6.2. Формування справ та забезпечення їх збереженості у діловодстві

Формуванням справназивають групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури.

При централізованому веденні діловодства справи формуються в установах службою діловодства, при децентралізованому - як структурними підрозділами (особами, відповідальними за діловодство в структурних підрозділах), так і службою діловодства установи.

На кожну справу, зазначену в номенклатурі, на початку року заводиться тека, на обкладинці якої зазначають назву установи, назву структурного підрозділу, заголовок справи, її індекс і строк зберігання. Справу вважають заведеною після включення до неї першого документа. До справи вміщують документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи на обкладинці. Перед включенням документа до справи перевіряють правильність його оформлення та наявність усіх необхідних реквізитів (підписів, віз, грифів, дати, відміток про виконавця документа, засвідчення копій тощо).

Номер справи, до якої має потрапити документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.

Розкладання документів по теках здійснюється щоденно. Найдоцільніше розкладати документи в кінці робочого дня, у крайньому разі - наступного дня вранці. До справи підшивають лише виконані документи, на яких присутній реквізит "Відмітка про виконання і направлення документа до справи".

Методичне керівництво проведенням формування справ і контроль за його правильністю здійснюють служба діловодства та архів установи.

Вимоги щодо формування справ

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких вимог:

o документи постійного та тимчасового, у т. ч. тривалого (понад 10 років), зберігання необхідно групувати у різні справи (як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватись упродовж року в одну справу, після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вмішуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вмішують документи лише постійного, а до іншої - тимчасового зберігання);

o до справ вміщують лише оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів;

o не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що піддягають поверненню (зі штампом органу вищого рівня);

o документи групують до справ за один рік, за винятком: перехідних справ та особових справ, які формуються протягом усього періоду роботи працівника в установі; документів виборчих органів і їх постійних комісій, депутатських груп, які формуються за період їх скликання; документів навчальних закладів, які формуються за навчальний рік; документів театрів, що характеризують сценічну діяльність за театральний сезон; справ фільмів, рукописів, історій хвороб тощо;

o до справи можна включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

o у справі не може налічуватися більш як 250 аркушів (30-40 мм завтовшки);

o за наявності у справі кількох томів (частин) індекс і заголовок справи зазначають на кожному томі з додаванням: "т. 1", "т. 2" тощо.

Усередині справи документи мають бути розміщені так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розташовують у хронологічному порядку або за алфавітом авторів чи кореспондентів, спочатку - ініціативний документ, а потім - усі інші в логічній послідовності.

Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови, рішення) групують у справи за їх видами та в хронологічному порядку.

В окремі справи в хронологічному порядку, залежно від виду документів, формують копії законів України, актів Президента України, актів Кабінету Міністрів України, витяги з відповідних протоколів засідань Кабінету Міністрів України.

Статути, положення, правила, інструкції, методичні рекомендації тощо, затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), є додатками до них і вміщуються до справ разом із цими документами. Якщо згадані документи затверджено керівником установи як самостійні документи (наприклад, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції), їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з адміністративно-господарських питань та з особового складу.

Накази з особового складу згідно з чинними нормативно-правовими актами [13,23,24] групують окремо відповідно до видів наказів та визначених строків їх зберігання.

Отже, не дозволяється формувати в одну справу накази тривалого і тимчасового строків зберігання.

Окрім того, при значній кількості наказів з особового складу, що стосуються різних кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, переміщення, заохочення), доцільно також формувати їх в окремі справи.

В окрему справу формують документи до наказів з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не увійшли до складу особових справ.

Документи засідань колегіальних органів (комісій, рад, колегій тощо) установи групують у дві справи:

o протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

o документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсаджування, перелік осіб, що виступають, тощо).

Протоколи засідань групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, а всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

Доручення органів вищого рівня та документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи або за напрямами діяльності установи (наприклад, з фінансових питань), або за авторами ініціативних документів (наприклад, доручення Кабінету Міністрів України). Незначну кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кожної справи згадані документи систематизують за датами доручень.

Затверджені плани, звіти групують у справи окремо від проектів цих документів.

Листування групують за змістом і кореспондентською ознакою і систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом. Листування з органами вищого рівня рекомендується групувати за конкретними питаннями. У разі поновлення листування з певного питання документи включають до справи поточного року із зазначенням індексу справи за минулий рік, в якій зберігаються попередні документи з даного питання.

Особові рахунки працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизують у межах року за алфавітом прізвищ або щомісячно.

Особові справи формують упродовж усього часу роботи певної особи в установі. Документи в особових справах розміщують у хронологічній послідовності в міру їх поповнення. Особова справа містить такі види документів: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів (анкета); автобіографія; документи про освіту (копії); характеристики або рекомендаційні листи; витяги з розпорядчих документів або копії (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; документи про атестацію; доповнення до особового листка з обліку кадрів та інші документи.

Особові справи державних службовців ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади [15].

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші подібні документи групують в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включають.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включають у зв'язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.