Композиція тексту службових листів

Композиція тексту листа - це послідовність логічно взаємопов'язаних смислових частин, об'єднаних однією темою.

Як правило, композиція тексту листа зумовлена його призначенням і змістом. З точки зору композиції службові листи можна поділити на дві групи: прості (одноаспектні) і складні (багатоаспектні).

Прості листи пишуть в управлінських ситуаціях, які не потребують викладення складних адміністративних, правових ситуацій, колізій. Такі листи звичайно мають одну або дві смислові частини. Лист, що складається з однієї частини, - це прохання без пояснення, нагадування без преамбули, повідомлення без обґрунтування, висловлення подяки або співчуття тощо, наприклад:

Просимо Вас розглянути можливість здійснення постачання продукції в першій декаді березня 2009р. і в разі позитивного рішення надіслати нам оферту.

Лист може складатися з двох смислових частин: перша - обгрунтування (викладення причин, мети, умов), друга - висновки (прохання, відмова, нагадування тощо), наприклад:

У зв'язку з проведенням ремонтних робіт водогону в мікрорайоні "Першотравневий" просимо погодити питання про припинення руху транспорту по вул. Репіна у нічні години з 15 по 25 вересня 2008р.

До простих листів належать супровідні та гарантійні листи, запрошення, повідомлення, нагадування.

Складні листи, як правило, готують у випадках, що потребують детального описування ситуації, викладення історії питання, аналізу ситуації, наведення різних думок, доказів. Ці листи містять три або чотири смислові частини. Зазвичай текст складного службового листа складають за схемою:

o вступ - наводяться мотиви підготовки листа, посилання на події, факти, рішення органів вищого рівня та інші чинники, що стали підставою для складання листа;

o основна частина (доказ) - розкривається тема (подається опис подій, ситуації та їх аналіз), міститься обґрунтування подальших висновків;

o висновки - це підсумок основного тексту, що формулюється у вигляді пропозицій, вимог, прохань, відмов, нагадувань тощо.

Текст складного листа у ряді випадків може містити ще одну частину, в якій йдеться про застосування певних санкцій щодо адресата, якщо він не виконуватиме перелічених у листі умов.

Для полегшення сприйняття текст листа слід розбивати на абзаци. Кожну нову думку починають з нового абзацу.

Текст простого листа не повинен перевищувати однієї-двох машинописних сторінок, складні листи можуть містити до п'яти сторінок тексту.

Етикет службового листування

Письмовий діловий етикет (мовний етикет) - це сукупність усталених мовних фраз, які допомагають авторові листа в будь-якій ситуації лишатися ввічливим і доброзичливим. Використання етикетних фраз у службовому листуванні має регламентований характер.

Службовий лист зазвичай розпочинають із загальноприйнятої форми звертання до адресата листа, а завершують - заключною формою вияву ввічливості.

Звертання є формою вияву ввічливості, ставлення, що висловлює повагу до посадової особи - адресата листа. Проте основне завдання звертання - встановити контакт з адресатом, привернути його увагу до змісту листа. Проблема вибору звертання є досить делікатною. При звертанні до адресата враховують його службове становище, сферу діяльності, деякі інші аспекти.

Звертання до службової особи завжди завершують знаком оклику; перше слово пишуть з великої літери й абзацу.

Звертання доцільно використовувати у випадку, якщо лист адресується конкретній посадовій особі, компетентній у вирішенні викладеного в листі питання. Якщо посада особи, до якої лист потрапить на розгляд, невідома, застосовувати форму звертання недоречно, листа слід адресувати безпосередньо установі, наприклад: Міністерство фінансів України, Редакція газети "Факти", Товариство з обмеженою відповідальністю "Сокіл".

У документах суто інформаційного характеру, а також типових листах, які розсилають широкому колу установ, потреби у звертанні немає. Це ж стосується і супровідних листів, за винятком листів, адресованих посадовим особам вищого рівня, згідно з якими подають на затвердження або погодження проекти документів.

У більшості ситуацій питання про застосування звертання має вирішуватись індивідуально. Проте у листі-вітанні чи листі-запрошенні звертання до адресата є обов'язковим.

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінку. Найбільш офіційний характер має форма звертання за посадою; її використовують у разі звертання до керівників, які посідають високі державні посади, мають наукові звання тощо. Наприклад:

Шановний пане міністре! Шановний професоре!

Офіційний характер має і форма звертання на прізвище. Звертання на прізвище (без імені, по батькові чи ініціалів) можна використовувати в службовому листуванні (повідомленнях, повістках):

Шановний пане Грищенку! Шановна пані Ковальська!

Менш офіційний характер має звертання на ім'я по батькові. Це - найпоширеніша форма звертання:

Шановний Олексію Петровичу! Шановна Ганно Дмитрівно!

Ця форма звертання свідчить про тісні ділові контакти між автором і адресатом листа, тому її бажано застосовувати у листуванні між установами, що здійснюють постійні ділові контакти, а також у листах-запрошеннях, листах-вітаннях тощо.

При звертанні до групи працівників чи колективу установи використовують такі звертання:

Шановні добродії! Шановні колеги!

Шановні панове!

Не застосовують у службових листах звертання "Дорогий..." чи "Дорогі...".

Подібні звертання доцільно використовувати лише у приватному листуванні. В офіційних стосунках, якими б тісними вони не були, слід дотримуватися дистанції, тому слово "дорогий" тут є недоречним.

У практиці ведення листування більшості зарубіжних країн звертання є обов'язковим елементом службового листа. Про це слід пам'ятати, адресуючи листа закордонним кореспондентам.

Вибір завершальних речень також є важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна висловити подяку, сподівання на співпрацю, впевненість у розвиткові співробітництва тощо. Наприклад:

Дякуємо за допомогу...

Висловлюємо вдячність за...

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Маємо надію на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Заключною в листі є прощальна фраза:

З повагою...

Із щирою повагою...

Якщо службовий лист розпочинався зі слів звертання: "Шановний... !", то він має закінчуватися заключною формою чемності - словами "З повагою", які друкують під текстом, через 2-3 міжрядкових інтервали, без відступу. Кома після цих слів непотрібна.

З повагою

Генеральний директор

Звертання і заключна форма чемності складають так звану "етикетну рамку".

Отже, службовий лист має бути правильно оформленим, бездоганним з погляду структури, грамотно написаним, недвозначним за змістом, точним, лаконічним, послідовним, переконливим І коректним.