- •Розділ 1. Організація діловодного обслуговування
- •1.1. Організаційні форми діловодства
- •1.2. Структура та функції служби діловодства
- •1.3. Посадовий та кількісний склад діловодного персоналу
- •1.4. Організаційно-правові документи служби діловодства
- •1.4.1. Положення про службу діловодства
- •Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства
- •1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства
- •Порядок підготовки інструкції з діловодства
- •1.4.3. Інструкція з діловодства
- •Вимоги до структури та змісту інструкції з діловодства
- •Порядок уведення інструкції з діловодства в дію
- •Розроблення тимчасової інструкції з діловодства
- •1.4.4. Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів
- •Розроблення табеля форм документів
- •1. Обстеження.
- •2. Вибір форми табеля.
- •3. Визначення структури табеля.
- •4. Відбір форм документів для включення до табеля.
- •Складання альбому уніфікованих форм документів
- •1.5. Організація робочих місць
- •Розділ 2. Документування управлінської діяльності
- •2.1. Функції та класифікація документів
- •2.2. Вимоги до оформлення документів
- •Реквізити документів
- •Бланки документів
- •Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
- •2.3. Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів
- •2.3.1. Організаційно-правові документи
- •2.3.2. Розпорядчі документи
- •Підготовка проекту наказу
- •Вивчення суті питання, з якого готується наказ
- •Оформлення наказу
- •Текст наказу
- •Погодження наказу
- •Підписання наказу
- •Доведення наказів до виконавців
- •Загальні вимоги до складання та оформлення наказів з особового складу
- •Індивідуальні накази з особового складу
- •1. Накази про прийняття на роботу
- •2. Накази про переведення (переміщення)
- •3. Накази про припинення трудового договору
- •4. Накази про заохочення
- •5. Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни
- •6. Накази про надання відпусток
- •7. Накази про відрядження
- •Зведені накази з особового складу
- •Уніфіковані форми наказів з особового складу
- •2.3.3. Інформаційно-аналітичні документи
- •Реквізити заголовної частини акта
- •Реквізити змістової частини акта
- •Уніфіковані форми актів
- •Загальні вимоги до тексту службового листа
- •Стилістичні особливості службових листів
- •Композиція тексту службових листів
- •Етикет службового листування
- •Різновиди службових листів
- •Розділ 3. Організація документообігу
- •3.1. Документообіг, його раціоналізація та аналіз
- •3.1.1. Документообіг та управлінська діяльність
- •3.1.2. Вимоги щодо раціональної організації документообігу
- •3.1.3. Аналіз документопотоків
- •3.1.4. Визначення обсягу документообігу
- •3.2. Етапи документообігу
- •3.2.1. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи
- •Доставка документів
- •Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності
- •Штемпелювання
- •3.2.2. Попередній розгляд і розподіл документів
- •3.2.3. Реєстрація документів
- •Вимоги до реєстрації документів
- •Системи реєстрації документів
- •Індексація документів
- •Реєстраційні форми
- •Журнальна форма реєстрації
- •Карткова форма реєстрації документів
- •Порядок заповнення реєстраційної картки
- •Автоматизована форма реєстрації
- •3.2.4. Організація контролю за виконанням документів
- •3.2.4.1. Види контролю за виконанням документів
- •3.2.4.2. Перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за виконанням
- •3.2.4.3. Строки виконання документів
- •3.2.4.4. Технологія і техніка організації контролю
- •Ведення контрольної картотеки
- •Перевірки та регулювання роботи з виконання поставлених завдань
- •Узагальнення відомостей про хід виконання документів
- •Порядок зняття документів з контролю
- •Автоматизована форма контролю
- •3.2.5. Інформаційно-довідкова робота за документами
- •Традиційна форма пошуку документів
- •Автоматизована система пошуку документів
- •3.2.6. Організація проходження документів в установі
- •Порядок передавання документів виконавцям
- •Виконання документів
- •3.2.7. Відправлення документів
- •Розділ 4. Автоматизовані системи управління документами
- •4.1. Класифікація автоматизованих систем управління документами
- •4.2. Вибір автоматизованих систем управління документами
- •Розгляд вхідного документа
- •4.3. Функціональні можливості систем електронного документообігу
- •Виконання резолюцій
- •Опрацювання вихідних документів
- •Контроль за виконанням
- •Довідково-аналітична робота
- •Розділ 5. Спеціальні види діловодства
- •5.1. Конфіденційне діловодство
- •5.1.1. Види конфіденційної інформації
- •5.1.2. Складання переліків документів, що містять конфіденційну інформацію
- •5.1.3. Забезпечення захисту конфіденційної інформації
- •5.1.4. Особливості організації конфіденційного діловодства
- •Облік документів
- •Друкування документів та їх розмножування
- •Розсилання (відправлення) документів
- •Формування документів у справи
- •Порядок надання дозволу на доступ до конфіденційних документів та користування ними
- •Порядок зняття грифа обмеженого доступу
- •Відбір документів для знищення
- •Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності
- •Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків
- •5.2. Організація діловодства за зверненнями громадян
- •5.2.1. Характеристика звернень громадян та вимоги щодо їх розгляду
- •5.2.2. Технологія роботи зі зверненнями громадян
- •Організація прийому громадян
- •Етика прийому громадян
- •Організація приймання, реєстрація, розгляд письмових звернень громадян
- •Прийняття рішень за результатами розгляду звернень громадян та їх оформлення
- •Контроль за виконанням звернень громадян
- •Формування звернень у справи та їх зберігання в поточному діловодстві
- •Аналіз звернень громадян
- •Розділ 6. Організація документів у діловодстві
- •6.1. Номенклатури справ
- •6.1.1. Порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
- •Вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ
- •6.1.2. Зведена номенклатура справ
- •6.2. Формування справ та забезпечення їх збереженості у діловодстві
- •Вимоги щодо формування справ
- •Організація тимчасового зберігання документів у структурних підрозділах
- •Видавання справу тимчасове користування
- •Розділ 7. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання
- •7.1. Організація експертизи цінності документів в установі
- •Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів
- •Посібники з відбору документів на всіх стадіях (етапах) експертизи їх цінності
- •Принципи й критерії визначення цінності документів
- •Організація роботи експертних комісій
- •Порядок проведення експертизи цінності документів на етапі діловодства
- •7.2. Оформлення справ
- •Пересистематизація
- •Нумерація аркушів справ
- •Складання внутрішнього опису документів справи
- •Складання засвідчувального напису справи
- •Оправлення справ
- •Оформлення обкладинок справ
- •7.3. Складання описів справ
- •Описи справ структурного підрозділу
- •Зведені описи справ установи
- •7.4. Складання актів про вилучення документів для знищення
- •7.5. Передавання справ до архіву установи
1.2. Структура та функції служби діловодства
Під структурою служби діловодства розуміють склад її підрозділів, їх співвідношення і форми взаємодії, які можуть мати характер підпорядкування та супідрядності. При визначенні структури служби діловодства враховуються вид і група органів управління, в яких вона створюється.
Структура служби діловодства залежить від обсягу документообігу, а також технології роботи з документами (рівня автоматизації та механізації діловодних процесів).
При формуванні структури служби діловодства слід прагнути до створення раціональної кількості підрозділів з урахуванням найпростіших організаційних зв'язків між ними, а також завдань, покладених на службу діловодства, і функцій, які вона має виконувати. Залежно від обсягу робіт (насамперед документообігу) служба діловодства може включати кілька структурних підрозділів (див. додатки 1,2).
Для виконання кожної функції у складі служби діловодства передбачають відповідні підрозділи. В установах з великим документообігом функції служби діловодства розподіляються між її підрозділами.
Секретаріат (секретарі та помічники керівника) розглядає і готує для доповіді керівникові установи вхідну кореспонденцію; складає за дорученням керівника проекти окремих наказів, листів, довідок тощо і погоджує їх з іншими структурними підрозділами; аналізує довідки та доповіді структурних підрозділів і готує висновки щодо них; складає проекти планів роботи колегії (іншого колегіального органу) на підставі пропозицій структурних підрозділів і подає їх на розгляд та затвердження колегії (іншого колегіального органу) установи; готує матеріали до засідань колегії (Іншого колегіального органу) і забезпечує їх своєчасне розсилання; оформляє протоколи засідань колегії (іншого колегіального органу); здійснює контроль за виконання рішень колегії (іншого колегіального органу); забезпечує підготовку необхідних матеріалів для нарад, які проводить керівник установи.
Підрозділ з раціоналізації діловодства (організаційно-методичного забезпечення, удосконалення організації діловодства) розробляє і впроваджує заходи з удосконалення організації діловодства в установі; організовує роботу з підвищення кваліфікації діловодного персоналу; здійснює контроль за станом діловодства в структурних підрозділах, розробляє інструкцію з діловодства, табель форм документів установи, альбом уніфікованих форм документів, переліки документів, які підлягають і не підлягають реєстрації, класифікаційні довідники, документограми, оперограми; складає зведену номенклатуру справ установи.
У центральних органах державної влади, інших центральних органах та установах, що мають підвідомчу мережу, на цей підрозділ покладають функції щодо підготовки відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ та інструкцій з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління.
Підрозділ з контролю за виконанням документів відстежує хід виконання документів, здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами доручень органів вищого рівня та керівництва установи, аналізує стан виконання документів, складає відповідні довідки для керівництва.
Підрозділ обліково-довідкової роботи здійснює облік, реєстрацію документів та інформаційно-довідкове обслуговування, готує для доповіді керівництву установи отриману кореспонденцію, контролює правильність складання й оформлення документів, що надаються на підпис керівництву, здійснює облік документів, складає номенклатуру справ служби діловодства, формує справи відповідно до чинної номенклатури, готує справи, завершені у діловодстві, для передавання до архіву установи.
Підрозділ з обліку та реєстрації звернень громадян здійснює прийом та реєстрацію таких документів, готує на розгляд керівництву кореспонденцію з найважливіших питань, направляє кореспонденцію до структурних підрозділів на виконання, здійснює контроль за строками виконання звернень, вивчає й узагальнює матеріали з розгляду звернень громадян, організовує прийом відвідувачів.
Підрозділ з приймання та відправлення кореспонденції (експедиція) здійснює приймання вхідної кореспонденції та ЇЇ розподіл за структурними підрозділами, проводить щоденний облік документів, складає за встановленою формою зведення про документообіг в установі, здійснює приймання та відправлення (доставку) вихідної кореспонденції.
Підрозділ автоматизації діловодства здійснює впровадження у роботу з документами новітніх інформаційних технологій, зокрема систем автоматизації діловодства, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, а також сучасної офісної техніки, забезпечує їх технічний супровід та збереженість інформації.
Архівний підрозділ (архів) здійснює приймання, облік, зберігання і використання справ, завершених у діловодстві, бере участь у рецензуванні номенклатур справ структурних підрозділів, надає методичну допомогу з питань проведення експертизи цінності документів та оформлення справ, здійснює контроль за правильністю формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передавання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), надає методичну допомогу архівам підвідомчих установ.
Підрозділ друкування та розмножування документів здійснює комп'ютерний набір службових документів (як правило, для керівництва), редагування та правку надрукованого матеріалу, проводить стенографування засідань колегіальних органів, нарад, конференцій з подальшими розшифруванням текстів та їх друкуванням, здійснює розмножування документів.
Залежно від обсягу робіт (документообігу установи) в підрозділах служби діловодства виокремлюють групи, бюро. Наприклад, у підрозділі з приймання та відправлення кореспонденції - групи з опрацювання вхідної і вихідної кореспонденції, конфіденційних документів, кур'єрську групу; у підрозділі обліково-довідкової роботи - групи реєстрації, інформаційно-довідкового обслуговування.
В установах також можливе суміщення в одному підрозділі кількох функцій. Подеколи виконання певних видів робіт покладається на окремих співробітників служби діловодства відповідно до їх функціональних обов'язків, закріплених у посадових інструкціях.
У невеликих установах забезпечення діловодного процесу покладається на секретаря керівника.
Роботу служби діловодства організовують таким чином, щоб спеціалісти установи по можливості були позбавлені необхідності виконувати технічні операції з діловодного обслуговування.