Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків

Установи зобов'язані вести облік печаток і штампів з повною назвою установи, бланків, що мають трафаретний текст документів і які надають право на інспектування, нагляд і відвідування інших установ, посвідчень особи, посвідчень про відрядження, а також усіх видів перепусток, трудових книжок, бланків про освіту (атестати, дипломи, посвідчення, свідоцтва).

В установах наказом керівника мають бути призначені особи, які несуть персональну відповідальність за облік і зберігання печаток, штампів, бланків суворої звітності.

Облік печаток і штампів ведеться в журналах, а бланків - у журналі за видами бланків (див. додаток 54). Видача бланків здійснюється під розписку в журналах. Журнали обліку печаток, штампів і бланків нумеруються, прошиваються, опечатуються та вносяться до номенклатури справ.

Печатки і штампи повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати в шафах, які надійно замикаються й опечатуються.

На бланках документів, що дають право на інспектування, нагляд і відвідування установ, посвідчень особи, посвідчень про відрядження, а також усіх видів перепусток, свідоцтв про освіту проставляються друкованим способом або нумератором порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків. Видавання таких видів заповнених бланків проводиться під розписку у відповідних облікових формах. Видавання зазначених бланків без їх заповнення не дозволяється. Знищення бланків здійснюється за актами.

Печатки та штампи, виготовлені з дозволу органів Міністерства внутрішніх справ України, передаються для знищення цим органам.

Перевірку наявності печаток, штампів і бланків щорічно проводить комісія, призначена наказом керівника установи. У разі виявлення порушень правил зберігання комісія складає відповідний акт та інформує керівника установи. Про втрату печаток і штампів керівники установ повинні негайно повідомляти органи МВС і вживати заходів щодо їх розшуку.

5.2. Організація діловодства за зверненнями громадян

Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства.

Ведення окремого діловодства має забезпечувати конституційні права і свободи громадян, у т. ч. таємницю листування та іншої кореспонденції, захист від розголошення особистих даних громадян та одержаних із звернень відомостей, віднесення отриманої від громадян інформації до категорії конфіденційної, розголошення якої може призвести до порушення конституційних прав і свобод людини і громадянина.

Як правило, у великих установах, до яких надходить значна кількість звернень громадян, робота з ними покладається на спеціально створений структурний підрозділ (зазвичай у складі служби діловодства). Цим підрозділом може бути, наприклад, відділ, сектор, група з роботи зі зверненнями громадян.

У невеликих установах наказом керівника призначається особа, відповідальна за цю роботу. На практиці відповідні функції покладають зазвичай на відповідального за діловодство в установі (наприклад, на секретаря) або на кадрову службу (фахівця з кадрів). Залежно від структури установи та виходячи із принципу доцільності, функції з ведення діловодства за зверненнями громадян можуть бути покладені й на іншу посадову особу (структурний підрозділ). У кожному разі рішення про те, на кого буде покладено відповідні обов'язки, приймає керівник установи.

Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники установ.

Працівники, відповідальні за роботу зі зверненнями громадян, повинні бути обізнаними з нормативно-правовими актами, що регламентують цю роботу, насамперед Законом України "Про звернення громадян" [4].