Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства

Положення про службу діловодства є документом, в якому має бути чітко розписано порядок роботи підрозділу. Що ретельніше продумано структуру цього документа, то чіткіше буде організовано в подальшому роботу служби діловодства.

Розробляє й підписує положення керівник служби діловодства, затверджує - керівник установи.

Положення оформлюється на загальному бланку установи (див. додаток 3). Воно повинно мати такі обов'язкові реквізити: назва установи, назва структурного підрозділу, назва виду документа, гриф затвердження, дата.

Текст положення складається з розділів, кожен з яких може бути поділений на підрозділи, пункти й підпункти, пронумеровані арабськими цифрами.

Положення погоджується з керівниками тих структурних підрозділів, з якими закріплено взаємозв'язки. Документ погоджують шляхом візування у відведеному для цього реквізиту місці документа.

Дату та реєстраційний індекс положення про службу діловодства проставляють у день його затвердження.

Положення про службу діловодства набуває чинності після його затвердження керівником установи і діє до моменту його заміни новим.

1.4.2. Посадові інструкції працівників служби діловодства

Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, що визначає основні функції, права та обов'язки співробітників установи під час здійснення ними діяльності на визначеній посаді. Посадові інструкції працівників служби діловодства розробляються на підставі положення про неї, з урахуванням технічного та кваліфікаційного поділу праці.Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників [44] та Довідник типових професійних характеристик посад державних службовців [43] застосовуються як базовий елемент при розробленні посадових інструкцій.

Під час підготовки посадових інструкцій має бути забезпечено єдиний підхід до викладу змісту, структури розділів, побудови і послідовності їх розташування. Інструкції повинні містити повний перелік завдань та обов'язків, повноважень, відповідальності працівників.

Усі посадові інструкції мають бути взаємопов'язаними, що унеможливить дублювання в роботі працівників служби діловодства.

Посадова інструкція є, з одного боку, організаційно-розпорядчим документом, що визначає посадові обов'язки кожного працівника, його права та відповідальність за виконану роботу, з іншого - нормативною основою для оцінки діяльності працівника, встановлення його відповідності певній посаді.

Інструкції розробляють для всіх посад співробітників служби діловодства, передбачених штатним розписом, окрім керівника, оскільки його права та обов'язки визначає положення про службу діловодства.

Посадова інструкція має встановлену структуру тексту:

1. Загальні положення;

2. Завдання та обов'язки;

3. Права;

4. Відповідальність;

5. Обсяг знань;

6. Кваліфікаційні вимоги;

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

У розділі "Загальні положення" наводяться дані про сутність, особливості й мету виконуваних працівником робіт, порядок його призначення і звільнення, підпорядкованість.

Розділ "Завдання та обов'язки" розкриває зміст конкретних робіт, які має виконувати працівник. При складанні цього розділу стане в пригоді

Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників [44]. Наприклад, посадові обов'язки експедитора є такими:

"Приймає та опрацьовує вхідну і вихідну кореспонденцію (індексує, сортує, веде запис у реєстрових книгах і описах), перевіряє правильність її оформлення;

розпечатує конверти (пакети), перевіряє наявність укладеного і направляє кореспонденцію адресатам;

повідомляє завідувача канцелярії про відсутність або зіпсування кореспонденції;

законвертовує, адресує і маркує вихідну кореспонденцію;

забезпечує зберігання документів, які проходять через експедицію;

стежить за технічним станом устаткування, що перебуває в експлуатації, своєчасно повідомляє про його несправність" [44, п. 10].

У розділі "Права" визначаються і наводяться делеговані працівникові права, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов'язків. Так, для секретаря керівника установи можуть бути вказані такі права: "не приймати на підпис керівника установи службові документи, підготовлені з порушенням чинних стандартів; у межах своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані керівнику установи, з метою ефективного використання його робочого часу; запитувати від структурних підрозділів необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва".

Розділ "Відповідальність" містить показники особистої відповідальності працівника за виконання робіт у процесі професійної діяльності за певною посадою. Цей розділ може мати узагальнений вигляд, наприклад: "працівник несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених нормативно-правовими актами і цією інструкцією", або бути розписаним більш детально, наприклад: "несе відповідальність за неправильне оформлення документів, що подаються на підпис керівництва, їх невідповідність встановленим вимогам; за несвоєчасне передавання документів до архіву установи; за правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України".

У розділі "Обсяг знань" подається перелік основних нормативно-правових актів, методичних документів, якими працівник служби діловодства керується у своєї діяльності, а також зазначаються додаткові, порівняно з кваліфікаційною характеристикою, вимоги до знань, умінь, майстерності працівника.

Розділ "Кваліфікаційні вимоги" містить норми, які стосуються рівнів освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації, достатніх для повного та якісного виконання робіт за посадою. Нині для працівників служб діловодства вимагається наявність вищої або професійно-технічної освіти.

Розділ "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою" розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі та за його межами, умови їх заміщення тощо.

Зразки деяких посадових інструкцій працівників служби діловодства наведено в додатках 4,5.

Оскільки окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять лише основні або типові завдання та обов'язки, посадові інструкції можуть доповнюватися роботами, які передбачені положенням (статутом), регламентом, технологічними картами, іншими нормативними документами, встановленими адміністрацією за погодженням з профспілковим або іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом.

Посадова інструкція - документ тривалого користування, який застосовується до заміни новою посадовою інструкцією. Підставою для підготовки нової інструкції є зміна назви та функцій установи, підрозділу, посади.