Загальні вимоги до тексту службового листа

Головним реквізитом службового листа є текст, що повинен чітко й переконливо відбивати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Тексту листа мають бути притаманні такі найважливіші ознаки:

o правильність, тобто відповідність певним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);

o змістовність, яка передбачає глибоке осмислення теми, сприйняття головної думки листа, відмову від усього зайвого. Думки мають бути викладені чітко й по суті, без багатослів'я й двозначності;

o послідовність та логічність викладу. При написанні листа слід стежити за перебігом думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладення тексту, ні при переході від однієї частини до іншої;

o мовне багатство, що передбачає використання різноманітних засобів висловлення думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

o точність, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства її активного словарного запасу. Вживані слова мають якнайточніше відповідати висловленому змісту. Суть справи має бути викладена якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

o доречність та доцільність, що залежить насамперед від того, наскільки повно й глибоко оцінено ситуацію, інтереси адресата. При цьому слід уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.

Стилістичні особливості службових листів

Тон викладення тексту службового листа має бути нейтральним. Текст документа є офіційним за своїм характером, а учасники ділового спілкування діють від імені установ, тому особи стислий, суб'єктивний момент у службових листах має бути зведений до мінімуму. Доцільно уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

Будь-який опис ситуації та подій мають бути виключно констатацією фактів, наприклад:

Компанія пропонує продукцію відомих європейських виробників. Комісія провела перевірку і встановила порушення в системі обліку товарів при їх надходженні на склад підприємства.

Точність та чіткість викладення думки в текстах службових листів досягаються в результаті:

o застосування термінологічної лексики (вживання термінів, зокрема галузевих, у строго фіксованому значенні забезпечує однозначність розуміння тексту, проте у деяких випадках, з метою правильного розуміння терміна адресатом, слід подати офіційне визначення терміна або розкрити його зміст словами загальноприйнятої лексики);

o вживання усталених мовних зворотів та словесних конструкцій, словосполучень, дієприслівникових зворотів, наприклад: "відповідно до...", "з метою...", "у зв'язку з...", "доводимо до Вашого відома, що...", "у порядку обміну досвідом...", "відповідно до попередньої домовленості...", "оплату гарантуємо, наші банківські реквізити...", "беручи до уваги...", "враховуючи...", "незважаючи на..." тощо;

o використання прямого порядку слів у реченні: підмет - присудок; означення - перед означуваними словами, додаток - після керуючого слова, вставні слова - на початку речення;

o вживання інфінітивних конструкцій, наприклад: "створити комісію", "відкликати працівників", "розглянути питання" тощо.

o застосування переважно прямих речень.

Лаконічність службових листів досягається шляхом економного використання мовних засобів, виключення зайвих слів і виразів, які не несуть додаткового смислу. Замість повних слів використовують скорочення, складноскорочені слова або абревіатури, які пишуться за загальними правилами й стандартами [29], наприклад: заст., обл., р-н, км, головбух, завгосп, Укрпошта, Київрада, Промінвестбанк, ЗМ, СНД.

У текстах листів слід уникати багатозначності й використання незрозумілих термінів та іноземних слів.

У службових листах вживаються такі форми викладу:

o від першої особи множини: "просимо надіслати ...", "нагадуємо, що...", "повідомляємо, що...";

o від першої особи однини: "прошу розглянути...", "вважаю за необхідне...", "пропоную...", якщо лист складено на бланку посадової особи;

o від третьої особи однини: "компанія пропонує...", "ректорат клопочеться...", "міністерство вважає за доцільне" тощо.

При написанні листів використовують особові займенники. У листах, адресованих конкретній особі, займенник "Ви" й усі його варіанти ("Ваш", "Вас", "Вам", "Вами") слід писати з великої літери. Ці займенники змінюють тональність службових листів, пом'якшують зайву категоричність, наприклад:

Просимо Вас розглянути наші пропозиції... Надсилаємо Вам проект постанови... Висновки, зроблені Вами...

Без особових займенників, як правило, складають листи, адресовані установі, наприклад:

Просимо розглянути наші пропозиції... Надсилаємо зауваження до проекту...

Іменники на означення статусу, професії, посади, звання вживаються лише в чоловічому роді, прикметники узгоджуються з цими іменниками також лише в чоловічому роді: секретар (не секретарка), лаборант (не лаборантка), працівник (не працівниця), досвідчений викладач Ірина Іванівна Марущак (не досвідчена викладач Ірина Іванівна Марущак).

Текст листа не слід розпочинати з назви установи (Міністерство юстиції України надсилає..., ЗАТ "Промінь" пропонує...), оскільки службові листи складають на бланку, де вже зазначено повну, а подеколи й скорочену назву установи.

З метою аргументації та підтвердження певних дій (відмов, рекомендацій, роз'яснень, доручень, прохань тощо) до листів включають посилання на нормативно-правові акти, наприклад:

Згідно зі ст. б Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг"...

Відповідно до п. 4.5.4. Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 497/5598...