Порядок зняття документів з контролю

Документ знімає з контролю керівник, який поставив його на контроль, або за його дорученням служба діловодства.

Документи з типовими строками виконання знімають з контролю за рішенням контролюючого підрозділу служби діловодства.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після фактичного виконання доручень по суті, документованого підтвердження виконання та повідомлення зацікавлених установ і осіб про результати. Окрім того, документ вважається виконаним, якщо в матеріалах про виконання не надано додаткових доручень і документи не повернуто на доопрацювання. Якщо виконання не документувалося (тобто заявнику не надсилали письмової відповіді), тоді відмітка про виконання робиться на самому документі-запиті, її проставляють у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа. Передавання документів на виконання іншим співробітникам не є підставою для їх зняття з контролю або перенесення строків виконання.

Якщо контрольна служба встановлює, що зміст, форма та процедура виконання не відповідають суті завдання, вона має право повернути документ на доопрацювання без продовження строків виконання.

Технічні операції завершуються зняттям документів з контролю після їх фактичного виконання. Про це робиться відмітка у спеціальній графі РКК, де зазначається, що й коли зроблено, проставляються підпис особи, яка підтверджує виконання (відповідальний виконавець), та дата остаточного виконання або відправлення документа.

При знятті документів з контролю слід мати на увазі, що листи-запити до інших установ з метою уточнення ситуації, з'ясування будь-яких обставин, отримання необхідних даних тощо не є підставою для визнання документа виконаним.

Після зняття документа з контролю контрольні картки на виконані документи доцільно переміщувати в картотеку виконаних документів, систематизуючи їх за виконавцями або питаннями діяльності установи. Це дасть можливість у разі необхідності простежити фактичний перебіг виконання документів, виявляти повторювані труднощі, визначати завантаженість і дисциплінованість співробітників, встановити середні строки виконання однотипних документів.

Автоматизована форма контролю

Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп'ютерних програм, що дають можливість вести оперативний контроль, або є складовою комплексної програми автоматизації документообігу.

Документи з резолюціями, що мають планову дату виконання, автоматично потрапляють до електронної контрольної картотеки. Реєстраційна картка документа, який підлягає контролю, отримує відповідну відмітку і пересилається в папку "На контролі" автора резолюції. Доступ до цієї папки можуть мати користувачі, які здійснюють контроль за виконанням документів. Якщо таких працівників немає, контроль може здійснювати автор резолюції.

При автоматизованій формі контролю за виконанням документів пошук необхідної інформації здійснюється за видами документів, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання і змістом. Відомості про виконання документів можуть автоматично складатися за заданою формою і надходити на комп'ютер керівника. Автоматизована система контролю за виконанням документів дає можливість вести постійний статистичний аналіз виконавської дисципліни в установі.

Таким чином, чітко організований контроль і перевірка виконання -основа успішного здійснення установою поставлених перед нею завдань. Підвищенню ефективності контролю за виконанням і виконавської дисципліни сприяє чіткий розподіл праці в установі, правильно складені положення про структурні підрозділи та посадові інструкції співробітників, чіткі й однозначні формулювання доручень та строків виконання у резолюціях керівництва, висока якість підготовки документів.