керівництву, та документів, призначених для відправлення;

o контроль за строками виконання документів;

o здійснення контролю за правильністю оформлення і формування у структурних підрозділах установи справ, що підлягають передаванню до архіву установи;

o організація контролю за роботою з документами у структурних підрозділах;

o узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;

o забезпечення зберігання справ і оперативне використання документної інформації.

Служба діловодства здійснює методичні функції:

o розробляє номенклатуру справ установи, примірні (типові) номенклатури справ для однорідних за характером діяльності підвідомчих установ, інструкції з діловодства, табель форм документів установи, альбом уніфікованих форм документів, інші нормативні документи, що закріплюють систему організації діловодства установи та підвідомчих установ;

o надає методичну допомогу у проведенні експертизи цінності документів;

o проводить наради і консультування з питань, що стосуються компетенції служби діловодства.

Розділ 4. Права та відповідальність

До прав, закріплених за службою діловодства для виконання покладених на неї завдань і функцій, можуть бути віднесені такі:

o здійснювати контроль за станом діловодства в установі;

o контролювати виконання встановлених правил роботи з документами;

o вживати заходів щодо скорочення документообігу в установі та підвідомчій системі;

o запитувати від структурних підрозділів і співробітників установи відомості, необхідні для роботи служби діловодства;

o залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

o перевіряти правильність оформлення документів, поданих на підпис керівництву і для відправлення;

o повертати для доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

o здійснювати перевірку організації роботи з документами в структурних підрозділах і доводити результати перевірки до керівництва структурних підрозділів для вжиття ними відповідних заходів;

o здійснювати попередній розгляд документів і визначати їх подальший рух;

o визначати пріоритетність прийому керівництвом відвідувачів;

o контролювати виконання доручень керівництва;

o контролювати строки виконання документів, запитувати від структурних підрозділів і виконавців відомості про виконання документів;

o мати доступ до інформації (документів і баз даних);

o визначати завдання, спрямовані на впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій;

o розробляти посадові інструкції на працівників служби діловодства.

Другу частину цього розділу - щодо відповідальності - викладають узагальнено. Наприклад:

Служба діловодства несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених правовими актами і цим положенням.

Утім, її можна викласти більш докладно, взявши за основу пункти обов'язків. Наприклад:

Служба діловодства несе відповідальність за неправильне оформлення документів, що подаються на підпис керівникові, їх невідповідність встановленим вимогам, за несвоєчасне передавання документів постійного строку зберігання до архіву установи тощо.

Розділ 5. Керівництво

У п'ятому розділі, як правило, подаються відомості про назву посади керівника служби діловодства, вимоги до його кваліфікації (рівень освіти, стаж практичної роботи), визначаються порядок його призначення і звільнення, а також зазначається, яка посадова особа заміщує керівника у разі його відсутності (відпустка, хвороба). У цьому розділі викладаються компетенція й обов'язки керівника служби діловодства, оскільки його посадові обов'язки не регламентуються окремим документом (посадовою інструкцією). До функцій керівника включають організацію роботи з діловодства в установі, координацію і контроль за діяльністю співробітників служби діловодства, планування роботи, удосконалення організаційної структури, розроблення нормативно-методичного забезпечення служби діловодства тощо.

У цьому розділі можуть бути визначені персональні права керівника служби діловодства, наприклад, право підписувати, затверджувати, візувати документи, видавати розпорядження з певного кола питань, застосовувати заходи щодо заохочення працівників служби діловодства та накладення на них стягнень тощо.

Керівник служби діловодства має право:

o розподіляти обов'язки між працівниками служби діловодства;

o приймати рішення з питань, що належать до сфери діяльності служби діловодства;

o підписувати й візувати документи в межах своєї компетенції;

o засвідчувати копії документів;

o вносити керівництву установи пропозиції з питань удосконалення порядку роботи з документами, складати подання про заохочення, атестацію співробітників служби діловодства, накладення на них стягнень тощо.

Керівник несе відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання службою діловодства в повному обсязі завдань і функцій, виконання вказівок і доручень керівництва, організацію роботи служби діловодства, забезпечення необхідних умов роботи її працівників, дотримання трудової і виконавської дисципліни.

Розділ 6. Взаємодія з інтими структурними підрозділами (службові зв'язки)

Шостий розділ визначає взаємозв'язки служби діловодства з іншими структурними підрозділами установи, які виникають у процесі виконання нею певних завдань і функцій.

Служба діловодства взаємодіє:

o з усіма структурними підрозділами - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки необхідних керівництву документів, використання інформації у службових цілях;

o з юридичною службою (юристом) - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

o з кадровою службою - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами за умов широкого використання сучасної офісної техніки, розроблення і впровадження заходів, пов'язаних з науковою організацією праці, удосконалення стилю й методів роботи з документами, комп'ютеризації діловодства;

o з відділом інформаційних технологій (за його наявності) - з питань розроблення і впровадження новітніх інформаційних технологій, забезпечення засобами обчислювальної техніки;

o зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення засобами організаційної та обчислювальної техніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також побутового обслуговування.